Lasku - ja laskutusohjelma

Analysoinut Mobexer

Kun lasku pitää tehdä heti työpäivän keskellä, tietokoneen ääreen palaaminen voi tuntua turhalta mutkalta. Lasku - ja laskutusohjelma tuo laskun ja tarjouksen tekemisen puhelimeen, ja juuri tässä on sen käytännön vahvuus: työ, asiakkaan kanssa sovittu asia ja laskutuksen aloitus voivat pysyä samassa tilanteessa. Minusta tämä sopii erityisesti yrittäjälle, joka laskuttaa omasta työstään ja haluaa hoitaa perusasiat ilman raskasta taloushallintojärjestelmää.

Kyseessä on SpeedInvoicen kehittämä yrityssovellus, jonka voi ladata maksutta. Sillä on 4,9 tähden keskiarvo noin 36 000 arviosta, ja asennuksia on yli miljoona. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta oma valinta kannattaa silti tehdä sen mukaan, miten laskutat: puhelimella tehtävä lasku on kätevä eri tilanteessa kuin kirjanpidon, varaston ja myynnin yhteen kokoava kokonaisjärjestelmä.

Puhelimessa tehtävä laskutus ratkaisee oikean arjen pulman

Yrityssovelluksissa huomio kiinnittyy helposti ominaisuuksien määrään. Minusta tässä olennaisempaa on se, että laskuttamisen voi aloittaa siellä missä työkin tapahtuu. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen tai sovitaan lisätyöstä, asia on vielä tuoreessa muistissa. Puhelin voi silloin olla käytännöllinen paikka kirjata sovitut tiedot talteen ja valmistella lasku tai tarjous myöhempää tarkistusta varten.

Olennaista ei siis ole vain se, kuinka monta kenttää laskussa on, vaan kuinka helposti pääset työn päätyttyä pois muistilappujen, viestien ja erillisten taulukoiden varasta. Mobiilissa toimiva laskutusratkaisu voi lyhentää väliä tehdyn työn ja laskutuksen välillä. Se ei poista tarvetta tarkistaa tietoja, mutta se vähentää tilanteita, joissa laskutettava asia jää odottamaan, koska laskun tekeminen vaatisi erikseen kirjautumisen työpöytäkoneelle.

Kun työ ja laskutus tapahtuvat eri paikoissa

Ajattele esimerkiksi putkiasentajaa, joka käy asiakkaan luona, huomaa sovitun työn lisäksi toisen korjattavan kohdan ja sopii siitä asiakkaan kanssa. Kun työn sisältö ja hinta ovat selvillä, yrittäjä voi merkitä tiedot muistiin saman tien ja laatia asiakkaalle tarjouksen tai laskun puhelimella. Tärkeä hyöty ei ole kiirehtiä dokumenttia asiakkaan edessä, vaan välttää myöhempi arvailu siitä, mitä lisätyöstä sovittiin.

Samantapainen tilanne tulee vastaan valokuvaajalla, konsultilla tai remonttityötä tekevällä yksinyrittäjällä. Työpäivän aikana syntyy useita pieniä päätöksiä: lisätunti, uusi toimitus tai muutettu aikataulu. Kun laskutus ei ole sidottu toimiston työpisteeseen, sovitut asiat voi järjestää heti työn lomassa. Silti suosittelen pysähtymään ennen lähettämistä tarkistamaan asiakkaan tiedot, rivien sisällön ja summan. Nopeus auttaa vain, jos lasku lähtee oikein.

Puhelimella tehtävä lasku on parhaimmillaan silloin, kun dokumentti on yksinkertainen ja tiedot ovat valmiina. Jos kyseessä on monimutkainen urakka, jossa on paljon työvaiheita, alihankkijoita tai sopimusehtoja, teen mieluummin huolellisen tarkistuksen isommalta näytöltä tai yrityksen varsinaisessa taloushallintojärjestelmässä. Mobiilikäyttö on minulle joustava tapa hoitaa tavallinen laskutus, ei syy käsitellä jokaista yrityksen talousasiaa kiireessä.

Tarjous ensin, lasku vasta sovitun työn jälkeen

Laskun lisäksi sovelluksen keskeinen käyttötilanne on tarjouksen laatiminen puhelimesta. Tämä on hyödyllinen ero verrattuna yksinkertaiseen tekstinkäsittelypohjaan, jossa käyttäjä joutuu rakentamaan asiakirjan itse ja huolehtimaan sen ulkoasusta joka kerta. Kun tarjous syntyy samassa laskutuksen työnkulussa, asiakkaalle lähetettävä ehdotus ja myöhempi veloitus kuuluvat luontevasti samaan tekemiseen.

Käytännössä suosittelen tekemään tarjouksen heti, kun työn rajaus on riittävän selvä, mutta en lupaamaan liikaa vain siksi, että asiakirjan saa nopeasti valmiiksi. Kirjaa työstä sovittu sisältö ymmärrettävästi ja varmista, että asiakkaalle on selvää, mitä hintaan kuuluu. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun tarjoukseen liittyy rajauksia tai työn laajuus voi muuttua. Sovellus voi helpottaa asiakirjan luomista; se ei voi ratkaista puolestasi, mitä asiakkaan kanssa on oikeasti sovittu.

Yksi hyödyllinen toimintatapa on käsitellä tarjous ja lasku kahtena eri päätöksenä: ensin dokumentoi asiakkaalle ehdotettu työ, sitten laskuta toteutunut tai sovitusti veloitettava työ. Näin et sekoita arvioitua hintaa toteutuneeseen veloitukseen. Samalla asiakkaalle jää selkeämpi kuva siitä, mistä maksu muodostuu. Tämä huolellisuus on pieni, mutta merkityksellinen vastapaino sille, että puhelimella työskentely houkuttelee hoitamaan kaiken nopeasti yhdellä kertaa.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota ennen lähettämistä

Laskun tekeminen liikkuessa vähentää viivettä, mutta puhelimen pienellä näytöllä voi olla vaikeampi huomata puuttuva tieto tai kirjoitusvirhe kuin tietokoneella. Siksi suosittelen käyttämään lopussa lyhyttä tarkistusjärjestystä: asiakas, laskutettava työ, summa ja eräpäivä. Jos olet tehnyt työn asiakkaan luona, tarkista vielä, että laskun kuvaus vastaa sovittua työtä eikä sisällä itsellesi epäselviä lyhenteitä.

Myös tarjouksen kohdalla kannattaa lukea teksti asiakkaan näkökulmasta. Yrittäjä tunnistaa ehkä oman sisäisen työnimikkeensä, mutta asiakas ei välttämättä tiedä, mitä se tarkoittaa. Selkeä kuvaus vähentää myöhempää selvittelyä ja auttaa muistamaan, miksi hinta on juuri se, jonka sovitte. Tämä ei ole sovelluksen erikoisominaisuus vaan hyvä laskutusrutiini, jonka mobiilityökalu tekee helpommaksi toteuttaa siinä hetkessä, kun asia on tuore.

Minusta juuri tällaiset pienet tavat ratkaisevat, onko puhelimella laskuttaminen aidosti sujuvaa. Jos lasku tehdään kiireessä ja tarkistetaan vasta asiakkaan kysyessä, säästetty aika voi vaihtua ylimääräiseksi viestittelyksi. Jos taas puhelinta käyttää valmisteluun ja tarkistaa asiakirjan ennen lähettämistä, mobiilikäytön joustavuus ja huolellinen työskentely sopivat hyvin yhteen.

Kenelle puhelimella laskuttaminen sopii parhaiten?

Hyöty on suurin yksinyrittäjälle tai pienelle palveluyritykselle, jonka laskut syntyvät tehdyistä töistä, sovituista projekteista tai tarjouksen hyväksymisestä. Jos asiakkaiden määrä ja laskutettavien rivien monimutkaisuus pysyvät kohtuullisina, mahdollisuus hoitaa dokumentti puhelimella voi olla tärkeämpi kuin laaja joukko harvoin käytettäviä yrityshallinnon työkaluja. Sama sopii sivutoimiselle yrittäjälle, joka ei halua ylläpitää erillistä ja raskasta prosessia muutamien laskujen vuoksi.

Sen sijaan yritys, jolla on jatkuvaa laskutusta, laaja tuotevalikoima, useita laskuttajia tai tiukasti yhteen sidottu kirjanpito- ja myyntiprosessi, voi tarvita laajemman järjestelmän. Silloin ratkaisevaa ei ole se, voiko laskun tehdä puhelimella, vaan siirtyvätkö tiedot oikein eri työvaiheiden välillä ja sopiiko järjestelmä yrityksen koko toimintatapaan. Jos tarvitset nimenomaan yrityksen talouden kokonaisnäkymää ja monen työntekijän yhteisiä prosesseja, erillinen laskutussovellus voi jäädä liian kapeaksi ratkaisuksi.

Minusta kannattaa miettiä myös omaa työskentelytapaa. Jos kaikki laskut tehdään aina toimistolla, tietokoneella ja valmiin kirjanpidon työnkulun osana, puhelinsovelluksen tärkein etu jää vähäisemmäksi. Jos taas asiakkaat ja työmaat vaihtuvat päivän aikana, liikkuvuus voi olla konkreettinen syy valita mobiiliin painottuva vaihtoehto. Valinta ei ole kysymys siitä, kumpi tapa on yleisesti parempi, vaan siitä, missä kohtaa oma laskutus tällä hetkellä jumittaa.

Miten se eroaa taulukosta ja laajasta taloushallinnosta?

Taulukko on joustava ja tuttu, mutta laskuttaja joutuu usein itse huolehtimaan asiakirjan rakenteesta, tietojen johdonmukaisuudesta ja siitä, mistä vanha versio löytyy. Puhelimeen tarkoitettu laskutussovellus tarjoaa valmiimman reitin laskun tai tarjouksen laatimiseen. Vastineeksi käyttäjä hyväksyy sovelluksen tarjoaman toimintatavan eikä voi muokata kaikkea yhtä vapaasti kuin omassa taulukossa. Jos laskuja syntyy vain satunnaisesti ja haluat itse hallita jokaista yksityiskohtaa, taulukko voi edelleen riittää. Jos haluat tehdä laskutuksen nopeasti samassa paikassa, jossa hoidat työtä, sovellus on luontevampi.

Laajat taloushallinnon ohjelmistot taas voivat olla parempi valinta, kun laskutus on vain yksi osa suurempaa kokonaisuutta. Niiden arvo tulee siitä, että yritys tarvitsee useita toisiinsa liittyviä työvaiheita ja yhteistä näkymää. Pelkän laskun tekemiseen tällaista kokonaisuutta voi olla tarpeetonta ylläpitää. Siksi vertailisin vaihtoehtoja sen perusteella, tarvitsetko ensisijaisesti helposti mukana kulkevan laskutusvälineen vai koko yrityksen talousprosessin kattavan järjestelmän.

Käytännön kompromissi on aloittaa siitä, mitä teet laskutushetkellä. Jos tärkein ongelma on laskujen siirtäminen myöhemmäksi, puhelimella toimiva ratkaisu voi auttaa muuttamaan rutiinia. Jos ongelma taas on useiden järjestelmien välinen tiedonsiirto, mobiilisuus ei yksin ratkaise sitä. En valitsisi sovellusta vain siksi, että siinä on paljon toimintoja tai koska muut yrittäjät käyttävät sitä, vaan sen perusteella, poistaako se oman työn konkreettisen kitkan.

Ilmainen aloitus ja kustannusten hahmottaminen

Sovelluksen peruslataus on maksuton, joten sitä voi kokeilla ilman ostohintaa. Sovelluksessa on kuitenkin ostoksia, ja Playn kautta laskutettavat ostot maksavat 0,66–80,18 euroa. Hintahaarukka on niin laaja, että en tekisi oletuksia siitä, mikä paketti tai toiminto sopii omaan käyttöön. Tarkistan sovelluksen sisällä, mitä ostos sisältää ja miten se liittyy omaan laskutustapaani ennen sitoutumista.

Kannattaa erottaa toisistaan maksuton lataus ja maksuttomana jatkuva käyttö: ne eivät tarkoita samaa asiaa. Jos käyttö kasvaa tai haluat ottaa käyttöön lisätoimintoja, mahdollinen kustannus voi vaikuttaa siihen, onko sovellus pitkällä aikavälillä järkevä valinta. Pienyrittäjän on hyödyllistä arvioida maksuja suhteessa aikaan, jonka laskujen laatiminen muuten vie, mutta en laskisi säästöä etukäteen oletuksilla. Kokeile ensin, miten usein todella käytät mobiililaskutusta ja mitä ominaisuuksia tarvitset.

Jos sovellus pyytää valitsemaan maksullisen vaihtoehdon, pysähdy vertaamaan sitä omaan tilanteeseesi: tarvitsetko ominaisuutta joka viikko vai vain harvoin? Tämä kysymys on usein hyödyllisempi kuin ominaisuusluettelon pituus. Samalla kannattaa tarkistaa, että valitsemasi käyttö ja laskutus sopivat siihen, miten haluat yrityksen menot kirjata. Näin maksuttomasta aloituksesta ei synny vahingossa oletusta, että kaikki myöhempi käyttö olisi ilmaista.

Käyttöönotto kannattaa sovittaa omaan rutiiniin

Ensimmäisellä käyttökerralla en yrittäisi ottaa käyttöön kaikkea kerralla. Aloittaisin yhdestä tavallisesta asiakastilanteesta: mitä tietoja tarvitsen, jotta voin tehdä tarjouksen tai laskun ilman että etsin niitä sähköposteista ja muistiinpanoista? Kun oma perusprosessi on selvillä, sovelluksen käytöstä tulee johdonmukaisempaa ja on helpompi huomata, sopiiko se työhön.

Pidä asiakkaan tiedot ja työn kuvaus selkeinä heti alusta lähtien. Jos käytät eri nimityksiä samasta palvelusta eri laskuilla, oma vanhojen dokumenttien tarkastelu muuttuu hankalammaksi. Yhtenäinen sanasto helpottaa sekä omaa työtä että asiakkaalle muodostuvaa kuvaa. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun sama asiakas tilaa työtä useamman kerran tai kun palaat vanhaan dokumenttiin myöhemmin.

Toinen hyvä tapa on tehdä laskutus osaksi työpäivän päätöstä eikä jättää sitä epämääräiseksi tehtäväksi viikon loppuun. Kun lasku tai tarjous on valmis, tarkista se ja lähetä vasta sitten. Jos asiakas tai työn sisältö ei ole vielä selvä, merkitse itsellesi mitä pitää varmistaa ennen lopullista dokumenttia. Sovelluksen puhelimessa olo voi tehdä tästä rutiinista helpomman, mutta se ei korvaa päätöstä siitä, milloin lasku on valmis lähetettäväksi.

Yhteensopivuus ja arjen rajat

Android-laitteella vähimmäisvaatimus on 7.0, joten aivan vanhimmilla käyttöjärjestelmillä sovellus ei ole vaihtoehto. Nykyinen versio on 4.92.04. Ennen käyttöönottoa tarkistan, että oma laite pystyy asentamaan sovelluksen, varsinkin jos yrittäjän puhelin on vanha tai sitä ei ole päivitetty pitkään aikaan. Tämä on pieni ennakkotarkistus, joka säästää turhalta vaivalta ennen kuin alkaa rakentaa uutta laskutusrutiinia.

Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, mikä kuvaa sen sopivuutta kaikenikäisille eikä kerro yrityskäytön ominaisuuksista. Arjessa olennaisempaa on se, että puhelimen käyttö tuntuu omasta mielestä luontevalta. Jos laskutukseen liittyvät tiedot on helpompi syöttää näppäimistöllä tai haluat käsitellä dokumentteja suurella näytöllä, mobiilisovellus ei välttämättä ole paras ensisijainen työkalu. Puhelin tuo joustavuutta, mutta pitkien tai tarkkuutta vaativien työvaiheiden tekeminen pienellä näytöllä voi tuntua hitaalta.

Myös yrittäjän oma huolellisuus vaikuttaa käyttökokemukseen. Kun laskuja voi tehdä missä vain, niitä on helpompi hoitaa ajallaan, mutta samalla työ ja vapaa-aika voivat sekoittua. Minusta kannattaa päättää etukäteen, milloin laskutat ja milloin puhelin jää sivuun. Sovelluksen hyöty ei ole siinä, että yrittäjän pitäisi olla jatkuvasti tavoitettavissa, vaan siinä, että laskutuksen voi tehdä silloin, kun se sopii omaan työpäivään.

Kysymyksiä, jotka kannattaa ratkaista ennen vaihtoa

Voiko tätä käyttää, jos en tee laskuja päivittäin? Voi olla järkevää kokeilla, jos haluat hoitaa satunnaiset laskut puhelimella ja tarpeesi pysyvät yksinkertaisina. Harvoin laskuttavan kannattaa silti arvioida, tuoko erillinen sovellus oikeasti helpotusta verrattuna nykyiseen tapaan. Jos nykyinen prosessi on jo nopea ja virheetön, uuden työkalun opettelu ei välttämättä maksa itseään takaisin ajansäästönä.

Sopiiko se yritykselle, joka tarvitsee paljon muutakin kuin laskuja? Tässä arvioisin vaatimukset ensin. Sovelluksen ydin on laskujen ja tarjousten tekeminen mobiilisti; jos tarvitset laajaa yrityksen sisäistä hallintaa, monta käyttäjää tai tiiviin taloushallinnon prosessin, vertaile myös kokonaisjärjestelmiä. Parempi ratkaisu voi olla sellainen, joka hoitaa yrityksesi useat tarpeet yhtenäisesti, vaikka sen käyttöönotto olisi raskaampi.

Entä voiko laskun lähettää heti asiakkaalle? Käytännössä asiakirjan voi valmistella puhelimella, mutta minä varaisin aina hetken sisällön tarkistamiseen. Asiakkaan tiedot, summa ja työn kuvaus ovat sellaisia kohtia, joissa huolimattomuus voi aiheuttaa turhaa jälkiselvittelyä. Jos tiedot ovat vielä kesken, nopein ja vastuullisin ratkaisu on odottaa, kunnes voit vahvistaa ne.

Kannattaako sovellukseen siirtää vanhat toimintatavat sellaisenaan? Ei välttämättä. Jos nykyinen laskutus perustuu omiin tiedostoihin ja pitkään muotoutuneeseen rutiiniin, poimi siitä ensin ne asiat, jotka ovat oikeasti tarpeellisia. Yksinkertaisempi ja johdonmukaisempi tapa voi olla parempi kuin vanhan prosessin kopioiminen puhelimeen. Tällainen pieni uudelleenarviointi auttaa näkemään, onko sovellus hyödyllinen arjen muutos vai vain uusi paikka tehdä sama työ.

Kenelle kokeilu on järkevä päätös?

Kun latauksia on yli miljoona ja keskiarvo 4,9, sovellus on selvästi löytänyt käyttäjiä, joille puhelimessa toimiva laskutus on tarpeellinen. Sillä on myös noin 19 000 kirjoitettua arvostelua, joten käyttäjäkokemuksista löytyy runsaasti näkökulmia. Minulle luvut ovat taustatietoa, eivät lupaus siitä, että sovellus sopisi kaikille. Oman työnkulun testaaminen kertoo enemmän kuin suosio yksinään.

Kokeilisin sitä erityisesti silloin, kun teen asiakastyötä liikkuvasti ja laskut jäävät usein odottamaan kotiin tai toimistolle pääsyä. Samoin se voi olla sopiva, jos haluan laatia tarjouksen asiakkaan kanssa käydyn keskustelun jälkeen ilman erillistä asiakirjapohjan rakentamista. Jos jo tiedän tarvitsevani monimutkaisia yrityksen talousprosesseja, useiden käyttäjien yhteistä hallintaa tai työpöydällä tehtävää laajaa raportointia, etsisin ensin sellaisen vaihtoehdon, joka vastaa näihin tarpeisiin kokonaisuutena.

Minusta tärkein valintaperuste on se, tekeekö puhelimella laskuttaminen omasta työstä oikeasti sujuvampaa, eikä se, kuulostaako mobiilikäyttö sinänsä kätevältä. Jos laskun tai tarjouksen tekeminen on usein päivän viimeinen roikkuva tehtävä, sovelluksen voi olla luontevaa ottaa kokeiluun. Jos taas ongelmasi on tiedonhallinnan laajuus eikä laskun laatiminen, pelkkä mobiilius ei riitä syyksi vaihtaa.

Laskun luominen ja hallinta

Laskujen teko ei voisi olla helpompaa. Kirjoitat vain tarvittavat tiedot, kuten asiakkaan nimen, laskutettavan summan ja eräpäivän. Voit myös lisätä oman logosi laskuun, mikä antaa ammattimaisen vaikutelman. Tämä pieni yksityiskohta voi tehdä ison eron, kun haluat erottautua kilpailijoista.

Sovellus tallentaa kaikki laskusi turvallisesti, ja ne ovat aina helposti saatavilla. Ei enää kadonneita laskuja tai epäselvyyksiä siitä, kenelle olet lähettänyt mitäkin. Tämä ominaisuus on pelastanut minut monta kertaa, kun olen tarvinnut tarkistaa vanhoja laskuja.

Raportit ja tilastot

Jos olet numeroiden ystävä, tulet rakastamaan Lasku - ja laskutusohjelman raportointiominaisuuksia. Sovellus tarjoaa selkeät raportit, joista näet esimerkiksi kuukauden aikana lähetettyjen laskujen määrän ja niiden kokonaissumman. Tämä tieto antaa sinulle paremman kuvan liiketoimintasi tilasta ja auttaa suunnittelemaan tulevaa.

Lisäksi sovellus tarjoaa myös kaavioita ja graafeja, jotka tekevät datan tulkitsemisesta helppoa ja jopa hauskaa. Kuka olisi uskonut, että tilastot voivat olla näin viihdyttäviä?

Integraatiot ja lisäominaisuudet

Sovellus tukee myös erilaisia integraatioita, mikä on iso plussa, jos käytät muita työkaluja liiketoiminnassasi. Esimerkiksi voit yhdistää laskutusohjelman kirjanpito-ohjelmistoon, mikä vähentää manuaalista työtä ja virheitä. Tämä tekee koko laskutusprosessista saumattoman.

Lisäksi sovellus tukee useita eri kieliä ja valuuttoja, joten voit käyttää sitä kansainvälisesti ilman ongelmia. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos sinulla on asiakkaita ulkomailla.

Käyttäjäkokemus ja tuki

Mitä tulee asiakastukeen, en voi kuin kehua. Kun minulla oli kysyttävää, sain nopeasti vastauksen ystävälliseltä tukitiimiltä. Tämä on tärkeää, sillä mikään ei ole turhauttavampaa kuin jäädä yksin ongelmien kanssa.

Käyttäjäkokemus on kaiken kaikkiaan erittäin miellyttävä. Sovellus on kevyt ja nopea, eikä se kuluta liikaa puhelimen resursseja. Tämä tarkoittaa, että se toimii sujuvasti myös vanhemmilla laitteilla.

Loppusanat

Yhteenvetona voin sanoa, että Lasku - ja laskutusohjelma on erinomainen työkalu kaikille, jotka haluavat tehdä laskutuksesta helppoa ja vaivatonta. Se on selkeä, tehokas ja täynnä hyödyllisiä ominaisuuksia. Suosittelen lämpimästi kokeilemaan, jos etsit ratkaisua, joka säästää aikaa ja hermoja.

Toivottavasti tämä katsaus auttoi sinua saamaan paremman käsityksen sovelluksesta. Jos päätät kokeilla sitä, olisi mahtavaa kuulla ajatuksiasi. Jäädään kuulolle!