Webex Meetings

Analyysin tehnyt Mobexer

Kun työpäivän kalenterissa on kokous mutta tietokone ei ole käden ulottuvilla, puhelimesta liittyminen voi olla kätevin ratkaisu. Webex Meetings on tätä tilannetta varten hyödyllinen kokoussovellus: Cisco Systems, Inc:n kehittämä maksuton yrityssovellus, jolla voi osallistua tapaamisiin Android-laitteella. Sillä on yli sata miljoonaa asennusta ja keskiarvona 4,5 tähteä noin 2,2 miljoonan arviosta, joten kyse ei ole vain satunnaiseen videopuheluun tarkoitetusta työkalusta. Minusta sen arvo näkyy erityisesti silloin, kun pitää päästä mukaan sovittuun keskusteluun ilman työpöytää.

Puhelimella liittyminen toimii parhaiten, kun rutiini on selvä

Minulle mobiilikokouksen sujuvuus alkaa ennen liittymistä. Tarkistan kalenterimerkinnästä ajan ja kokouslinkin, avaan linkin hyvissä ajoin ja varmistan, että olen paikassa, jossa voin kuunnella rauhassa. Linkillä liittyminen on käytännöllistä, koska tunnusta ei tarvitse etsiä erikseen silloin, kun kutsu on jo käden ulottuvilla. Jos kokouksia on useita, kalenterin pitäminen ajan tasalla vähentää väärään tapaamiseen siirtymisen riskiä enemmän kuin mikään yksittäinen sovelluksen niksi.

Arjessa tämä voisi tarkoittaa vaikkapa sitä, että työmatkan aikana tulee muutos päivän suunnitelmiin ja tiimi pyytää mukaan lyhyeen keskusteluun. Jos pystyn pysähtymään turvalliseen paikkaan, voin avata kutsun puhelimella, kuunnella tilanteen ja osallistua puheella. Liikkeellä ollessa en yrittäisi samaan aikaan ajaa, kävellä vilkkaassa ympäristössä tai hoitaa muuta keskittymistä vaativaa asiaa. Puhelimeen liittyminen helpottaa osallistumista, mutta ei poista tarvetta huolehtia omasta ympäristöstä ja muiden yksityisyydestä.

Ennen kokousta kannattaa tarkistaa ääni, kuva ja yhteys

Puhelimella osallistuminen on usein joustavampaa ilman videota kuin kameran kanssa. Jos yhteys on heikko tai olen meluisassa tilassa, ääneen keskittyminen voi olla järkevämpi valinta kuin kuvan pitäminen päällä. Käytännöllinen tapa on varmistaa ennen kokousta, että kuulokkeet toimivat ja laitteen äänenvoimakkuus on sopiva. Näin vältän sen, että ensimmäiset minuutit kuluvat asetusten etsimiseen muiden odottaessa.

Taustan sumentaminen tai virtuaalitausta voi auttaa silloin, kun osallistun kotoa tai muusta epämuodollisesta paikasta. Käyttäisin niitä harkiten: jos puhelin joutuu käsissä liikkumaan tai valaistus on hankala, kuva voi näyttää levottomalta, eikä taustatehoste välttämättä ratkaise varsinaista ongelmaa. Jos sisältö on tärkeämpää kuin oma kuva, kameran sulkeminen voi olla selkein vaihtoehto. Kokouksessa kannattaa myös miettiä, missä näytön jakamisesta on oikeasti hyötyä; pienellä näytöllä esityksen seuraaminen ja muiden ilmeiden tarkkailu eivät aina onnistu yhtä mukavasti yhtä aikaa.

Toistuvat tapaamiset helpottuvat pienillä tavoilla

Kokouslinkin avaaminen kalenterista, kuulokkeiden pitäminen valmiina ja rauhallisen paikan valitseminen muodostavat yksinkertaisen rutiinin. Kun nämä ovat kunnossa, sovelluksen käyttöön ei tarvitse käyttää joka kerta erikseen aikaa. Jos lähetän itse kutsuja, lisään tiedot kalenteriin heti enkä luota muistiin; se helpottaa sekä oman päivän suunnittelua että osallistumista toiselta laitteelta.

Kun kokouksessa käsitellään päätöksiä tai jatkotoimia, teen itselleni muistiinpanot heti keskustelun aikana. Tallentamista kannattaa ajatella eri tarkoituksena kuin muistiinpanoja: tallenne voi olla hyödyllinen myöhempää tarkistamista varten, mutta sen käyttöön liittyvät kokouksen käytännöt ja osallistujien odotukset on huomioitava. En käynnistäisi tallennusta vain siksi, että ominaisuus on tarjolla. Selkeä sopimus siitä, mitä kirjataan ylös ja kenelle tieto kuuluu, tekee yhteistyöstä luontevampaa.

Miksi valita Webex Meetings?

Webex Meetings on suunniteltu helpottamaan kokousten järjestämistä ja osallistumista milloin ja missä tahansa. Sovellus toimii saumattomasti sekä Android- että iOS-laitteilla, mikä tekee siitä loistavan työkalun liikkuville ammattilaisille. Heti kun avasin sovelluksen, huomasin sen selkeän ja intuitiivisen käyttöliittymän. Kaikki, mitä tarvitsin, oli muutaman napautuksen päässä.

Käyttökokemus

Kun aloitin sovelluksen käytön, ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sen helppokäyttöisyys. Kirjautuminen oli nopeaa, ja pian olin jo liittymässä ensimmäiseen kokoukseeni. Yksi sen hienoimmista ominaisuuksista on kyky liittyä kokouksiin pelkällä linkillä. Ei enää salasanojen tai tapaamistunnusten etsintää, mikä säästää aikaa ja hermoja.

Video- ja äänenlaatu oli erinomainen. Sovellus tarjoaa HD-laadun videopuheluille, ja äänen kirkkaus oli vaikuttavaa. Käytännössä tuntui kuin olisin samassa huoneessa muiden osallistujien kanssa, vaikka olin satojen kilometrien päässä. Siinä on myös loistavia työkaluja, kuten jaetut näytöt ja mahdollisuus tallentaa kokouksia myöhempää tarkastelua varten.

Monipuoliset ominaisuudet

Yksi Webex Meetings -sovelluksen parhaista puolista on sen tarjoamat lisäominaisuudet. Huomasin, että sovellus integroituu hyvin muihin työkaluihin, kuten Microsoft Outlookiin ja Google Kalenteriin, mikä tekee kokousten ajoittamisesta todella helppoa. Lisäksi sovellus tukee jopa 1000 osallistujaa, joten se soveltuu hyvin myös suurempiin kokouksiin.

Pidin erityisesti siitä, miten sovellus tarjoaa erilaisia taustavaihtoehtoja. Voit valita virtuaalisen taustan tai sumentaa taustasi, mikä on erinomainen ominaisuus, jos osallistut kokoukseen epävirallisemmasta ympäristöstä.

Helppokäyttöisyys ja saavutettavuus

Yksi suurimmista eduista, joita huomasin, oli sovelluksen saavutettavuus. Se on saatavilla useilla eri kielillä, mikä tekee siitä loistavan valinnan kansainvälisille tiimeille. Lisäksi sovellus tukee tekstityksiä, mikä auttaa osallistujia seuraamaan kokouksia entistä paremmin.

Webexin asiakastuki on myös mainitsemisen arvoinen. Vaikka minun ei tarvinnutkaan ottaa yhteyttä tukeen, on hyvä tietää, että apua on saatavilla, jos sitä tarvitaan. Tuki on saatavilla 24/7, mikä on ehdottomasti plussaa kiireisille ammattilaisille.

Kun Webex sopii työkalupakkiin – ja milloin ei

Webex Meetingsin vahvuus on työpainotteisessa kokouskäytössä: se sopii ihmiselle, joka saa kutsuja eri paikoista, osallistuu säännöllisesti etänä ja haluaa avata tapaamisen puhelimella ilman monimutkaista valmistelua. Cisco-järjestelmiä käyttävässä työympäristössä valinta voi tuntua luontevalta, mutta sovelluksesta on hyötyä myös silloin, kun oma organisaatio vain lähettää Webex-kutsun. Maksuttomuus madaltaa kokeilun kynnystä, vaikka työnantajan tai kokouksen järjestäjän käytännöt voivat vaikuttaa siihen, mitä kokouksessa voi tehdä.

Jos omat tapaamiset ovat enimmäkseen ystävien lyhyitä videopuheluita, erillinen kokoussovellus voi tuntua turhalta lisältä. Samoin jos koko työryhmä käyttää jo sujuvasti jotakin muuta palvelua ja kaikki kutsut tulevat sen kautta, uuden sovelluksen asentaminen ei välttämättä tuo arkeen mitään. Valitsisin mieluummin sen työkalun, jonka kautta muut osallistujat jo järjestävät tapaamisensa, kuin yrittäisin vaihtaa koko ryhmän toimintatapaa vain sovelluksen takia. Webexin hyöty kasvaa, kun sitä käytetään oikeaan tarpeeseen eikä varmuuden vuoksi kaikkeen.

Rajojen tunnistaminen tekee mobiilikokouksesta paremman

Puhelimen ruutu on kokouksessa käytännön rajoite. Jos keskustelussa pitää tarkastella yksityiskohtaisia dioja, lukea pieniä taulukoita tai vaihtaa nopeasti esityksen ja keskustelun välillä, tietokone on usein mukavampi. Näytön jakaminen on hyödyllistä, mutta se ei tee mobiilinäytöstä suurta työpöytää. Käytän puhelinta mieluummin kuuntelemiseen, puheenvuoron käyttämiseen ja lyhyisiin tapaamisiin kuin pitkään työpajaan, jossa pitää seurata monia visuaalisia yksityiskohtia.

Myös verkkoyhteys vaikuttaa kokemukseen enemmän kuin sovelluksen valikoiden tunteminen. Jos yhteys pätkii, kuvan kytkeminen pois voi olla järkevä kompromissi, mutta tärkeässä tapaamisessa testaisin yhteyden etukäteen ja liittyisin paikasta, jossa voin keskittyä. Akku on toinen arkinen huomio: pitkä videopuhelu kuluttaa puhelinta enemmän kuin pelkkä viestittely. En lähtisi kokoukseen vähäisellä varauksella, jos minun täytyy käyttää puhelinta myös sen jälkeen muuhun tärkeään.

Turvallinen ja selkeä toimintatapa

Kokouslinkki tekee liittymisestä nopeaa, mutta samalla on hyvä tarkistaa, että avaan juuri oikean kutsun. Erityisesti silloin, kun kalenterissa on useita samannimisiä tapaamisia, tarkistan järjestäjän ja ajankohdan ennen liittymistä. Jos puhelin on yhteisessä tilassa tai käytän kuulokkeita julkisella paikalla, mietin myös, voiko vieressä oleva kuulla luottamuksellista keskustelua. Sovellus ei voi tehdä ympäristöstä yksityistä puolestani.

Tekstityksistä voi olla apua, jos kuunteluolosuhteet ovat hankalat tai keskustelun kieli ei ole itselle helpoin. En kuitenkaan nojaisi niihin ainoana muistina päätöksille: tärkeät nimet, numerot ja sovitut tehtävät kannattaa tarkistaa muistiinpanoista tai kokouksen jälkeen. Tämä on erityisen hyödyllinen tapa silloin, kun osallistun puhelimella ja huomioni jakautuu yhteyden, äänen ja keskustelun seuraamisen kesken.

Arvio soveltuvuudesta ja käyttöönotosta

Sovellus sopii parhaiten etätyötä tekeville, liikkuville työntekijöille ja tiimeille, joiden kokoukset kulkevat Webexin kautta. Se voi olla kätevä myös opiskeluun tai asiakastapaamisiin, jos järjestäjä käyttää sitä ja puhelimella osallistuminen riittää. En suosittelisi sitä ensisijaiseksi välineeksi ihmiselle, joka tarvitsee jatkuvasti laajaa näkymää, muokkaa kokouksessa monimutkaisia aineistoja tai haluaa vain kaikkein yksinkertaisimman tavan soittaa tutuille. Sovelluksen työkalut ovat arvokkaimmillaan, kun tapaamisten rakenne ja oma käyttötapa ovat selvät.

Webex Meetings julkaistiin 9. helmikuuta 2011, sen ikäluokitus on PEGI 3, ja sillä on noin 682 000 kirjallista arviota. Nämä kertovat pitkästä läsnäolosta ja laajasta käytöstä, mutta oma valinta kannattaa silti tehdä sen perusteella, millaisia kokouksia oikeasti käyt. Minusta hyvä aloitus on asentaa sovellus ennen seuraavaa tärkeää tapaamista, avata kutsu rauhassa ja kokeilla ääniasetukset ilman kiirettä. Näin mahdolliset kirjautumis- tai yhteysongelmat eivät tule vastaan juuri silloin, kun muiden pitäisi jo olla kokouksessa.

Lopullinen ajatus

Kaiken kaikkiaan Webex Meetings on loistava työkalu niille, jotka tarvitsevat luotettavan ja helppokäyttöisen sovelluksen kokousten järjestämiseen ja niihin osallistumiseen. Sen monipuoliset ominaisuudet ja erinomainen käyttöliittymä tekevät siitä erinomaisen valinnan niin pienille tiimeille kuin suurille yrityksillekin. Jos olet jatkuvasti liikkeellä tai työskentelet etänä, tämä sovellus voi olla juuri se, mitä tarvitset arjen helpottamiseen.