Ajopäiväkirja - Driversnote

Analysoinut Mobexer

Ajopäiväkirjan pitäminen voi olla todellinen päänsärky, mutta Ajopäiväkirja - Driversnote tekee siitä yllättävän helppoa ja jopa miellyttävää. Kun ensimmäisen kerran asensin sovelluksen, olin hieman skeptinen. Olin kokeillut aiemmin muita sovelluksia ja ne tuntuivat aina vaativan liikaa vaivannäköä. Mutta annetaanpa tälle mahdollisuus.

Kun ajotiedot pitää saada talteen tien päällä

Ajopäiväkirjan hyöty huomaa usein vasta silloin, kun työpäivän aikana kertyy monta pysähdystä ja määränpäätä. Muutaman minuutin ajosta on helppo muistaa, minne meni, mutta viikon jälkeen reitin tarkoitus saattaa jo unohtua. Siksi automaattinen seuranta on tässä sovelluksessa kiinnostava lähtökohta: se voi vähentää tarvetta kirjata jokainen matka heti itse. Minulle tärkeintä on silti tarkistaa merkinnät säännöllisesti, eikä olettaa, että puhelin tulkitsee jokaisen päivän täydellisesti.

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: aamulla ajan toimistolle, sen jälkeen asiakkaan luo ja vielä hakemaan työvälineitä toisesta osoitteesta. Päivän lopussa en haluaisi yrittää palauttaa mieleen, mikä osuus ajosta liittyi työhön ja mikä oli muuta ajoa. Käytännöllinen tapa on käydä matkat läpi illalla, lisätä tarvittaessa syy muistiinpanoihin ja korjata luokittelu ennen kuin yksityiskohdat unohtuvat. Tällainen rutiini tekee ajopäiväkirjasta käyttökelpoisemman kuin se, että koko kuukauden merkinnät yrittää selvittää kerralla.

Automaattinen GPS-seuranta tekee sovelluksesta erityisen sopivan ihmiselle, jonka ajot toistuvat mutta eivät aina noudata samaa reittiä. Jos ajat vain harvoin työasioissa ja matkoja kertyy vähän, yksinkertainen käsin täytettävä taulukko voi kuitenkin olla riittävä. Sovellus kannattaa valita sen mukaan, kuinka paljon muistettavaa se poistaa arjesta: mitä useammin ajat eri kohteisiin, sitä arvokkaampaa on, ettei jokaista lähtöä tarvitse kirjata alusta asti käsin.

Käyttöliittymä ja käyttökokemus

Aloitetaan käyttöliittymästä. Ensivaikutelma on, että se on todella käyttäjäystävällinen. Kaikki näyttää selkeältä ja loogiselta, eikä minulla ollut vaikeuksia navigoida eri toimintojen välillä. Vaikka et olisikaan tekniikan ihmelapsi, uskon, että sovelluksen käyttäminen sujuu vaivatta. Värimaailma on miellyttävä silmille ja fonttikoko juuri sopiva.

Verkkoyhteys, sijainti ja puhelimen käytännöt

Ajoseurannan arjessa puhelimen sijainnin ja sovelluksen taustalla toimimisen merkitys tulee vastaan nopeasti. GPS:ään perustuva seuranta ei ole sama asia kuin se, että jokainen matkatieto syntyisi vain napauttamalla. Käyttäjän on hyvä tarkistaa laitteen sovellus- ja sijaintiasetukset, jotta seuranta voi toimia odotetulla tavalla. Käyttöjärjestelmän asetukset ja virransäästö voivat vaikuttaa taustalla toimivien sovellusten toimintaan, joten jos matkoja ei näy odotetusti, aloittaisin tarkistamalla nämä ennen kuin alan syöttää kaikkea uudelleen.

Yhteys vaikuttaa kokemukseen etenkin silloin, kun tietoja tarkastellaan tai niiden halutaan siirtyvän laitteelta toiselle. En suunnittelisi ajopäiväkirjan ylläpitoa sen varaan, että kaikki näkyy heti kaikissa tilanteissa, vaan varmistaisin tärkeät raportit ja merkinnät hyvissä ajoin ennen niiden käyttöä. Jos vaihdat puhelimen ja tabletin välillä, tarkista tiedot kummaltakin laitteelta ennen kuin luotat siihen, että päivän muutokset ovat mukana. Tämä pieni tarkistus on järkevä tapa välttää yllätykset esimerkiksi raportointia tehdessä.

Matkustaminen katvealueilla tuo esiin olennaisen käytännön eron: sijainnin tallentuminen ja tietojen synkronointi eivät ole sama asia. Jos reitti kulkee alueella, jossa yhteys on heikko, en tekisi välittömästi johtopäätöstä siitä, että koko ajopäivä olisi menetetty. Tarkistaisin sovelluksen myöhemmin vakaamman yhteyden äärellä, katsoisin näkyvät matkat ja täydentäisin puuttuvat tiedot sen perusteella, mitä itse muistan. Samalla on hyvä välttää päällekkäisiä käsin lisättyjä matkoja, kunnes on selvää, mitä seurannasta todella tallentui.

Manuaalinen kirjaus ja automaattisen seurannan rajat

Kun aloin käyttää sovellusta, olin erityisen tyytyväinen siihen, kuinka helposti ajotietojen syöttäminen sujui. Sovellus tarjoaa mahdollisuuden syöttää tiedot manuaalisesti tai käyttää automaattista GPS-seurantaa. Itse valitsin automaattisen vaihtoehdon, koska olen hieman laiska näissä asioissa, ja se toimi kuin unelma. GPS-seuranta on tarkka ja luotettava, mikä tekee ajopäiväkirjan pitämisestä kivutonta.

Automaattisuus ei silti poista omaa tarkistusvastuuta. Kun autolla ajetaan monta lyhyttä matkaa, reitti muuttuu tai päivä sisältää sekä työ- että yksityisajoa, käyttäjän on hyvä pitää merkinnät ymmärrettävinä myös myöhempää tarkastelua varten. Käytännössä tekisin lyhyen tarkistuksen päivän päätteeksi: ovatko päivän matkat mukana, vastaavatko ne muistamaani ja onko työajon tarkoitus selvä. Tämä vie vain hetken verrattuna siihen, että yrittäisi jälkikäteen päätellä merkintöjä kalenterista tai muistista.

Jos automaattinen seuranta ei tunnista jotain tilannetta oikein, manuaalinen syöttö antaa vaihtoehtoisen tavan pitää kirjaa. En kuitenkaan käsittelisi sitä syynä lisätä samaa matkaa kahteen kertaan: ensin kannattaa tarkistaa päivän kokonaisuus ja vasta sitten täydentää puuttuva osuus. Tällainen järjestys auttaa pitämään raportit siisteinä. Erityisesti satunnaisesti työajoja tekevälle manuaalinen käyttö voi riittää, kun taas päivittäin liikkuvalle automaattisuuden ajansäästö on todennäköisesti merkittävämpi.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

Ajopäiväkirja - Driversnote tarjoaa useita ominaisuuksia, joista erityisesti muutama jäi mieleen. Ensinnäkin, voit luoda erilaisia raportteja, jotka ovat verottajan vaatimusten mukaisia. Tämä on todella kätevää, jos joudut raportointimaan ajoja esimerkiksi työmatkojen osalta.

Raportin arvo riippuu kuitenkin siitä, kuinka huolellisesti matkat on kirjattu. Raportointi ei itsessään ratkaise sitä, onko yksittäinen ajo työajoa tai onko sen tarkoitus kuvattu tarpeeksi selkeästi. Minusta paras työnkulku on lisätä matkan syy pian ajon jälkeen ja tarkastaa raportin tiedot ennen käyttöä. Näin raportti toimii koosteena omista merkinnöistä eikä korvaa niitä koskevaa harkintaa.

Toinen hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus lisätä muistiinpanoja ajoihin. Voit nopeasti kirjata ylös, miksi matka tehtiin, ja tämä auttaa erityisesti, jos tarvitset myöhemmin tarkempaa tietoa matkan syistä.

Muistiinpanoista saa eniten irti, kun ne ovat lyhyitä ja täsmällisiä. Esimerkiksi asiakkaan tapaaminen tai työvälineiden nouto kertoo myöhemmin enemmän kuin epämääräinen merkintä kuten ”työasia”. Jos saman päivän reitillä on monta samankaltaista pysähdystä, juuri tarkoituksen kirjaaminen voi auttaa erottamaan ne toisistaan. En täyttäisi jokaista merkintää pitkällä selostuksella; muutama tunnistettava sana riittää usein tekemään ajosta ymmärrettävän.

Sovellus integroituu saumattomasti eri laitteiden välillä. Käytän sekä puhelinta että tablettia, ja kaikki tiedot synkronoituvat automaattisesti. Tämä on erityisen kätevää, jos satut vaihtamaan laitteesta toiseen päivän aikana.

Usean laitteen käyttö on kätevää, mutta itse pitäisin puhelinta ensisijaisena välineenä ajon aikana ja käyttäisin tablettia ennemmin tietojen tarkastamiseen tai raportin läpikäyntiin. Näin vähennät tarvetta tehdä samoja muutoksia eri laitteilla ja saat selkeämmän kuvan siitä, missä viimeisin muutos tehtiin. Ajopäiväkirjaa ei kannata päivittää ajaessa; merkintöjen täydentäminen pysähdyksen jälkeen on sekä rauhallisempi että turvallisempi tapa.

Tietojen hallinta ja harkittu käyttö

Ajomatkat ja niiden tarkoitukset ovat henkilökohtaisia tietoja, joten ennen jatkuvan seurannan aloittamista pysähtyisin miettimään, millaisia ajoja haluan sovellukseen kirjata ja millä tavalla niitä tarkistan. Käytännön hyvä tapa on erottaa työ- ja yksityisajot huolellisesti sekä pitää muistiinpanot asiallisina ja tarpeellisina. Näin ajopäiväkirja palvelee raportointia ilman, että siihen kertyy ylimääräistä tekstiä, jota et myöhemmin tarvitse.

Jos puhelin on yhteiskäytössä tai työnantajan hallinnoima, selvittäisin ensin, mitkä laitteen asetukset ja käyttötavat sopivat omaan tilanteeseeni. Samoin usean kuljettajan autossa on tärkeää miettiä, kenen matkoja kirjataan ja miten kuljettaja varmistaa, että tiedot vastaavat hänen ajojaan. Sovellus voi helpottaa muistamista, mutta se ei itsessään tiedä matkan tarkoitusta tai sitä, kuka ratissa oli; nämä ovat käyttäjän vastuulla.

Yksityisyyden ja mukavuuden välillä on tässä selvä valinta. Automaattinen seuranta vähentää käsin tehtävää työtä, mutta jos et halua sijaintiin perustuvaa ajoseurantaa osaksi arkeasi, manuaalinen kirjaaminen tai yksinkertainen taulukko voi tuntua luontevammalta. Minusta paras ratkaisu ei ole aina se, jossa on eniten automatiikkaa, vaan se, jota pystyy käyttämään johdonmukaisesti ja jonka toimintatavan ymmärtää.

Kenelle tämä sovellus sopii?

Tässä kohtaa on hyvä miettiä, kenelle Ajopäiväkirja - Driversnote on oikeasti hyödyllinen. Jos olet henkilö, joka tekee paljon työmatkoja ja tarvitset selkeän ja helpon tavan pitää kirjaa ajomääristäsi, tämä sovellus on juuri sinulle. Se säästää aikaa ja hermoja, ja tarjoaa kaiken tarvittavan yhdessä paketissa.

Myös yrittäjille tai yrityksille, joiden työntekijät ovat usein tien päällä, tämä voi olla erinomainen työkalu. Raporttien tarkkuus ja helppokäyttöisyys tekevät siitä investoinnin arvoisen.

Suomalaisessa talousarjen näkökulmassa sovellus asettuu ajopäiväkirjan ja työajoihin liittyvän seurannan välineeksi. Sen kehittäjä on Driversnote Mileage Tracker, ja sovellus on ilmainen. Sillä on 1M+ asennusta, keskiarvona 4,6 tähteä 34K arviosta sekä 4.8K kirjoitettua arvostelua. Ikäraja on PEGI 3, julkaisu tapahtui 9.1.2017, nykyinen versio on 4.28.0 ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä 7.0. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät yksin ratkaise, sopiiko automaattinen ajoseuranta juuri sinun tapoihisi.

Vertailussa paperiseen vihkoon sovellus voittaa siinä, että matkojen koostaminen ja raporttien muodostaminen eivät jää pelkästään käsin laskettaviksi. Taulukkolaskenta puolestaan antaa enemmän vapautta rakentaa omia sarakkeita ja toimintatapoja, mutta edellyttää, että jokainen ajo muistetaan kirjata ja tiedot pysyvät järjestyksessä. Kalenterimerkinnät voivat auttaa palauttamaan tapaamisten tarkoituksen mieleen, mutta ne eivät ole itsessään yhtä selkeä ajohistorian kokonaisuus. Valitsisin tämän sovelluksen silloin, kun haluan yhdistää automaattisen seurannan, matkojen tarkoitusten täydentämisen ja raportoinnin samaan työnkulkuun.

Sen sijaan sovellus ei ole paras valinta ihmiselle, joka ajaa työasioissa vain satunnaisesti eikä kaipaa automaattista GPS-seurantaa. Myös käyttäjä, joka ei halua puhelimensa sijaintia hyödynnettävän ajopäiväkirjan ylläpidossa, saattaa viihtyä paremmin käsin täytettävän taulukon parissa. Ja jos tarvitset ennen kaikkea yrityksen laajaa kalustonhallintaa tai haluat, että joku muu määrittää työajojen luokittelun puolestasi, ajopäiväkirjasovellus ei yksin ratkaise näitä tarpeita.

Arjen luotettavuus ja ongelmatilanteet

Jos yksi matka puuttuu, en heti hylkäisi koko seurantaa. Tarkistaisin ensin, näkyykö ajo myöhemmin ja onko puhelimen sijainti- tai taustatoiminnan asetuksissa tapahtunut muutos. Vasta sen jälkeen täydentäisin matkan käsin, jos tiedän sen tiedot. Jos taas reitti tai matkan luonne näyttää väärältä, korjaisin sen ennen raportin tekemistä. Näin vältän sekä turhan työn että sen, että virheellinen merkintä ehtii jäädä koosteeseen.

Yhteyden katkeaminen voi tehdä tietojen näkyvyydestä epäselvää, joten en yrittäisi ratkaista tilannetta tekemällä heti monta päällekkäistä kirjausta. Odottaisin, tarkistaisin sovelluksen uudelleen yhteyden palattua ja vertaisin näkyviä ajoja omiin muistiinpanoihini. Tärkeän raportoinnin lähestyessä tekisin tarkistuksen ajoissa, en vasta viime hetkellä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos päivän aikana on ollut monta lyhyttä työmatkaa tai useampi käyttäjä on käsitellyt tietoja eri laitteilla.

Lopulliset mietteet

Kun kaikki on sanottu ja tehty, Ajopäiväkirja - Driversnote on yksi parhaista ajopäiväkirjasovelluksista, joita olen käyttänyt. Se on intuitiivinen, luotettava ja tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut ajotietojen hallintaan. Jos olet etsimässä uutta tapaa hallita ajopäiväkirjaasi, suosittelen lämpimästi kokeilemaan tätä sovellusta. Se on pieni investointi, joka voi tehdä suuria muutoksia arjessasi.

Oma suositukseni koskee ennen kaikkea kuljettajaa, joka tekee työajoja tarpeeksi usein hyötyäkseen automaattisesta seurannasta ja jaksaa tarkistaa merkinnät säännöllisesti. Aloittaisin selkeällä rutiinilla: tarkista matkat päivän päätteeksi, lisää lyhyet tarkoitusmuistiinpanot ja käy raportti läpi ennen kuin käytät sitä. Jos tämä sopii omaan arkeesi, sovellus voi poistaa paljon muistamiseen liittyvää kitkaa. Jos taas haluat kirjata vain muutaman matkan silloin tällöin tai vältät sijaintiseurantaa, yksinkertaisempi menetelmä voi olla parempi.