Ecofleet Mobile

Analysoija Mobexer

Ecofleet Mobile on Fleet Complete Europen yrityksille suunnattu sovellus, jonka tarkoitus on tuoda kaluston hallinta, ajoneuvojen seuranta ja kenttätyön arjen tiedot samaan mobiilikäyttöön. Minulle sen kiinnostavin puoli ei ole näyttävä käyttöliittymä, vaan se, että liikkuvan työntekijän ei tarvitse hoitaa jokaista asiaa erillään puhelinsoitoilla, paperilapuilla ja toimiston viesteillä. Kun ajoneuvoja ja työtehtäviä on useita, tällainen keskitetty näkymä voi säästää yllättävän paljon aikaa.

Sovellus on ilmainen ja sen ikäraja on PEGI 3, joten se ei ole kuluttajille suunnattu viihdepalvelu vaan käytännön työkalu yrityskäyttöön. Sen keskimääräinen arvosana on 3,5 tähteä, ja latauksia on kertynyt yli 10 000. Nämä luvut kertovat ennen kaikkea siitä, että kyseessä on melko rajattuun tarpeeseen tehty ratkaisu: oikealle käyttäjälle se voi olla hyödyllinen päivittäin, mutta tavallinen autoilija ei saa siitä juuri mitään irti.

Miten Ecofleet Mobile sopii tavalliseen työpäivään

Oma lähtökohtani sovelluksen arvioinnissa oli kuvitteellinen mutta hyvin tavallinen kenttätyön päivä. Työntekijä lähtee aamulla usealle kohteelle, käyttää yrityksen ajoneuvoa, tarvitsee ajantasaisen käsityksen kalustosta ja joutuu välillä muuttamaan päivän suunnitelmaa. Tällaisessa tilanteessa sovelluksen arvo syntyy siitä, että ajoneuvojen ja työn etenemisen seuraaminen ei jää vain toimiston järjestelmän varaan.

Peruskäyttö kannattaa ajatella kolmena toistuvana vaiheena. Ensin tarkistetaan, mitä ajoneuvoa tai kalustoa työpäivään liittyy. Sen jälkeen sovellusta käytetään kentällä tilanteen seuraamiseen ja tarvittavien tietojen välittämiseen. Lopuksi päivän tapahtumat kannattaa käydä läpi samalla tavalla joka kerta, jotta yksittäiset poikkeamat eivät huku kiireeseen. Tämä rutiini on tärkeämpi kuin yksittäinen painike, koska ajoneuvojen seuranta toimii parhaiten silloin, kun kaikki käyttäjät toimivat samalla tavalla.

Jos olet asentamassa sovellusta työntekijän puhelimeen, en aloittaisi suoraan kiireisen työvuoron keskellä. Käyttöön kannattaa varata rauhallinen hetki, jolloin käyttäjä tutustuu näkymiin ja tietää, mistä ajoneuvoihin tai kenttätyöhön liittyvät tiedot löytyvät. Tämä vähentää tilannetta, jossa kuljettaja yrittää opetella sovellusta samalla kun hänen pitäisi lähteä seuraavaan kohteeseen.

Arjessa hyödyllisin käyttötapaus on mielestäni työnjohdon ja liikkuvan henkilöstön välinen yhteinen tilannekuva. Jos ajoneuvoja on useita ja työntekijät vaihtavat kohteita, pelkkä puhelinsoitto ei aina kerro, mikä tilanne on juuri nyt. Sovellus voi tällöin toimia yhteisenä tarkistuspaikkana, mutta sen hyöty riippuu siitä, että yrityksen toimintatavat ja käyttäjien roolit on määritelty selkeästi.

On myös hyvä ymmärtää, ettei mobiilisovellus yksin ratkaise kalustonhallinnan ongelmia. Jos ajoneuvojen tiedot ovat epäselviä, työntekijät eivät päivitä asioita tai toimisto käyttää rinnalla useita ristiriitaisia järjestelmiä, Ecofleet Mobile voi tuntua vain yhdeltä lisätehtävältä. Siksi käyttöönotossa kannattaa päättää, mihin tilanteisiin sovellusta käytetään ja mitkä asiat hoidetaan edelleen yrityksen muissa prosesseissa.

Asetukset, jotka kannattaa tarkistaa ennen aktiivista käyttöä

Ensimmäinen tarkistus liittyy siihen, mitä käyttäjän todella tarvitsee nähdä. Kenttätyöntekijälle liian laaja näkymä voi olla yhtä hankala kuin liian suppea näkymä. Jos sovelluksessa näkyy paljon kalustoon liittyviä tietoja, kannattaa opetella erottamaan päivittäisen työn kannalta olennaiset asiat harvemmin tarvittavista tiedoista. Näin puhelimella ei tarvitse selata kaikkea läpi jokaisen työtehtävän yhteydessä.

Toinen tärkeä asia on kirjautumisen ja käyttöoikeuksien käytäntö. Yrityksen kannattaa sopia etukäteen, käytetäänkö henkilökohtaisia tunnuksia, yhteisiä laitetunnuksia vai työntekijäkohtaisia käyttöoikeuksia. En pitäisi yhteisiä tunnuksia hyvänä oletuksena, koska silloin myöhemmin voi olla vaikea hahmottaa, kuka on tarkistanut tai muuttanut tietoja. Tämä ei ole sovelluksen näyttävä ominaisuus, mutta se vaikuttaa suoraan siihen, kuinka luotettavana järjestelmää voi käyttää.

Kolmanneksi tarkistaisin puhelimen ilmoitukset ja käyttöympäristön ennen työpäivää. Liian vähäiset ilmoitukset voivat johtaa siihen, että tärkeä muutos jää huomaamatta, mutta jatkuva ilmoitustulva tekee sovelluksesta nopeasti rasittavan. Sopiva ratkaisu riippuu yrityksen työstä: päivittäin vaihtuvissa tehtävissä ajantasaisuus voi olla tärkeää, kun taas rauhallisemmassa kaluston seurannassa käyttäjä voi tarkistaa tilanteen sovitusti.

Myös puhelimen virrankäyttö kannattaa huomioida. Ajoneuvojen seuranta ja kenttätyö liittyvät usein liikkumiseen, joten työntekijän ei pitäisi joutua päivän lopussa tilanteeseen, jossa puhelimen akku on kulunut loppuun sovelluksen vuoksi. En väitä, että jokainen käyttötilanne kuluttaa akkua samalla tavalla, mutta käytännössä yrityksen on järkevää testata sovellusta juuri niillä puhelimilla ja työvuoroilla, joita henkilöstö käyttää.

Jos sovelluksen näkymissä on kartta- tai sijaintitietoja, käyttörutiini kannattaa rakentaa niin, ettei työntekijä joudu tuijottamaan puhelinta ajon aikana. Ajoneuvon seurannan tarkoitus on auttaa työn organisoinnissa, ei lisätä liikenneturvallisuuden riskiä. Tiedot tarkistetaan ennen lähtöä, pysähdyksissä tai toimistolla, ja ajon aikana huomio pidetään tiessä.

Tehokkaampi työskentely syntyy toistuvista tavoista

Kokeneelle käyttäjälle nopeus ei yleensä tule siitä, että hän painaa kaiken mahdollisimman nopeasti. Se syntyy siitä, että hän tekee saman tarkistusketjun joka päivä. Esimerkiksi aamulla voi tarkistaa ensin päivän ajoneuvon, sitten mahdolliset työtehtäviin liittyvät muutokset ja vasta sen jälkeen lähteä liikkeelle. Kun järjestys pysyy samana, poikkeamat huomaa helpommin.

Hyvä käytäntö on myös erottaa ajoneuvon tilanne ja työtehtävän tilanne toisistaan. Ne liittyvät toisiinsa, mutta eivät ole sama asia. Ajoneuvo voi olla käytettävissä, vaikka päivän tehtävä olisi muuttunut, tai työtehtävä voi olla kiireellinen, vaikka sopivasta ajoneuvosta tarvitaan vielä lisätieto. Kun käyttäjä ei sekoita näitä kahta näkökulmaa, sovelluksen tarjoama tieto on helpompi muuttaa toiminnaksi.

Toinen toimiva tapa on sopia yrityksessä yksi selkeä paikka poikkeamille. Jos ajoneuvo vaihtuu, työtehtävä peruuntuu tai kohde muuttuu, käyttäjän pitäisi tietää, päivitetäänkö tieto sovelluksessa, ilmoitetaanko siitä työnjohdolle vai tehdäänkö molemmat. Ilman yhteistä sääntöä sama asia voi näkyä eri ihmisille eri tavalla. Paras hyöty syntyy vasta, kun sovellus korvaa jonkin vanhan työvaiheen eikä vain lisää uuden rinnalle.

Jos työpäivään kuuluu paljon samanlaisia kohteita, käyttäjän kannattaa opetella etukäteen, missä järjestyksessä hän tarkistaa tiedot ja milloin hän päivittää tilanteen. Tällainen toistettava malli on käytännössä sovelluksen oma pikareitti, vaikka erillistä pikatoimintoa ei tarvitsisi käyttää. Se vähentää turhaa selaamista ja auttaa myös uusia työntekijöitä oppimaan toimintatavan.

Työnjohdolle suosittelen lyhyttä päivittäistä tarkistusta, jossa katsotaan vain poikkeamat. Kaikkien ajoneuvojen jatkuva käsin läpikäynti voi olla tehotonta, jos suurin osa tilanteista on normaaleja. Sen sijaan kannattaa kiinnittää huomiota siihen, mikä on muuttunut edellisen tarkistuksen jälkeen. Tämä ajattelutapa tekee seurannasta vähemmän kuormittavaa ja auttaa löytämään oikeasti kiireelliset asiat.

Missä sovellus on vahvimmillaan ja missä rajat tulevat vastaan

Ecofleet Mobile vaikuttaa parhaimmillaan ympäristössä, jossa yrityksellä on oikea tarve yhdistää ajoneuvojen seuranta ja kenttätyön koordinointi. Huoltoyritykset, kuljetuksiin liittyvät tiimit ja liikkuvat asentajat voivat hyötyä siitä, että kaluston tilanne ei ole vain yhden toimistokoneen varassa. Erityisen hyödyllinen se on silloin, kun työntekijät liikkuvat päivän aikana useiden kohteiden välillä.

Sen sijaan yksinyrittäjälle, jolla on yksi auto ja vähän vaihtuvia työtehtäviä, sovellus voi olla ylimitoitettu. Jos omat tarpeet rajoittuvat ajopäiväkirjaan, kalenteriin tai yksinkertaiseen reittisuunnitteluun, kevyempi ratkaisu voi tuntua selkeämmältä. Ecofleet Mobilea ei kannata valita vain siksi, että siinä on kalustonhallintaan liittyvä nimi; sen arvo riippuu siitä, onko seurattavaa kalustoa ja useita ihmisiä tai tehtäviä.

Vertailussa tavallisiin vaihtoehtoihin sovellus sijoittuu yrityksen keskitetyn kalustonhallinnan puolelle. Puhelinsoitot ja viestisovellukset ovat nopeita yksittäiseen kysymykseen, mutta niiden tiedot hajaantuvat helposti keskusteluihin. Taulukko voi olla joustava ja halpa, mutta sen ajantasaisuus riippuu siitä, kuka sitä päivittää. Erillinen navigointisovellus taas auttaa reitissä, ei välttämättä koko kaluston ja kenttätyön kokonaisuudessa.

Trade-off on selvä: keskitetty sovellus voi tuoda enemmän järjestystä, mutta se vaatii käyttäjiltä kurinalaisuutta. Jos kaikki haluavat vain mahdollisimman nopean viestin, viestisovellus voi tuntua helpommalta. Jos taas yritys tarvitsee jäljitettävämpää ja yhdenmukaisempaa toimintatapaa, Ecofleet Mobilen kaltainen ratkaisu on järkevämpi lähtökohta.

Rajoituksena pidän sitä, että mobiilikäyttö ei automaattisesti tee tiedoista täydellisiä. Puhelin voi olla väärässä paikassa, käyttäjä voi unohtaa päivittää tilanteen tai työnjohto voi tulkita näkymää väärin. Siksi sovelluksen rinnalla tarvitaan selkeät ohjeet: milloin tiedot tarkistetaan, kuka vastaa niiden oikeellisuudesta ja miten poikkeama ilmoitetaan.

Nykyinen versio on 1.21.0, ja sovellus toimii vähintään Android 7.0 -käyttöjärjestelmällä. Tämä tekee siitä käyttökelpoisen myös vanhemmissa Android-laitteissa, mutta yrityksen kannattaa silti testata sovellus omalla laitekannallaan ennen laajaa käyttöönottoa. Vanha käyttöjärjestelmä voi olla yhteensopiva, mutta laitteen suorituskyky, akun kunto ja yrityksen muut sovellukset vaikuttavat todelliseen käyttökokemukseen.

Käyttöönotto kannattaa tehdä pienellä ryhmällä

Jos olisin ottamassa Ecofleet Mobilea käyttöön yrityksessä, aloittaisin pienellä käyttäjäryhmällä enkä koko organisaatiosta kerralla. Mukaan valitsisin yhden työnjohdon edustajan ja muutaman liikkuvan työntekijän, joilla on erilaiset työpäivät. Näin näkee nopeasti, toimiiko sama prosessi sekä rauhallisessa että kiireisessä kenttätyössä.

Testijakson aikana seuraisin erityisesti kolmea asiaa. Löytääkö käyttäjä oikean ajoneuvon ilman apua? Tietääkö hän, milloin tieto pitää päivittää? Ja ymmärtääkö työnjohto näkymästä saman asian kuin työntekijä? Jos jokin näistä kohdista vaatii jatkuvaa selittelyä, ongelma ei välttämättä ole käyttäjässä, vaan yrityksen toimintatavassa tai sovelluksen sopivuudessa omaan työhön.

Koulutuksessa en kävisi läpi kaikkea mahdollista. Opettaisin ensin päivän aloituksen, ajoneuvon tai kaluston tarkistamisen, työtehtävään liittyvän perusprosessin ja poikkeaman ilmoittamisen. Vasta kun nämä sujuvat, kannattaa käyttää aikaa harvinaisempiin toimintoihin. Tämä vähentää uuden järjestelmän vastustusta ja antaa käyttäjälle tunteen, että sovellus auttaa eikä vaadi jatkuvaa opiskelua.

Yrityksen kannattaa myös päättää, millä laitteilla sovellusta käytetään. Henkilökohtainen puhelin voi olla työntekijälle tuttu, mutta yrityksen hallinnoima laite voi sopia paremmin, jos kaluston seuranta on keskeinen osa työtä. Ratkaisu vaikuttaa käytännön vastuisiin, akun lataamiseen ja siihen, miten työ- ja henkilökohtainen käyttö erotetaan toisistaan.

Kun käyttö on vakiintunut, kannattaa tarkistaa aika ajoin, käytetäänkö sovellusta edelleen sovitulla tavalla. Jos työntekijät palaavat paperiin tai viesteihin, syy voi olla liian monimutkainen prosessi, puutteellinen perehdytys tai se, ettei sovelluksesta saada heille näkyvää hyötyä. Tällöin lisäohjeiden kirjoittaminen ei aina auta; joskus työnkulku pitää yksinkertaistaa.

Kenelle suosittelen Ecofleet Mobilea

Suosittelen Ecofleet Mobilea yritykselle, jolla on liikkuvaa henkilöstöä, useita ajoneuvoja tai tarve pitää kenttätyön tilanne paremmin koossa. Se sopii erityisesti tilanteeseen, jossa toimisto tarvitsee näkymän kalustoon ja työntekijät tarvitsevat mobiilin tavan pysyä mukana päivän muutoksissa. Fleet Complete Europe on tässä mielessä keskittynyt selvästi yrityskäyttöön eikä yritä olla jokaisen kuluttajan yleissovellus.

En suosittelisi sitä ensimmäiseksi vaihtoehdoksi henkilölle, joka etsii vain navigointia, henkilökohtaista ajopäiväkirjaa tai yksinkertaista tehtävälistaa. Myös pieni yritys, jossa kaikki työntekijät ovat jatkuvasti samassa paikassa, voi pärjätä kevyemmällä työkalulla. Tällöin Ecofleet Mobilen käyttöönoton vaatima yhteinen toimintamalli voi olla suurempi vaiva kuin saavutettu hyöty.

Arvosana 3,5 tähteä tuntuu sopivan sovelluksen luonteeseen: se ei vaikuta yleiskäyttöiseltä mobiilityökalulta, vaan ratkaisu, jonka onnistuminen riippuu paljon yrityksen prosesseista. Oikeassa ympäristössä keskitetty kaluston ja kenttätyön seuranta on arvokas etu. Väärässä ympäristössä sovellus voi tuntua raskaalta ja tarpeettomalta.

Oma lopputulokseni on myönteinen mutta käytännöllinen. Ecofleet Mobilea ei pidä arvioida sen perusteella, näyttääkö se kiinnostavalta yksittäisenä puhelinsovelluksena. Sitä kannattaa arvioida sen perusteella, poistaako se yrityksen arjesta epäselvyyttä ajoneuvojen, työntekijöiden ja kentällä tapahtuvien muutosten ympäriltä. Jos tavoitteena on rakentaa toistettava kalustonhallinnan rutiini, tämä on harkitsemisen arvoinen ilmainen työkalu.

Usein kysytyt kysymykset