Online Portal by AppFolio

Analysoinut Mobexer

Koska olen viime aikoina ollut kiinnostunut Online Portal by AppFolio -sovelluksesta, päätin vihdoin ladata sen ja katsoa, mitä kaikkea se tarjoaa. Jos olet vuokralainen tai kiinteistönhoitaja, tämä sovellus voi olla juuri sitä, mitä tarvitset helpottaaksesi päivittäistä elämääsi.

Kenelle asumisen asioiden kokoaminen sopii?

Vuokra-asunnossa moni käytännön asia tulee vastaan eri tilanteissa: maksu on hoidettava, vuotavasta hanasta pitää ilmoittaa tai vuokranantajalta on kysyttävä jotain. AppFolio Portal kokoaa tällaisia asioita samaan asiointikanavaan. Sen arvo ei siis ole siinä, että se korvaisi kaikki asumiseen liittyvät palvelut, vaan siinä, että käyttäjä voi hoitaa vuokrasuhteeseen liittyviä tehtäviä ilman, että jokainen yhteydenotto alkaa uuden kanavan etsimisellä.

Arjessa hyöty näkyy esimerkiksi silloin, kun huomaan illalla keittiön hanan vuotavan. Voin jättää huoltopyynnön sovelluksessa sen sijaan, että yrittäisin muistaa asian seuraavaan työpäivään asti tai etsisin oikeaa sähköpostiosoitetta. Kun samaan portaaliin liittyy myös maksaminen ja viestintä, minun on helpompi palata aiempaan asiointiin yhdestä paikasta. Tämä on käytännöllistä erityisesti kiireisessä arjessa, jossa pienetkin asiat jäävät helposti muiden tehtävien alle.

Kannattaa kuitenkin huomata, että sovelluksen hyöty riippuu siitä, käyttääkö oma vuokranantaja tai kiinteistönhallinta AppFolion portaalia. Pelkkä lataaminen ei tee siitä yleistä kanavaa kaikkien vuokranantajien kanssa asiointiin. Jos oma asumisjärjestely toimii jo hyvin sähköpostilla, puhelimella tai toisen palvelun kautta, tästä ei välttämättä tule päivittäistä työkalua.

Maksuton lataus ja palvelun arvo

AppFolio Portal on ilmainen sovellus, joten sen kokeilemisesta ei synny sovelluksen ostohintaa. AppFolio, Inc:n tekemä sovellus kuuluu kotiin ja sisustukseen liittyvään kategoriaan, mutta sen käytännön tehtävä on ennen kaikkea vuokra-asumisen asiointi. Se sopii vähintään Android 7.0 -käyttöjärjestelmää käyttäville laitteille, ja sisältöluokitus on PEGI 3.

Maksuttomuus tekee kokeilemisesta matalan kynnyksen päätöksen, mutta arvioisin arvoa ennen kaikkea sen perusteella, vähentääkö portaali omaa vaivaa. Jos maksu ja huoltopyyntö hoituvat sen kautta sujuvasti, yhdestä paikasta löytyvä asiointi voi säästää aikaa ja helpottaa asioiden seuraamista. Jos taas vuokranantajasi ei käytä palvelua tai tarvitset vain harvoin yhteyttä, ilmainen sovelluskin voi jäädä tarpeettomaksi lisäkanavaksi.

Google Playn käyttäjäarvioiden keskiarvo on 3,5, ja sovelluksella on yli viisi tuhatta arviota. Tämä kertoo, että käyttäjien kokemukset eivät ole pelkästään ylistäviä, joten en pitäisi sovellusta automaattisesti ongelmattomana ratkaisuna jokaiselle. Arvostelut kannattaa nähdä muistutuksena siitä, että kirjautumisen, oman kiinteistön käytäntöjen ja sovelluksen toimivuuden merkitys korostuu: palvelu on hyödyllinen vain, jos se sopii juuri omaan vuokrasuhteeseen.

Mikä on AppFolio?

Ennen kuin sukellamme syvemmälle itse sovellukseen, on hyvä tietää, mitä AppFolio ylipäätään on. Se on kiinteistöhallinnan alusta, joka tarjoaa mahdollisuuden hallita kaikkea vuokrasopimuksista vuokralaisviestintään. Sen avulla pyritään tekemään kiinteistönhallinnasta sujuvampaa ja tehokkaampaa.

Helppo ja intuitiivinen käyttöliittymä

Ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sovelluksen helppokäyttöisyys. Käyttöliittymä on yksinkertainen ja intuitiivinen, mikä tekee siitä helpon navigoida. Kaikki tärkeimmät toiminnot ovat selkeästi esillä, joten et jää murehtimaan, mistä löydät tarvitsemiasi ominaisuuksia.

Kun avaan portaalin tarkoituksena hoitaa vain yksi asia, selkeä rakenne on tärkeämpi kuin suuri määrä valikoita. Maksun tekeminen ja huoltoasian ilmoittaminen ovat tehtäviä, joiden pitäisi löytyä ilman pitkää perehtymistä. Käytännön vinkkini on hoitaa kirjautuminen ja oman asunnon tietojen tarkistaminen rauhassa silloin, kun mitään kiireellistä ei ole meneillään. Näin mahdollisen huoltotarpeen ilmetessä ei tarvitse ensin selvittää, pääseekö tilille tai löytyykö oikea asiointinäkymä.

Portaali ei silti ole sama asia kuin yleinen kodin organisointisovellus. En valitsisi sitä kodin sisustussuunnitelmien, remonttibudjetin tai kaikkien kotitöiden hallintaan. Sen vahvuus liittyy kiinteistönhallintaan ja vuokralaisen sekä hallinnoijan väliseen asiointiin, joten käyttötarkoituksen on hyvä olla selvä jo ennen lataamista.

Viestintä ja maksut yhdessä paikassa

Yksi suurimmista eduista on ehdottomasti se, että kaikki viestintä vuokranantajan ja vuokralaisten välillä voidaan hoitaa suoraan sovelluksen kautta. Voit lähettää ja vastaanottaa viestejä, mikä tekee kommunikoinnista todella sujuvaa. Myös vuokranmaksut onnistuvat näppärästi sovelluksen kautta, joten ei enää tarvetta käteisen kanssa säätämiseen tai tilisiirtojen miettimiseen.

Yhden asiointikanavan hyöty on erityisen konkreettinen, kun maksamiseen liittyy kysymys tai viesti koskee jo aloitettua asiaa. Sen sijaan, että yrittäisin muistaa, lähetinkö viestin sähköpostilla vai tekstiviestillä, voin käyttää samaa palvelua vuokrasuhteeseen liittyvään yhteydenpitoon. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että jokainen vuokranantaja vastaisi sovelluksessa heti tai että kaikki vuokrasopimuksen yksityiskohdat siirtyisivät sinne automaattisesti. Portaali helpottaa yhteydenottoa, mutta ei korvaa hallinnoijan omia toimintatapoja.

Maksamisen kohdalla pitäisin silti omat merkinnät järjestyksessä. Jos maksan sovelluksen kautta, tarkistan tapahtuman ja säilytän itselleni selkeän käsityksen siitä, mikä maksu on hoidettu. Tämä on hyödyllinen tapa riippumatta siitä, käyttääkö vuokralainen portaalia, verkkopankkia vai muuta maksukanavaa. AppFolio Portalin etu on asioinnin keskittäminen, ei se, että käyttäjän tarvitsisi luopua tavallisesta talouden seurannasta.

Huoltopyynnöt ja ilmoitukset

Huoltopyyntöjen jättäminen ei ole koskaan ollut näin helppoa. Voit jättää pyynnön suoraan sovelluksessa, ja saat ilmoituksen, kun pyyntösi on käsitelty. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen kiireisille vuokralaisille, jotka haluavat pitää asiat järjestyksessä ilman ylimääräistä vaivaa.

Huoltoasian ilmoittamisessa kannattaa kirjoittaa ongelma mahdollisimman täsmällisesti: missä asunnon kohdassa se ilmenee ja milloin sen huomasi. Selkeä kuvaus auttaa vastaanottajaa ymmärtämään, mistä on kyse, eikä asiaa tarvitse selvittää yhtä paljon edestakaisilla viesteillä. Jos ongelma muuttuu tai pahenee pyynnön lähettämisen jälkeen, päivitä tilanne sovitun asiointitavan mukaisesti sen sijaan, että olettaisit alkuperäisen ilmoituksen kertovan kaiken.

Ilmoitus pyynnön käsittelystä on hyödyllinen välietappi, mutta sitä ei kannata tulkita varmaksi lupaukseksi siitä, että korjaus on jo tehty tai että käynti tapahtuu tiettynä ajankohtana. Huoltopyyntö ja sen käsittely ovat eri vaiheita. Kiireellisessä vahingossa käyttäjän kannattaa noudattaa oman vuokranantajan tai kiinteistönhoidon antamia kiireohjeita, eikä nojata pelkästään sovellukseen jätettyyn pyyntöön.

Tietoturva ja yksityisyys

Tietoturva on tärkeä osa Online Portal by AppFolio -sovellusta. Kaikki tiedot ovat salattuina, ja käyttäjätilit suojattuina tehokkailla turvatoimilla. Voit siis olla huoletta siitä, että tietosi ovat turvassa.

Vuokra-asumiseen liittyvässä portaalissa käsitellään henkilökohtaista asiointia, joten käyttäjän oma huolellisuus kuuluu kokonaisuuteen. Käyttäisin omaa laitetta, pitäisin kirjautumistiedot poissa muiden ulottuvilta ja kirjautuisin ulos jaetulla laitteella. En myöskään lähettäisi viestissä tarpeettomia henkilökohtaisia tietoja. Nämä ovat tavallisia varotoimia, mutta juuri maksujen ja asumisasioiden yhteydessä niistä on hyötyä.

Miten se vertautuu muihin asiointitapoihin?

Tavalliseen sähköpostiin verrattuna portaali voi tarjota selkeämmän paikan vuokrasuhteeseen liittyville viesteille ja huoltopyynnöille. Puhelinsoitto taas voi olla parempi, kun asia vaatii välitöntä keskustelua tai tilanteen selittämistä omin sanoin. Verkkopankki sopii maksujen hallintaan, jos vuokranantaja käyttää tavallista tilisiirtoa eikä AppFolioa. Näitä vaihtoehtoja ei siis tarvitse nähdä toistensa täydellisinä korvaajina: valinta riippuu asiasta ja siitä, miten oma kiinteistönhallinta toimii.

AppFolio Portal on parhaimmillaan silloin, kun vuokranantaja on ottanut sen aktiiviseen käyttöön ja asukas haluaa hoitaa tavallisia asioita mobiilisti. Se on heikompi valinta henkilölle, joka suosii kaikessa suoraa puhelinyhteyttä tai jonka vuokrasuhteessa käytetään jo toimivaa toista portaalia. En myöskään lataisi sitä vain siinä toivossa, että se avaisi yhteyden mihin tahansa kiinteistöön: käyttö liittyy siihen hallinnointiin, joka tarjoaa palvelun asukkaalle.

Kenelle suosittelen kokeilemista?

Suosittelisin sovellusta vuokralaiselle, jonka kiinteistönhallinta käyttää AppFoliota ja joka haluaa hoitaa maksamisen, viestinnän ja huoltoasiat yhdessä kanavassa. Se sopii myös ihmiselle, joka haluaa kirjata huoltotarpeen heti sen huomattuaan eikä jättää asiaa muistilapun tai myöhemmin lähetettävän sähköpostin varaan. Kiinteistönhoitajalle se voi puolestaan olla luonteva osa asukkaiden asiointia, jos organisaatio jo käyttää AppFolion järjestelmää.

Ohittaisin sen, jos oma vuokranantaja ei käytä palvelua, jos tarvitsen vain yleisen taloudenhallintasovelluksen tai jos nykyinen asiointitapa toimii ongelmitta eikä sovellukselle ole todellista tehtävää. Myös käyttäjä, joka haluaa hoitaa jokaisen asian puhelimitse, ei välttämättä saa portaalista tarpeeksi hyötyä. Kyse ei ole siitä, että sovellus olisi kaikille vuokralaisille välttämätön, vaan siitä, sopiiko se oman asunnon hallinnointiin.

Sovellusta on ladattu yli miljoona kertaa, ja se on ilmainen. Nykyinen versio on 1.43.0, ja se on julkaistu 4.10.2018. Nämä tiedot antavat taustaa palvelun saatavuudesta ja kehitysvaiheesta, mutta käytännön päätöksessä ratkaisee ennen kaikkea se, käyttääkö oma kiinteistönhallinta portaalia ja tuntuuko asiointi siinä luontevalta.

Kokonaisuudessaan, olen todella vaikuttunut siitä, kuinka paljon tämä sovellus voi helpottaa vuokralaisten ja kiinteistönhoitajien elämää. Sovelluksen käytön jälkeen on vaikea kuvitella palaavani vanhoihin menetelmiin. Jos olet vielä epävarma, suosittelen lämpimästi kokeilemaan sitä itse ja näkemään, miten se voi parantaa arkeasi.

Kannattaako se ottaa käyttöön?

Minun arvioni on, että AppFolio Portal kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun se on oman vuokranantajan tarjoama asiointikanava ja sen avulla voi oikeasti hoitaa asumiseen liittyviä tehtäviä. Maksuton lataus vähentää kokeilun kynnystä, mutta ilmainen sovellus ei yksinään ole syy pitää ylimääräistä palvelua puhelimessa. Jos portaali tekee maksamisesta, viesteistä ja huoltopyynnöistä selkeämpiä, se ansaitsee paikkansa. Jos se ei liity omaan vuokrasuhteeseen tai tavallinen yhteydenpito toimii paremmin, valitsisin sen sijaan suoran yhteydenoton tai jo käytössä olevan kanavan.