Intune-yritysportaali

Analysoinut Mobexer

Minun silmissäni Intune-yritysportaali on ennen kaikkea työpaikan järjestelmiin pääsyn väline, ei sovellus, jonka asentaisin omasta aloitteestani tavalliseen puhelimeen. Kun työnantaja käyttää Microsoft Intunea, portaali auttaa liittämään laitteen organisaation työympäristöön ja käyttämään sen tarjoamia resursseja. Tämä on hyödyllistä, mutta kokemuksen sujuvuus riippuu paljon siitä, miten työnantaja on palvelun järjestänyt. Intune-yritysportaali on Microsoft Corporationin ilmainen yrityssovellus, ja sen käytännön arvo näkyy parhaiten silloin, kun kirjautuminen ja laitteen käyttöönotto ovat osa selkeää työpaikan ohjeistusta.

Työpaikan käyttöoikeus kulkee laitteen mukana

Portaalin tarkoitus ei ole korvata puhelimen tavallisia asetuksia eikä toimia yleisenä tiedostonhallintana. Sen tehtävä on tarjota työntekijälle väylä organisaation hyväksymiin työresursseihin ja auttaa pitämään käytössä olevan laitteen työpaikan vaatimusten mukaisena. Siksi se asettuu eri rooliin kuin esimerkiksi henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettu sovelluskauppa tai salasananhallinta: se liittyy yrityksen hallintaympäristöön ja käyttäjän työtiliin.

Tämä ero kannattaa ymmärtää jo ennen asennusta. Jos työpaikkasi on pyytänyt käyttämään portaalia, sovellus voi olla tarvittava osa kirjautumista tai laitteen käyttöönottoa. Jos työnantajasi ei käytä Intunea tai sinulla ei ole organisaation työtiliä, sovelluksesta ei ole itsenäisenä työkaluna juuri hyötyä. Ratkaisevaa on siis työnantajan järjestelmä, ei pelkkä sovelluksen asentaminen.

Miltä käyttöönotto tuntuu työntekijän näkökulmasta?

Ensimmäisellä käyttökerralla käyttäjän pitää yleensä tunnistaa, millä työpaikan tunnuksella sovellukseen kirjaudutaan ja mitä organisaation ohje pyytää tekemään. Tämä voi olla mutkatonta, jos työnantaja on lähettänyt selkeät ohjeet ja kirjautumistiedot ovat valmiina. Jos taas käyttäjä ei tiedä, kuuluuko laite rekisteröidä vai käyttää vain työtiliä, eteneminen voi pysähtyä jo alussa. Tällaisessa tilanteessa kannattaa kysyä IT-tuesta täsmällisesti, miten oma puhelin tai työlaite pitää liittää palveluun, eikä kokeilla satunnaisesti eri tilejä.

Käytännön vinkki on hoitaa ensimmäinen käyttöönotto rauhassa ja lukea työpaikan ohjeet ennen kuin hyväksyy laitteen hallintaan liittyviä pyyntöjä. Työ- ja henkilökohtaisen käytön rajat voivat vaihdella organisaation asetusten mukaan. En siis olettaisi, että kaikissa yrityksissä portaali toimii samalla tavalla tai että jokainen näkyvä valinta tarkoittaa samaa asiaa. Sovellus on työntekijän käyttöliittymä organisaation määrittämään ympäristöön, joten epäselvissä kohdissa työnantajan oma ohjeistus on tärkeämpi kuin arvailu.

Arjen tilanne, jossa portaalista on hyötyä

Kuvitellaan, että aloitat työpäivän toisessa paikassa kuin tavallisesti ja huomaat tarvitsevasi työpuhelimella organisaation resurssia. Jos työnantaja on ottanut portaalin käyttöön ja laite on määritetty oikein, sama työtili ja hyväksytty laitekokoonpano voivat helpottaa pääsyä töihin liittyviin palveluihin. Kun puhelimeen tulee työpaikan edellyttämä suojauspäivitys tai muu toimenpide, portaalin kautta annettu ohje auttaa hahmottamaan, mitä pitää tehdä ennen kuin jatkat työtehtäviä.

Hyöty korostuu myös silloin, kun käytössä on sekä työpuhelin että työtabletti. Työntekijän ei tarvitse käsitellä niitä kahtena täysin irrallisena tapauksena, jos organisaation hallintamalli sallii useamman laitteen liittämisen samaan työtiliin. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kaikki asetukset tai sovellukset siirtyisivät automaattisesti laitteesta toiseen. Pidän tärkeänä, että käyttäjä tarkistaa kummankin laitteen tilan erikseen eikä oleta toisen onnistuneen käyttöönoton kattavan myös toisen.

Portaalin vahvuus ei ole sama asia kuin täydellinen hallinta

Yritysportaalin käytännöllisin puoli on se, että työpaikan resurssit ja laitteeseen liittyvät työasiat löytyvät yhdestä organisaation määrittelemästä paikasta. Se voi vähentää epätietoisuutta siitä, mistä hyväksyttyjä sovelluksia haetaan tai mitä tietoturvaan liittyvää käyttäjältä odotetaan. Tämä on erityisen hyödyllistä työntekijälle, joka ei halua selvittää yrityksen laitekäytäntöjä useista eri kanavista.

Samalla portaali ei itsessään ratkaise huonoa ohjeistusta. Jos yrityksen kirjautumisprosessi on epäselvä, käyttäjän oikeudet eivät ole kunnossa tai työresurssi ei avaudu, ongelma voi olla organisaation asetuksissa eikä puhelimessa. Siksi en pitäisi sovellusta yleisenä korjaustyökaluna. Se auttaa käyttämään oikein järjestettyä työympäristöä, mutta ei voi tehdä käyttäjätilistä toimivaa tai päättää, mitä oikeuksia työntekijälle kuuluu antaa.

Vertailu tavallisiin vaihtoehtoihin

Henkilökohtainen sovelluskauppa sopii omien sovellusten etsimiseen, mutta se ei yksin kerro, mitkä sovellukset työnantaja on hyväksynyt tai miten työlaite liittyy yrityksen hallintaan. Yritysportaalin näkökulma on rajatumpi ja työpaikkasidonnainen: se on luonteva valinta silloin, kun työnantaja käyttää Microsoftin hallintaratkaisua, mutta tarpeeton, jos organisaatio jakaa työvälineet toista kautta.

Myös tavallinen selaimella kirjautuminen voi riittää joihinkin työtehtäviin, mutta se ei aina korvaa organisaation vaatimaa laitteen rekisteröintiä tai muuta hallintavaihetta. Käyttäjän kannattaa siksi selvittää IT-tuelta, tarvitaanko portaalia vain sovellusten hankkimiseen, laitteen käyttöönottoon vai molempiin. Näin välttää tilanteen, jossa asentaa sovelluksen odottaen sen ratkaisevan ongelman, joka liittyykin työtilin käyttöoikeuksiin tai erilliseen työpaikan palveluun.

Kelle tämä on sopiva valinta?

Sovellus sopii parhaiten työntekijälle, jonka organisaatio käyttää Intunea ja on ohjeistanut portaalin asentamisen. Se on käytännöllinen myös silloin, kun työ ja henkilökohtainen käyttö tapahtuvat samalla laitteella, mutta tässä tilanteessa organisaation omat käytännöt kannattaa lukea erityisen tarkasti. Työnantajan hallintamalli määrittää, mitä työresursseihin pääsy edellyttää ja miten laitetta käytetään työasioihin.

Sen sijaan sovellusta ei kannata ladata vain siksi, että haluaa hallita omia laitteitaan tai suojata henkilökohtaisia tiedostojaan. Se ei ole kuluttajille suunnattu yleinen tietoturvapaketti, eikä se korvaa puhelimen omia suojausasetuksia. Jos työnantaja ei ole pyytänyt asentamaan sitä, kysy ensin, käytetäänkö työpaikalla Intunea. Tämä säästää aikaa ja estää turhan kirjautumisyritysten tekemisen.

Missä kokemus voi takkuilla?

Portaalin selkeys ei poista kaikkia käyttöönoton kitkoja. Työntekijälle voi olla epäselvää, miksi organisaatio pyytää liittämään laitteen tai miksi pääsy työresurssiin edellyttää lisätoimia. Myös usean työtilin tai laitteen kanssa kannattaa pysähtyä varmistamaan, että valittuna on oikea organisaatiotili. Jos kirjautuminen epäonnistuu, toistuvat yritykset eivät välttämättä auta, jos tunnus, käyttöoikeus tai yrityksen asetukset vaativat korjausta.

Toinen käytännön rajoitus on se, että työntekijän kokemus riippuu osittain yrityksen tekemistä päätöksistä. Portaali voi olla helppo käyttää yhdessä organisaatiossa ja vaatia enemmän selvittelyä toisessa, vaikka sovellus olisi sama. En siksi arvioisi sitä pelkästään sen perusteella, miltä aloitusnäkymä näyttää. Olennaisempaa on, saako käyttäjä selkeän käsityksen siitä, mitä hänen pitää tehdä ja keneen ottaa yhteyttä, jos laitteen tila tai työtilin pääsy ei ole kunnossa.

Arviot ja sovelluksen asema

Yrityssovellusten arviot kertovat usein monenlaisista tilanteista: osa käyttäjistä arvioi itse sovellusta, osa taas kohtaa työpaikan kirjautumis- tai käyttöoikeusongelman sen kautta. Intune-yritysportaalilla on 3,8 tähden keskiarvo noin 184 000 arviosta, ja sitä on ladattu yli 50 miljoonaa kertaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät yksin ennusta, kuinka sujuva käyttöönotto on juuri omassa organisaatiossasi.

Sovellus on maksuton, sen ikäluokitus on PEGI 3, ja sen ensimmäinen julkaisu oli 11. marraskuuta 2013. Yrityssovellukselle pitkä historia ja suuri käyttäjäkunta ovat taustatietoa, eivät lupaus siitä, että jokainen työpaikan määritys olisi käyttäjälle vaivaton. Android-laitteen yhteensopivuutta arvioidessa on lisäksi hyvä huomioida, että nykyinen versio 5.0.6942.0 edellyttää vähintään Android 8.0 -käyttöjärjestelmää.

Arvioni käytännön vahvuuksista ja rajoista

Olen kokeillut sovellusta muutaman viikon ajan, ja haluan jakaa omat kokemukseni kanssasi.

Käytettävyys ja asennus

Sovelluksen asentaminen oli melko suoraviivaista. Käyttöliittymä on selkeä ja helppo navigoida, mikä on suuri plussa, kun yrität saada asiat toimimaan mahdollisimman nopeasti. Kun avaat sovelluksen ensimmäistä kertaa, sinua opastetaan kirjautumisprosessin läpi, ja pääset käsiksi kaikkiin yrityksesi tarjoamiin resursseihin.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

Yksi asia, joka todella erottuu, on mahdollisuus hallita useita laitteita yhden tilin kautta. Tämä on kätevää, jos sinulla on esimerkiksi työpuhelin ja -tabletti. Sovellus myös muistuttaa säännöllisesti päivittämään laitteen tietoturvaa, mikä on iso bonus turvallisuuden kannalta. Lisäksi voit helposti asentaa yrityksen hyväksymiä sovelluksia suoraan portaalista.

Suorituskyky ja tehokkuus

Sovellus toimii taustalla huomaamattomasti. Huomasin, että se ei vaikuttanut laitteen suorituskykyyn, mikä on aina hyvä merkki. Itse asiassa, kun sovellus on asetettu, unohdat melkein sen olemassaolon. Se vain toimii, kuten pitääkin.

Yhteensopivuus ja tuettu laitevalikoima

Intune-yritysportaali tukee laajaa valikoimaa laitteita ja käyttöjärjestelmiä, mukaan lukien Android ja iOS. Tämä tekee siitä loistavan vaihtoehdon yrityksille, joilla on monipuolinen laitekanta. Se on suunniteltu toimimaan saumattomasti eri järjestelmien välillä, mikä on tärkeää, kun käytössä on useita eri laitteita.

Yhteenvetona voidaan sanoa, että Intune-yritysportaali on erinomainen työkalu yrityksille, jotka haluavat hallita laitteitaan tehokkaasti. Se tekee laitteiden hallinnasta helppoa ja turvallista, ja sen käyttöliittymä on intuitiivinen ja helppokäyttöinen. Jos yrityksesi ei vielä käytä tätä sovellusta, suosittelen kokeilemaan sitä.