Bezala

Analysoija Mobexer

Bezala on yrityskäyttöön suunnattu kuitti- ja matkalaskusovellus, jonka idea on helppo ymmärtää: paperiset kuitit ja sähköpostiin unohtuvat kululaskut pyritään saamaan samaan käsittelytapaan. Minun kokemukseni perusteella sen arvo ei synny näyttävistä lisäominaisuuksista, vaan siitä, että työntekijä voi tehdä ilmoituksen heti silloin, kun ostos tai työmatka on vielä tuoreessa muistissa. Kun tapa vakiintuu, taloushallinnon kanssa käytävä edestakainen selvittely vähenee.

Sovelluksen kehittäjä on Automated Financial Services Oy, ja se kuuluu yritysten taloushallintoa helpottaviin sovelluksiin. Bezala on ilmainen, sen ikäraja on PEGI 3, ja Android-versio edellyttää vähintään käyttöjärjestelmän versiota 7.0. Sovellus on ollut saatavilla jo pitkään, ja nykyinen versio on 9.1.0. Käyttäjäkunta on kasvanut yli kymmeneen tuhanteen asennukseen, ja keskiarvo on 4,6 noin 128 arvioinnin perusteella. Nämä luvut kertovat kiinnostuksesta, mutta oma päätökseni perustuisi ennen kaikkea siihen, sopiiko yrityksen kululaskuprosessi juuri tämänkaltaiseen käyttöön.

Bezala arjen kuitti- ja matkalaskutyössä

Peruskäyttö alkaa tilanteesta, jonka moni tunnistaa: ostat työvälineen, maksat lounaan tapaamisen yhteydessä tai palaat työmatkalta usean kuitin kanssa. Sen sijaan että siirtäisit asian viikonlopulle, avaat Bezalan ja käsittelet tapahtuman mahdollisimman pian. Kuitin kuvaaminen heti on tärkeää paitsi muistamisen myös kuvan laadun kannalta. Hyvässä valaistuksessa otettu kuva säästää myöhemmin aikaa, kun summaa, päivämäärää ja myyjää ei tarvitse arvailla.

Minusta järkevin perusrutiini on kolmiportainen. Ensin tallennan kuitin, sitten tarkistan automaattisesti tunnistetut tiedot ja lopuksi täydennän sellaiset yrityksen vaatimat kentät, joita pelkkä kuvatiedosto ei voi tietää. Tähän voi kuulua esimerkiksi kulun tarkoitus, projekti tai kustannuspaikka, jos organisaation oma prosessi niitä käyttää. Olennaista on olla hyväksymättä ehdotettuja tietoja katsomatta niitä läpi. Erityisesti desimaalierotin, päivämäärä ja arvonlisäveroon liittyvät tiedot kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä.

Matkalaskussa ajattelutapa on hieman erilainen. Kuitin yksittäinen kuva ei vielä muodosta koko matkan kokonaisuutta, joten tapahtumat kannattaa käsitellä matkan mukaan eikä satunnaisessa järjestyksessä. Kun hotellin, kuljetusten ja aterioiden kuitit ovat saman reissun yhteydessä, niiden tarkoitus pysyy selkeämpänä. Jos ilmoituksen jättää viimeiseen iltaan, yksi puuttuva kuitti tai epäselvä maksutapa voi pysäyttää koko käsittelyn.

Realistisessa arkipäivän tilanteessa myyjä tapaa asiakkaan toisella paikkakunnalla ja maksaa junalipun, pysäköinnin sekä yhteisen aterian. Bezala on hyödyllinen, jos jokainen kuitti kuvataan jo matkan aikana ja kulut nimetään samalla tavalla. Palattuaan käyttäjä tarkistaa kokonaisuuden yhdellä kertaa eikä yritä palauttaa tapahtumia mieleen pankkitilin perusteella. Tämä ei poista yrityksen hyväksyntävaiheita, mutta se siirtää muistamisen taakan pois kuukauden lopusta.

Sovellus sopii erityisen hyvin pienille ja keskisuurille yrityksille, joissa työntekijät tekevät itse ensimmäisen kirjauksen ja taloushallinto tarkistaa tai hyväksyy sen myöhemmin. Myös liikkuva työ, jossa kuitteja syntyy toimiston ulkopuolella, hyötyy mobiilista käsittelystä. Sen sijaan henkilökohtaisen budjetoinnin sovellukseksi Bezalaa ei kannata ajatella. Se on yrityksen kulujen käsittelyyn, ei kodin menojen seurantaan tai yleiseen talouspäiväkirjaan.

Asetukset kannattaa sovittaa yrityksen omaan kulukieleen

Ensimmäinen käyttökerta kannattaa käyttää siihen, että opettelee yrityksen omat valinnat eikä vain kuvaa ensimmäistä kuittia. Käyttäjän on hyvä tietää etukäteen, mitä kulutyyppejä käytetään, milloin matkalasku erotetaan tavallisesta kulusta ja mitä lisätietoja hyväksyjä odottaa. Jos jokainen työntekijä käyttää eri nimityksiä samasta asiasta, sovelluksen nopeus ei auta taloushallintoa.

Hyvä käytäntö on sopia muutama selkeä periaate: millä nimellä asiakaslounas ilmoitetaan, miten kilometrikorvaukset erotellaan muista matkakuluista ja milloin kuitti liitetään samaan kokonaisuuteen. En väittäisi, että Bezala yksin ratkaisee epäselvän ohjeistuksen. Se voi kuitenkin tehdä sovitusta mallista toistettavan, jos käyttäjä pysyy samoissa valinnoissa joka kerta.

Asetuksia tarkistaessa kiinnittäisin huomiota myös siihen, miten sovellus ohjaa kuittien ja matkalaskujen käsittelyä. Jos organisaatiossa on hyväksyjiä useassa portaassa, työntekijän kannattaa ymmärtää, milloin ilmoitus on valmis lähetettäväksi ja milloin se on vielä luonnosmainen. Käytännössä tämä vähentää turhia palautuksia. Jos jokin kenttä tuntuu epäselvältä, sitä ei kannata täyttää arvauksella vain siksi, että lomake näyttäisi valmiilta.

Toinen hyödyllinen tapa on tarkistaa oma kuvaustyyli. Lyhyt mutta täsmällinen selite, kuten tapaamisen tarkoitus ja osallistujan rooli, on hyväksyjälle arvokkaampi kuin ympäripyöreä merkintä. Tässä Bezalan tehokkuus riippuu käyttäjän kurinalaisuudesta: sovellus voi nopeuttaa tallennusta, mutta huono selite siirtää työn myöhempään kyselyyn.

Yrityksen kannattaa myös päättää, milloin kuitit käsitellään. Päivittäinen käsittely sopii henkilölle, jolla kuluja syntyy jatkuvasti. Harvemmin matkustavalle yksi lyhyt tarkistushetki matkan aikana ja toinen paluun jälkeen voi olla parempi. Tärkeintä on, ettei sovelluksesta tehdä uutta paikkaa, johon kuitit vain kerätään käsittelemättöminä.

Kun perusrutiini toimii, nopeus syntyy toistosta

Kokeneen käyttäjän suurin oivallus ei ole yksittäinen napinpainallus, vaan saman työnkulun toistaminen. Pidän puhelimessa tapaa, jossa kuitti kuvataan ennen kuin se päätyy taskun pohjalle. Jos ostos tehdään verkkopalvelussa, tallennan laskun tai kuitin samaan aikaan enkä jätä sitä myöhemmin etsittäväksi. Näin sovellus toimii muistina vain hetken, ei pysyvänä varastona.

Toinen nopeuttava malli on erottaa kuvaaminen ja tarkistus toisistaan silloin, kun tilanne on kiireinen. Esimerkiksi asemalla kuitin voi kuvata heti, mutta tarkemmat kentät täydentää rauhallisessa paikassa. Tätä ei pidä käyttää tekosyynä loputtomaan lykkäämiseen. Olennaista on, että keskeneräinen tapahtuma löytyy myöhemmin helposti ja että sen käsittelylle on oma hetki.

Matkalaskuissa teen mieluummin yhden matkan kerrallaan kuin yhden kulutyypin kerrallaan. Tämä auttaa huomaamaan, puuttuuko hotelliyöltä kuitti tai onko jokin ateria ilmoitettu kahdesti. Samalla selitteet pysyvät yhdenmukaisina. Jos työpäiviä on useita peräkkäin, lyhyt päiväkohtainen merkintä vähentää muistikuormaa verrattuna siihen, että kaikki kirjoitetaan yhdellä kertaa.

Myös hyväksyjälle voi tehdä työn helpommaksi. Kulun tarkoitus kannattaa kirjoittaa niin, että toinen henkilö ymmärtää sen ilman erillistä keskustelua. Jos samaan asiakkaaseen liittyy useita tapahtumia, yhtenäinen nimeämistapa tekee kokonaisuuden tarkistamisesta nopeampaa. Tämä on pieni mutta konkreettinen ero verrattuna paperiseen kuittipinoon, jossa asiayhteys riippuu helposti vain lähettäjän muistista.

Yksi käytännöllinen kompromissi liittyy kuvien ottamiseen. Kuitin voi yrittää kuvata täydellisesti heti, mutta kiireessä tärkeintä on saada koko kuitti näkyviin ja teksti luettavaksi. Jos kuva jää vinoksi tai siihen osuu varjo, tarkista tulkinta erityisen huolellisesti. Huonolaatuinen kuva ei ole vain esteettinen haitta, vaan se voi johtaa väärään summaan tai lisäkysymykseen.

Bezala eroaa tavallisesta sähköpostiin lähetettävästä kuitista siinä, että käyttäjä käsittelee kulua osana prosessia eikä vain toimita liitettä eteenpäin. Paperinen malli voi tuntua yksinkertaisemmalta yhden kuitin kohdalla, mutta useiden matkojen ja hyväksyntöjen yhteydessä se muuttuu helposti manuaaliseksi selvitystyöksi. Toisaalta jos yrityksellä on jo laaja taloushallinnon kokonaisuus, jossa kuitit siirtyvät automaattisesti pankki- tai maksukorttidatasta, erillisen mobiilivaiheen hyöty voi olla pienempi.

Missä tehokkuus loppuu ja käyttäjän pitää olla tarkkana

Bezala ei tee epäselvästä kuitista selkeää eikä päätä käyttäjän puolesta, miksi kulu syntyi. Automaattinen tunnistus on parhaimmillaan tavallisissa, hyvin kuvatuissa kuiteissa. Haalistunut paperi, pitkä ravintolakuitti tai useita eri verokantoja sisältävä lasku vaatii silti ihmisen tarkistuksen. Siksi en lähettäisi kulua eteenpäin vain siksi, että kaikki kentät ovat täyttyneet.

Toinen rajoitus liittyy yrityksen sääntöihin. Sovellus voi auttaa ilmoittamaan kulun, mutta se ei tee työntekijän puolesta päätöstä siitä, onko ostos korvattava tai kuuluuko se tiettyyn projektiin. Jos yrityksen ohjeet ovat monimutkaiset, käyttäjän on tunnettava ne ennen tallennusta. Tämä korostuu asiakasaterioissa, matkakuluissa ja tilanteissa, joissa sama kuitti voisi kuulua useaan tarkoitukseen.

Puhelinpohjainen työskentely ei myöskään sovi kaikille. Jos käsittelet suuren määrän pitkiä laskuja tai haluat tarkistaa useita tapahtumia rinnakkain, tietokoneen suurempi näyttö voi olla mukavampi. Bezalan mobiilikäyttö on vahvimmillaan silloin, kun kuitti syntyy liikkeellä ja se halutaan pois mielestä nopeasti. Se ei välttämättä ole paras ainoa työväline taloushallinnon laajaan kuukausitarkistukseen.

Yrityksen kannattaa miettiä myös käyttöönottoa työntekijöiden näkökulmasta. Jos sovellusta käytetään vain satunnaisesti, jokainen käyttäjä saattaa joutua muistelemaan prosessin uudelleen. Lyhyt sisäinen ohje, jossa näytetään yksi tavallinen kuitti ja yksi matkalasku, olisi käytännössä hyödyllisempi kuin pitkä lista yleisiä sääntöjä. Tällainen ohjeistus ei ole sovelluksen oma ominaisuus, mutta se ratkaisee paljon siitä, koetaanko käyttö sujuvaksi.

Kenelle en suosittelisi Bezalaa? Ensinnäkin henkilölle, jolla ei ole yrityksen hyväksymää kululaskuprosessia tai tarvetta raportoida kuluja organisaatiolle. Toiseksi yritykselle, joka tarvitsee ennen kaikkea laajaa kirjanpitoa, laskutusta, varastonhallintaa tai yksityiskohtaista talousraportointia samassa ohjelmassa. Silloin kokonaisvaltaisempi taloushallinnon ratkaisu voi olla järkevämpi, vaikka kuittien kuvaaminen olisikin hieman vähemmän suoraviivaista.

Kenelle se sopii hyvin? Työntekijälle, joka matkustaa, ostaa tarvikkeita omalla maksuvälineellään tai joutuu muuten toimittamaan kuitteja hyväksyttäväksi. Myös yrittäjä voi hyötyä siitä, jos yrityksen kulut halutaan kirjata tuoreeltaan eikä muistella niitä kuukausia myöhemmin. Ilmaisuus madaltaa kokeilun kynnystä, mutta yrityksen kannattaa silti arvioida, miten sovellus istuu olemassa olevaan hyväksyntä- ja kirjanpitoketjuun.

Käytännön päätös: hyvä tapa tehdä kuittien käsittelystä tapa

Minulle Bezalan vahvin puoli on sen rooli arjen välivaiheena. Se ei yritä olla koko yrityksen taloushallinto, vaan keskittyy siihen hetkeen, jolloin kuitti on työntekijän kädessä ja sen pitäisi päätyä oikeaan prosessiin. Kun kuvaan kuitin heti, tarkistan tunnistetut tiedot ja käytän samoja kulutyyppejä johdonmukaisesti, sovellus säästää aikaa. Kun jätän kaiken kuukauden loppuun, se ei voi korjata unohtamista.

Ennen käyttöönottoa kysyisin yritykseltä neljä asiaa: mitä kuluja sovelluksella ilmoitetaan, kuka tarkistaa ne, mitä tietoja selitteessä vaaditaan ja miten matkalasku muodostetaan. Näihin vastaaminen ratkaisee enemmän kuin yksittäinen käyttöliittymän yksityiskohta. Käyttäjän kannalta on myös hyvä tietää, käsitelläänkö yksi kuitti heti loppuun vai kerätäänkö se ensin luonnokseksi myöhempää tarkistusta varten.

Arvioni on myönteinen, mutta rajattu. Bezala on parhaimmillaan silloin, kun haluat tehdä kuittien käsittelystä toistettavan päivittäisen tavan. Se sopii liikkuville työntekijöille ja yrityksille, joissa kulut kulkevat työntekijältä hyväksyntään ilman raskasta paperityötä. Se ei kuitenkaan korvaa selkeitä yritysohjeita, tarkistamista tai laajempaa taloushallinnon järjestelmää silloin, kun tarpeet kasvavat paljon kuittien ja matkalaskujen ulkopuolelle.

Jos oma ongelmasi on se, että kuitit katoavat, matkalaskut viivästyvät ja kulujen tarkoitus unohtuu, kokeilisin tätä ennen vanhaan sähköposti- tai paperirutiiniin palaamista. Jos taas käytössäsi on jo saumattomasti toimiva kokonaisratkaisu ja kulut siirtyvät ilman käsityötä, lisähyöty voi jäädä pieneksi. Oikeassa ympäristössä Bezala on kuitenkin käytännöllinen ja helposti lähestyttävä apuväline, jonka teho näkyy ennen kaikkea siinä, että yksi pieni tehtävä tulee tehtyä oikeaan aikaan.

Usein kysytyt kysymykset