Zevoy

Analysoinut Mobexer

Yrityksen kulujen hoitaminen ei yleensä kaadu yhteen vaikeaan tehtävään, vaan pieniin asioihin, jotka jäävät kesken: kuitti unohtuu, menon tarkoitus hämärtyy ja kuun lopussa joku joutuu selvittämään, mitä ostettiin. Minusta Zevoyn hyötyä kannattaa arvioida juuri tätä arkea vasten. Se on yrityksille suunnattu taloussovellus, jossa kulujen hallinta ja maksukortti liittyvät samaan kokonaisuuteen. Kun työntekijä maksaa hankinnan, tapahtuman käsittelyyn liittyvät vaiheet pysyvät lähempänä toisiaan kuin silloin, kun kortit, kuitit ja kirjanpito ovat erillisissä työkaluissa.

Kun kulut kirjataan osaksi työpäivää

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: tiimin jäsen ostaa toimistolle tarvikkeita ja maksaa yrityksen hankinnan maksukortilla. Käytännössä tärkeää ei ole vain itse maksu, vaan se, että ostos osataan myöhemmin yhdistää sen tarkoitukseen ja käsitellä kirjanpidossa. Kun kulujen hallinta on samaan sovellukseen kytkeytyvä osa työskentelyä, työntekijän on helpompi rakentaa toistuva tapa huolehtia omista menoistaan eikä jättää kaikkea muistettavaksi kuun loppuun. En pitäisi sovellusta silti automaattisena kuittien pelastajana: hyöty syntyy siitä, että käyttäjät tekevät sovitut kirjaukset ajallaan.

Oma käytännön vinkkini on ottaa käyttöön yksi selkeä rutiini heti maksun jälkeen. Tarkista, mitä sovellus pyytää kulun käsittelyyn, lisää tarvittavat tiedot ja varmista, että tiedät, mihin menoluokkaan hankinta kuuluu yrityksen omassa käytännössä. En oleta, että jokainen yritys käyttää samoja luokkia tai hyväksymistapoja; ne kannattaa sopia oman taloushallinnon kanssa ennen kuin tiimi alkaa käyttää sovellusta laajemmin. Tämä pieni valmistelu vähentää myöhempää arvailua ja tekee kulujen seurannasta hyödyllisempää kuin pelkkä tapahtumien listaaminen.

Paras hyöty syntyy toistettavasta prosessista, ei yksittäisestä napautuksesta. Jos työntekijät tietävät, kuka tarkistaa kulut ja milloin puutteelliset tiedot korjataan, sovellus voi tukea yhteistä toimintatapaa. Jos taas yrityksessä ei ole sovittu, kuka vastaa mistäkin, digitaalinen työkalu ei ratkaise vastuunjakoa itsestään. Tämä on olennainen ero Zevoyn ja tavallisen kululaskulomakkeen välillä: sovellus voi tuoda maksamisen ja kulujen käsittelyn lähemmäs toisiaan, mutta yrityksen omat pelisäännöt määrittävät, kuinka sujuvaksi työnkulku lopulta muodostuu.

Asetukset ja käyttöönotto kannattaa tehdä yrityksen tarpeista käsin

Zevoyn ottaa käyttöön kehittäjä Zevoy, ja se kuuluu taloushallinnon sovelluksiin. Ennen tiimin kutsumista selvittäisin, mitä kortteja ja kulutyyppejä yrityksessä oikeasti tarvitaan, ketkä tekevät hankintoja ja kenelle epäselvät tapahtumat kuuluvat. En suosittelisi jakamaan käyttöä kaikille samalla tavalla vain siksi, että sovellus on saatavilla. Kun roolit ja tavalliset ostot mietitään ensin, vältytään tilanteelta, jossa työntekijä ei tiedä, voiko hän maksaa hankinnan tai mitä siitä pitää kirjata.

Asetuksissa tai käyttötavoissa kannattaa kiinnittää huomiota ennen kaikkea siihen, mitä taloushallinto tarvitsee myöhempää tarkastelua varten. Sopikaa esimerkiksi, millä tavalla ostoksen tarkoitus ilmaistaan ja milloin kulun tiedot viimeistellään. Nämä eivät ole näyttäviä toimintoja, mutta ne vaikuttavat siihen, saadaanko raporteista oikeasti käyttökelpoista tietoa. Jos yrityksellä on jo oma kirjanpitojärjestelmä, selvittäisin etukäteen, miten Zevoy sopii nykyiseen työnkulkuun ja mitä tietoja kirjanpitäjä tarvitsee. Integroinnin olemassaolo ei yksin takaa, että jokainen yrityksen prosessi toimii juuri halutulla tavalla.

Jos olet yksinyrittäjä, kysy itseltäsi, vähentääkö kortin ja kulujen hallinnan yhdistäminen todella työtäsi. Pienellä määrällä hankintoja yksinkertainen kirjanpito-ohjelma ja selkeä kuittirutiini voivat olla riittäviä. Useamman työntekijän yrityksessä taas yhteinen tapa seurata liiketoiminnan kuluja voi olla arvokkaampi, koska ostot eivät jää yhden henkilön sähköpostiin tai muistiinpanoihin. Sovelluksen sopivuutta kannattaa siis arvioida yrityksen ostojen ja käyttäjien, ei pelkän ominaisuuslistan perusteella.

Nopeammat tavat syntyvät toistuvista hankinnoista

Kun samantyyppisiä kuluja tulee jatkuvasti, kokeneet käyttäjät voivat säästää aikaa tekemällä niistä itselleen yksinkertaisen tarkistuslistan: maksa tarkoitukseen varatulla kortilla, huolehdi kulun tiedoista heti ja käy keskeneräiset asiat läpi sovittuna hetkenä. En väitä, että sovelluksessa olisi tähän erillinen automaatio tai pikatoiminto; kyse on käytännöstä, joka pitää työntekijän muistettavat asiat samoina jokaisella ostokerralla. Esimerkiksi työmatkaan liittyvien ostojen kohdalla yrityksen kannattaa sopia ennakkoon, mitä tietoja kirjataan ja kenen vastuulla tarkistus on.

Toinen hyödyllinen tapa on erottaa yrityksen säännölliset menot satunnaisista hankinnoista. Jos tiimi tietää, mitkä kulut ovat tavallisia ja mitkä vaativat erillisen hyväksynnän tai lisäselvityksen, epäselvät tapahtumat huomataan helpommin. Tässä raportointi voi auttaa tarkastelemaan menoja kokonaisuutena, mutta raportti on vain niin hyvä kuin sen taustalla olevat kirjaukset. Epämääräiset selitteet eivät muutu hyödyllisiksi sillä, että ne näkyvät digitaalisessa näkymässä.

Vaihtoehtona on käyttää erillistä pankkikorttia, kuittikansiota ja kirjanpito-ohjelmaa. Se voi olla täysin järkevä ratkaisu, jos yrityksen kulut ovat harvassa tai nykyinen taloushallinto toimii jo vaivatta. Zevoy on kiinnostavampi silloin, kun halutaan pitää korttimaksaminen ja kulujen seuranta lähekkäin ja vähentää tietojen siirtelyä eri paikkojen välillä. Vertailussa kannattaa kuitenkin katsoa koko prosessia: kuinka helposti työntekijä hoitaa oman osuutensa, kuinka paljon taloushallinto joutuu korjaamaan kirjauksia ja sopiiko kokonaisuus yrityksen nykyisiin järjestelmiin.

Missä sovelluksen rajat tulevat vastaan

Zevoy ei ole paras valinta jokaiselle. Jos etsit vain henkilökohtaisten menojen seurantaa, yrityskulujen hallintaan rakennettu sovellus voi tuntua tarpeettoman raskaalta. Sama pätee yritykseen, jossa vain yksi henkilö tekee satunnaisia ostoja ja pystyy hoitamaan ne jo helposti nykyisellä kirjanpitotavalla. Toisaalta usean käyttäjän yrityksessä järjestelmän hyöty jää vajaaksi, jos työntekijät eivät noudata yhteisiä kirjauksia tai jos taloushallinto tarvitsee tietoja, joita ei ole sovittu kerättäväksi.

Käytössä on myös opettelun alkuvaihe. Vaikka käyttöliittymä tuntuu selkeältä, jokaisen työntekijän täytyy ymmärtää, miten hänen pitäisi käsitellä omat kulunsa ja milloin asia siirtyy eteenpäin. Tilille kannattaa varata hetki käyttöönottoa varten: käy läpi tavallisimmat ostot, sovi kuittien ja selitteiden käsittelytapa ja testaa työnkulku ennen kuin siitä tulee kiireisen päivän varassa toimiva prosessi. Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksen taloushallinto käyttää useita järjestelmiä.

Sovellus on maksuton, sen ikäraja on PEGI 3 ja se on saatavilla Androidille vähintään käyttöjärjestelmäversiosta 10 alkaen. Nykyinen versio on 3.7.17r340. Näillä tiedoilla voi arvioida, sopiiko se omaan laitteeseen, mutta yrityksen kannattaa silti tarkistaa käytännön vaatimukset ennen laajempaa käyttöönottoa. Sovelluksen keskimääräinen arvosana on 3,4, ja sillä on 13 arviota sekä 7 arvostelua; käyttäjien kokemus ei siis ole yksiselitteinen leima siitä, miten se toimii juuri sinun yrityksesi prosessissa. Asennuksia on yli 10 000, mikä kertoo käytöstä, mutta ei yksin ratkaise soveltuvuutta.

Mikä on Zevoy?

Oletko koskaan miettinyt, miltä tuntuisi hallita yrityksesi taloutta sujuvasti yhdellä sovelluksella? No, anna minun kertoa sinulle Zevoy-sovelluksesta, joka tekee juuri sen. Ennen kuin ryhdymme yksityiskohtiin, sanonpa vain, että tämä sovellus on kuin taskussa oleva henkilökohtainen kirjanpitäjä.

Zevoy on yrityksille suunnattu sovellus, joka yhdistää maksukortin ja kulujen hallinnan yhteen paikkaan. Se on suunniteltu helpottamaan ja nopeuttamaan taloushallintoa, mikä on erityisen hyödyllistä pienille ja keskisuurille yrityksille. Kun aloin käyttää sovellusta, olin yllättynyt siitä, miten helppoa ja intuitiivista kaikki oli.

Käyttökokemus ja ominaisuudet

Ensimmäinen asia, jonka huomasin Zevoyssa, on sen käyttäjäystävällinen käyttöliittymä. Sovellus on selkeä ja navigointi on sujuvaa. Kaikki tärkeät toiminnot ovat helposti saatavilla ja vaativat vain muutaman napautuksen. Tässä muutamia ominaisuuksia, jotka todella tekivät vaikutuksen:

• Kulujen seuranta: Voit helposti lisätä ja seurata kaikkia liiketoimintasi kuluja. Ei enää kuittien hukkaamista tai manuaalista kirjanpitoa!
• Maksukortti: Sovelluksen mukana tulee maksukortti, joka helpottaa liiketoimintakuluja suoraan sovelluksen kautta.
• Raportointi: Zevoy tarjoaa yksityiskohtaisia raportteja, jotka auttavat sinua pitämään liiketoimintasi talouden hallinnassa.
• Integrointi: Sovellus integroituu saumattomasti muiden taloushallintojärjestelmien kanssa, mikä tekee siitä erittäin kätevän työkalun.

Plussat ja miinukset

Zevoy on ehdottomasti hyödyllinen työkalu, mutta kuten kaikessa teknologiassa, siinä on omat rajoituksensa. Yksi asia, jonka huomasin, on se, että vaikka sovellus on intuitiivinen, se vaatii hieman aikaa tottua kaikkiin sen ominaisuuksiin. Mutta kun sen oppii, siitä tulee korvaamaton apu.

Toinen huomioitava asia on, että vaikka sovellus on suunnattu erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, se saattaa olla hieman liiallinen yksinkertaisemmille tarpeille. Kuitenkin, jos yrityksesi kasvaa ja tarvitsee lisää ominaisuuksia, Zevoy pystyy vastaamaan niihin tarpeisiin.

Loppusanat

Loppujen lopuksi, Zevoy on loistava sovellus niille, jotka haluavat yksinkertaistaa taloushallintoaan. Se ei ainoastaan ​​tarjoa kattavia ominaisuuksia, vaan myös helppokäyttöisyyttä, joka tekee siitä houkuttelevan vaihtoehdon yrityksille. Jos olet yrityksen omistaja, joka etsii tapaa virtaviivaistaa kulujen hallintaa, suosittelen ehdottomasti kokeilemaan Zevoyta. Se on kuin taloushallinnon sveitsiläinen linkkuveitsi – pieni mutta mahtava.