DinnerBooking Business

Analysoija Mobexer

Ravintolan varauspäivän hallinta kuulostaa yksinkertaiselta, kunnes pöydät vaihtuvat nopeasti, puhelin soi ja henkilökunnan pitää nähdä sama tilanne ilman jatkuvaa kyselyä. DinnerBooking Business on tähän tarkoitettu yrityskäyttöön suunnattu Android-sovellus, jonka tehtävä on auttaa ravintoloita ja kahviloita varausten sekä pöytätilanteen hallinnassa. Kokeiltuani sitä pidän sitä ennen kaikkea työkaluna arjen selkeyttämiseen, en kokonaisena ravintolanhallintajärjestelmänä.

Sovellus on ilmainen, ja sen kehittäjä on DinnerBookingApp. Se kuuluu yrityssovelluksiin, sen ikäraja on PEGI 3 ja nykyinen versio on 3.0.13. Sovellus on ollut saatavilla 4.11.2016 lähtien, ja se toimii Android-laitteilla versiosta 8.0 alkaen. Käyttäjien keskuudessa keskiarvo on 3,2, joten kokemukset eivät ole täysin yksimielisiä. Minusta tämä kertoo olennaisen asian: sovellus voi olla hyödyllinen oikeassa työympäristössä, mutta sen arvo riippuu paljon siitä, miten ravintola järjestää varausten käsittelyn.

Selkeä perusprosessi kiireiseen ravintolapäivään

Hyvä tapa aloittaa on ajatella sovellusta työvuoron yhteisenä tilannekuvana. Ensin tarkistan päivän varaukset, sitten katson, miten ne asettuvat pöytien ja palvelurytmien kannalta. Vasta sen jälkeen alan tehdä käytännön päätöksiä, kuten mihin seurue sijoitetaan tai milloin pöytä vapautuu seuraavalle asiakasryhmälle.

Tämä järjestys on tärkeä, koska varauslista yksin ei vielä kerro, miltä ilta näyttää. Kaksi saman kokoista varausta voi kuormittaa salia aivan eri tavalla, jos ne osuvat samaan ajankohtaan. Kun tiedot pidetään yhdessä paikassa, henkilökunnan ei tarvitse rakentaa omaa muistikuvaansa paperilapuista, puhelimen muistiinpanoista ja suullisista viesteistä.

Tyypillisessä tilanteessa vastaanottohenkilö tarkistaa sovelluksesta saapuvat seurueet ennen illallisen alkua. Jos yksi pöytä on vielä käytössä ja seuraava varaus on lähellä, tieto voidaan huomioida ajoissa. Tämä ei ratkaise henkilöstö- tai tilapulaa, mutta se vähentää yllätyksiä. Juuri tällaisessa pienessä ennakoinnissa sovellus tuntuu hyödyllisimmältä.

Oma suositukseni on, että työvuoron alussa yksi henkilö ottaa vastuun kokonaiskuvan tarkistamisesta. Kaikkien ei tarvitse tehdä samaa tarkistusta erikseen. Sen sijaan muut työntekijät voivat käyttää sovellusta silloin, kun he tarvitsevat ajantasaisen tiedon tietystä varauksesta tai pöytätilanteesta. Näin käyttö pysyy tarkoituksenmukaisena eikä muutu jatkuvaksi ruudun tuijottamiseksi.

Ravintolan kannattaa myös sopia etukäteen, mitä eri merkinnät käytännössä tarkoittavat. Jos yksi työntekijä tulkitsee pöydän vapaaksi heti ja toinen vasta siivouksen jälkeen, ongelma ei ole sovelluksessa vaan yhteisessä toimintatavassa. Paras hyöty syntyy, kun sovellus tukee sovittua työjärjestystä eikä yritä korvata sitä.

Aloita yhdestä työvuorosta, älä koko toiminnasta

Jos sovellus otetaan käyttöön kiireessä, kaikkea ei kannata yrittää järjestää samalla kertaa. Aloittaisin yhdestä tavallisesta palveluvuorosta ja seuraisin, missä kohdissa tieto katoaa. Onko vaikeinta nähdä päivän varaukset, jakaa pöydät vai huomata päällekkäiset saapumisajat? Kun todellinen pullonkaula on tiedossa, sovelluksesta saa enemmän irti kuin pelkällä varauslistan selaamisella.

Tämä lähestymistapa auttaa myös arvioimaan, sopiiko DinnerBooking Business ravintolan tarpeisiin. Pienessä kahvilassa, jossa varauksia tulee maltillisesti ja pöytäjärjestys on yksinkertainen, kevyt työkalu voi olla riittävä. Suuremmassa ravintolassa tarvitaan usein lisäksi muita järjestelmiä esimerkiksi kassaan, henkilöstöön, asiakasviestintään tai varastonhallintaan. Tätä sovellusta ei kannata hankkia sillä oletuksella, että yksi näkymä hoitaa kaiken.

Asetukset kannattaa tarkistaa ennen kiireistä iltaa

Ensimmäinen käytännön vinkkini on käydä sovelluksen asetukset läpi rauhallisena aikana. Tarkista ainakin, millä tavalla päivämäärät, kellonajat ja ilmoitukset näkyvät omassa laitteessasi. Yrityssovelluksessa pienikin epäselvyys voi aiheuttaa väärän tulkinnan, etenkin jos työntekijät käyttävät eri puhelimia tai tabletteja.

Ilmoituksia ei myöskään kannata ajatella automaattisesti hyödyllisinä. Jos niitä tulee liikaa, tärkeä muutos hukkuu muiden ilmoitusten joukkoon. Jos niitä taas ei huomata työvuoron aikana, henkilökunnan pitää tietää, milloin sovellus tarkistetaan manuaalisesti. Käytännöllinen tapa on sopia tietyt tarkistushetket, esimerkiksi ennen palvelun alkua ja silloin, kun sali alkaa täyttyä.

Kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, kuka saa tehdä muutoksia. Vaikka sovellus olisi helppo avata usealla laitteella, vastuuton muokkaaminen voi tehdä tilanteesta epäselvän. Yksi työntekijä saattaa siirtää varauksen hyvää tarkoittaen, mutta toinen ei tiedä muutoksesta. Siksi käyttöoikeuksien lisäksi tarvitaan työpaikan oma sääntö: muutoksesta ilmoitetaan aina tiimille, jos se vaikuttaa pöytäjärjestykseen tai asiakkaan saapumiseen.

Jos laite on ravintolan yhteinen, lukitus ja näytön näkyvyys ovat käytännön kannalta tärkeitä. Varaustiedoissa voi olla asiakkaisiin liittyviä yksityiskohtia, joten laitetta ei pidä jättää avoimesti kaikkien nähtäville. Tämä ei ole DinnerBooking Businessin erityinen ominaisuus vaan normaali osa vastuullista yrityskäyttöä, mutta kiireessä se unohtuu helposti.

Minusta kokeneen käyttäjän tärkein asetus ei ole tekninen vaan toiminnallinen: päätä, mikä näkymä avataan ensimmäisenä. Jos vastaanotto tarvitsee ennen kaikkea päivän aikajärjestyksen, aloita siitä. Jos salivastaava suunnittelee pöytiä, hänelle hyödyllisempi lähtökohta voi olla pöytien kokonaiskuva. Kun jokainen työrooli aloittaa itselleen olennaisesta tiedosta, turhat painallukset vähenevät.

Nopeammat toimintamallit vähentävät toistoa

Arjessa nopeus ei yleensä synny siitä, että sovelluksessa painetaan mahdollisimman nopeasti, vaan siitä, että sama työ tehdään aina samassa järjestyksessä. Itse käyttäisin kolmen tarkistuksen mallia: ensin tulevat varaukset, sitten poikkeamat ja lopuksi vapautuvat pöydät. Kun tämä muodostuu tavaksi, kiireessäkin on helpompi huomata, mikä vaatii toimintaa.

Toinen hyödyllinen tapa on erottaa suunnittelu ja toteutus. Ennen ovien avaamista tarkistan tilanteen kokonaisuutena. Palvelun aikana teen vain välttämättömät muutokset. Jos jokainen pieni päätös johtaa pitkään uudelleenjärjestelyyn, huomio siirtyy asiakkaista laitteeseen. DinnerBooking Business toimii parhaiten, kun sitä käytetään päätösten tukena eikä jokaisen tilanteen keskuksena.

Jos ravintolassa on useita työntekijöitä vastaanotossa, sopikaa yksi lyhyt sanamuoto muutoksille. Esimerkiksi uusi saapumisaika, pöydän vaihto tai peruutus voidaan ilmoittaa samalla kaavalla. Tällainen tapa kuulostaa pieneltä, mutta se vähentää väärinymmärryksiä enemmän kuin jatkuva sovelluksen vaihtaminen. Sovellus säilyttää tilanteen, mutta ihmiset tarvitsevat yhteisen kielen sen ympärille.

Kiireisenä viikonloppuna kannattaa tarkistaa erityisesti ne ajankohdat, joissa varaukset kasaantuvat. En yrittäisi seurata kaikkea yhtä tarkasti. Keskittäisin huomion vaihtokohtiin: palvelun alkuun, ruuhkahuippuun ja hetkeen, jolloin ensimmäiset pöydät vapautuvat. Tämä auttaa näkemään, missä pöytätilanne todennäköisesti kiristyy.

Yksi vähemmän ilmeinen hyöty on työvuoron jälkeinen oppiminen. Kun illan kulku on vielä tuoreessa muistissa, kannattaa kirjata tiimin kanssa ylös, mikä tieto olisi pitänyt huomata aikaisemmin. Seuraavana päivänä sovelluksen käyttöä voi muuttaa tämän havainnon perusteella. Näin siitä tulee osa toistettavaa prosessia eikä vain paikka, johon varaukset syötetään.

Missä kevyt varausratkaisu alkaa tulla vastaan

DinnerBooking Businessin vahvuus on rajattu tehtävä. Samasta syystä sen rajat kannattaa tunnistaa. Jos tarvitset laajan asiakkuudenhallinnan, monimutkaisen henkilöstösuunnittelun, kattavan kassaintegraation tai yksityiskohtaisen raportoinnin, pelkkä ravintolan varaus- ja pöytähallinnan työkalu ei todennäköisesti riitä. Silloin laajempi ravintola-alan järjestelmä voi olla parempi, vaikka sen käyttöönotto olisi raskaampi.

Myös erittäin pienessä toiminnassa sovellus voi tuntua ylimääräiseltä, jos kaikki varaukset hoidetaan muutamalla puhelulla ja pöydät ovat lähes aina vapaita. Tällöin kalenteri, puhelin ja selkeä paperinen työvuorolista voivat olla nopeampia. Sovelluksen arvo kasvaa vasta, kun samasta varaustilanteesta tarvitsee tietää useampi henkilö tai kun pöytien käyttö vaatii jatkuvaa koordinointia.

Käyttäjäarvioiden keskiarvo, 3,2, kannattaa ottaa realistisena muistutuksena siitä, ettei käyttökokemus ole kaikille kitkaton. En pitäisi lukua yksin ratkaisevana, mutta se kertoo, että ennen laajempaa käyttöönottoa on järkevää testata sovellusta juuri omalla laitteistolla ja omalla työvuororutiinilla. Yrityksen kiireessä pieni käyttöliittymän epäselvyys voi tuntua paljon suuremmalta kuin rauhallisessa kokeilussa.

Sovelluksella on yli 10 tuhatta asennusta, mikä kertoo, että se ei ole täysin marginaalinen työkalu. Silti asennusten määrä ei kerro, sopiiko se juuri sinun ravintolasi toimintatapaan. Tärkeämpi kysymys on, pystyykö koko tiimi käyttämään samaa prosessia ilman jatkuvaa ohjausta. Jos ei pysty, ongelma voi olla käyttöönotossa, laitteissa tai työnjaossa yhtä paljon kuin sovelluksessa.

Android 8.0 -vaatimus tekee sovelluksesta käyttökelpoisen myös vanhemmilla laitteilla, mutta yrityskäytössä pelkkä yhteensopivuus ei takaa hyvää kokemusta. Vanha puhelin, pieni näyttö tai hidas verkkoyhteys voi tehdä varaustilanteen tarkistamisesta hankalaa. Siksi kokeilisin sitä ensin sillä laitteella, joka todella kulkee vastaanotossa mukana, en vain uudemmalla testipuhelimella.

Kuka hyötyy ja kuka kannattaa ohjata muualle

Suosittelisin DinnerBooking Businessia ravintolalle tai kahvilalle, joka tarvitsee yhteisen tavan seurata varauksia ja pöytiä, mutta ei halua aloittaa kaikkein raskaimmasta järjestelmästä. Se sopii erityisesti tiimille, jossa vastaanotto, sali ja vuorovastaava joutuvat tekemään nopeita päätöksiä saman tiedon perusteella.

Se on myös järkevä vaihtoehto yritykselle, joka haluaa kokeilla digitaalista prosessia ilman ohjelmistokustannusta. Ilmaisuus madaltaa kokeilun kynnystä, mutta en silti ottaisi sitä käyttöön ilman sovittua perehdytystä. Maksuton sovellus voi tulla kalliiksi, jos epäselvät merkinnät johtavat vääriin pöytävarauksiin tai asiakkaiden odottamiseen.

Ohjaisin käyttäjän toisenlaiseen ratkaisuun, jos hän etsii henkilökohtaista ravintolavaraussovellusta kuluttajana. Tämä on yrityskäyttöön tarkoitettu tuote, joten sen näkökulma on ravintolan työnkulussa, ei oman illallisvarauksen suunnittelussa. Samoin suuri ketju tai monipuolista raportointia tarvitseva toimija voi hyötyä enemmän järjestelmästä, jossa eri liiketoiminta-alueet on rakennettu samaan kokonaisuuteen.

Kokeneen käyttäjän toimintatapa

Kun perusasiat ovat kunnossa, sovellusta kannattaa käyttää ennakoivasti. Älä odota, että ongelma näkyy salissa asti. Katso varausrytmiä, tunnista tiukat vaihdot ja varmista, että koko vuoro tietää poikkeuksista. Tällainen käyttö ei vaadi kymmeniä ominaisuuksia, vaan johdonmukaisen tavan lukea tietoa.

Pidän tärkeänä myös sitä, ettei sovelluksesta tehdä ainoaa totuutta ilman tarkistusta. Jos asiakas kertoo muutoksesta puhelimitse, tieto pitää päivittää sovittuun paikkaan ja välittää tarvittaessa suoraan työryhmälle. Sovellus auttaa muistamaan, mutta se ei voi tietää keskustelua, jota ei kirjata. Tämä on yksi keskeisistä kompromisseista digitaalisen ja suullisen työn välillä.

Version 3.0.13 kanssa kannattaa pitää käyttö mahdollisimman yksinkertaisena ja välttää liian monimutkaisia omia kiertotapoja. Jos tiimi joutuu rakentamaan paljon ulkopuolisia muistiinpanoja sovelluksen ympärille, on hyvä pysähtyä arvioimaan, ratkaiseeko työkalu oikean ongelman. Toisaalta jos se poistaa päivittäisen epäselvyyden varausten ja pöytien ympäriltä, sen rajattu luonne voi olla juuri etu.

Minun lopullinen arvioni on varovaisen myönteinen. DinnerBooking Business ei vaikuta työkalulta, jonka pitäisi hallita koko ravintolaa, eikä sitä kannata verrata sellaisiin tuotteisiin täysin samassa kategoriassa. Sen sijaan se voi tehdä varauspäivän näkyvämmäksi ja helpottaa tiimin yhteistä rytmiä, kun käyttöön liittyvät säännöt sovitaan etukäteen.

Jos olet ravintolan tai kahvilan vastuuhenkilö, testaisin sitä ensin yhdellä työvuorolla, yhdellä laitteella ja selkeällä vastuuhenkilöllä. Seuraa sen jälkeen, säästyykö aikaa, vähenevätkö päällekkäiset kysymykset ja löytyvätkö pöytämuutokset helpommin. Jos vastaus on kyllä, ilmainen sovellus on kokeilemisen arvoinen. Jos taas tarvitset laajaa kokonaisuutta tai tiimi ei omaksu yhteistä työnkulkua, toinen, kattavampi ratkaisu on todennäköisesti parempi.

Usein kysytyt kysymykset