Renta Easy

Analysoinut Mobexer

Kun avasin Renta Easyn ensimmäistä kertaa, odotin ennen kaikkea yksinkertaista tapaa pitää vuokrakalusto paremmin hallinnassa. Sovellus on Renta Groupin kehittämä yrityskäyttöön tarkoitettu työkalu, jonka ydin on käytännöllinen: vuokrakaluston hallinta ja vuokraaminen samasta mobiilikäyttöliittymästä. Se ei yritä olla yleinen työajanseuranta, taloushallinnon ohjelma tai kuluttajille suunnattu ostossovellus, vaan keskittyy tilanteisiin, joissa kalustoa lainataan, palautetaan ja pidetään liikkeessä.

Minulle sen kiinnostavin puoli on juuri tämä rajaus. Kun työpäivä on kiireinen, vuokrattavan laitteen tai muun kaluston tietojen pitäisi löytyä ilman pitkää kiertotietä. Renta Easy on ilmainen sovellus, ja sen ikäraja on PEGI 3, joten käyttöönotto ei tunnu raskaalta tai erityisen tekniseltä. Sovelluksen arvo riippuu silti paljon siitä, kuulutko sen kohderyhmään. Jos tarvitset oman yrityksen vuokrakaluston käsittelyyn mobiilityökalun, siinä on järkeä. Jos taas etsit tavallista tavaroiden jakamiseen tai henkilökohtaiseen lainaamiseen tarkoitettua sovellusta, tämä ei todennäköisesti ole oikea paikka.

Renta Easy käytännössä: mitä ensimmäiseltä käyttökerralta kannattaa odottaa

Renta Easy kannattaa ajatella työn apuvälineenä, ei sovelluksena, jota selataan huvikseen. Ensimmäinen hyödyllinen tavoite on saada oma vuokraukseen liittyvä työvaihe hoidettua: kaluston etsiminen, vuokraamisen aloittaminen tai olemassa olevan vuokrauksen tarkistaminen. Käyttökokemus tuntuu parhaimmillaan selkeältä silloin, kun tiedät jo ennen avaamista, mitä olet tekemässä.

Sovelluksen nykyinen versio on 2.4.1, ja se toimii Androidissa, jonka vähimmäisvaatimus on versio 7.0. Tämä on hyvä uutinen yrityksille, joissa käytössä ei ole kaikkein uusia puhelimia. Toisaalta vanhempi käyttöjärjestelmä ei yksin takaa sitä, että jokainen laite tuntuu yhtä sujuvalta. Jos puhelin on hidas tai näyttö pieni, kaluston tietojen tarkistaminen voi vaatia hieman enemmän kärsivällisyyttä kuin uudemmalla laitteella.

Renta Easyllä on Google Play -kaupassa 4,6:n keskiarvo 22 arviosta, ja sovellusta on asennettu yli 10 000 kertaa. Näitä lukuja tulkitsen ennen kaikkea merkkinä siitä, että sovelluksella on selkeä yrityskäyttäjien kohderyhmä ja että sen perusidea on saanut hyvän vastaanoton. Arvioiden määrä on kuitenkin vielä melko pieni, joten en tekisi pelkän keskiarvon perusteella johtopäätöstä siitä, että sovellus sopii jokaiseen vuokrausprosessiin.

Ensimmäinen käytännön huomio on tämä: pidä sovellus avoinna sellaisessa paikassa, jossa pystyt tarkistamaan kaluston tiedot rauhassa. Työmaalla tai varastossa puhelinta käytetään usein yhdellä kädellä, hanskat kädessä tai kiireen keskellä. Siksi kannattaa ensin opetella, mistä vuokraamiseen liittyvä näkymä löytyy, ennen kuin sovellusta tarvitsee käyttää nopeasti asiakkaan tai työkaverin edessä.

Asennuksen jälkeen kannattaa aloittaa rauhallisesti

Kun asennat sovelluksen, älä aloita ensimmäistä kertaa keskellä kiireistä noutoa. Varaa hetki sille, että katsot näkymät läpi ja hahmotat, miten kaluston hallinta ja vuokraaminen on eroteltu. Tällainen ennakkotutustuminen on erityisen hyödyllistä käyttäjälle, joka ei normaalisti työskentele mobiilisovellusten kanssa.

Ensimmäisessä kokeilussa kannattaa pitää mielessä yksi yksinkertainen kysymys: haluanko hallita jo olemassa olevaa vuokraukseen liittyvää kalustoa vai aloittaa uuden vuokraustapahtuman? Kun tämä ero on selvä, väärän toiminnon valitseminen on epätodennäköisempää. Yrityssovelluksissa suurin kitka ei aina synny teknisestä viasta, vaan siitä, että käyttäjä yrittää tehdä oikeaa asiaa väärässä kohdassa.

Minusta Renta Easyn etu on se, että puhelin kulkee mukana kaluston luo. Erillisen tietokoneen avaaminen ei ole aina mahdollista, jos työ tapahtuu varastossa, ajoneuvon vieressä tai asiakkaan tiloissa. Mobiilimuoto tekee tarkistamisesta luontevampaa kuin perinteinen toimistokeskeinen järjestelmä, vaikka laajempi hallinnointi voikin edelleen tuntua paremmalta isolla näytöllä.

Jos käytät sovellusta ensimmäistä kertaa yrityksen työntekijänä, varmista ensin, että tiedät millä yrityksen toimintatavalla sinun kuuluu edetä. Sovelluksen asentaminen on vain tekninen alku; varsinainen käyttöönotto riippuu siitä, miten työnantajasi hoitaa vuokraukseen liittyvät vastuut. Käytännössä voit kysyä esihenkilöltä tai kokeneemmalta työkaverilta, mikä on ensimmäinen tehtävä, joka sovelluksessa kuuluu sinulle. Näin et joudu kokeilemaan toimintoja arvailun varassa.

Ensiasennuksessa kannattaa myös varata puhelimeen riittävästi akkua ja pitää laite helposti saatavilla. Tämä ei ole sovelluksen erikoisvaatimus, vaan pieni käytännön asia, jolla vältät keskeytyksen juuri silloin, kun seisot kaluston vieressä. Jos yrityksessä käytetään työpuhelinta, tarkista ennen työtilannetta, että se on mukana ja että osaat avata sovelluksen nopeasti. Näin ensimmäinen kokeilu tuntuu hallitulta eikä muutu säätämiseksi.

Ensimmäinen onnistunut käyttötapaus

Ajatellaan tavallista työpäivää. Olet lähdössä toimittamaan vuokrakalustoa ja haluat varmistaa ennen lähtöä, että käsittelet oikeaa vuokraukseen liittyvää kokonaisuutta. Avaa Renta Easy, etsi tarvittava kalusto ja tarkista tiedot ennen kuin siirryt seuraavaan vaiheeseen. Tavoite ei ole käyttää sovellusta pitkään, vaan tehdä yksi tärkeä tarkistus ilman paperilappuja tai muistikuvaan luottamista.

Jos olet uusi käyttäjä, tee ensimmäinen harjoituskierros silloin, kun todellinen tilanne ei paina päälle. Käy läpi sama polku, jota käyttäisit noudon tai toimituksen yhteydessä, mutta pysähdy jokaisessa kohdassa lukemaan näytön tekstit. Tämä auttaa huomaamaan, missä kohtaa sovellus pyytää sinulta päätöksen ja missä kohtaa se vain näyttää jo olemassa olevia tietoja.

Ensimmäinen onnistuminen syntyy, kun löydät oikean kaluston ja saat vuokraukseen liittyvän työvaiheen päätökseen ilman ulkopuolista kiertotietä. Se kuulostaa vaatimattomalta, mutta juuri tällainen nopea ja toistettava onnistuminen ratkaisee, tuleeko sovelluksesta osa työpäivää vai jääkö se käyttämättömäksi kuvakkeeksi puhelimen näytölle.

Hyvä käytäntö on tarkistaa tiedot kahdesti ennen lopullista vahvistamista, etenkin jos useampi samanlainen laite tai kalustokokonaisuus näyttää samalta. Mobiilinäkymässä yksi nopea napautus voi tuntua riittävältä, mutta vuokrauksessa väärän kohteen valitseminen aiheuttaa enemmän työtä myöhemmin. Siksi kiireen säästäminen kannattaa aloittaa oikean kohteen varmistamisesta, ei mahdollisimman nopeasta etenemisestä.

Esimerkiksi aamun ensimmäisessä luovutuksessa työntekijä voi ensin etsiä sovelluksesta vuokraukseen liittyvän kohteen, tarkistaa sen ennen kuin kalusto siirretään ajoneuvoon ja vasta sitten jatkaa yrityksen sovitun prosessin mukaan. Tämä järjestys auttaa erottamaan toisistaan kaksi asiaa, jotka kiireessä helposti sekoittuvat: mitä laitetta ollaan käsittelemässä ja mikä työvaihe on vielä tekemättä. Jos kohde ei tunnu oikealta, kannattaa pysähtyä ja selvittää asia ennen kuin jatkaa, eikä yrittää korjata epäselvyyttä myöhemmin muistista.

Toinen käyttötilanne on vuoron lopussa tehtävä lyhyt tarkistus. Kun kalustoa on päivän aikana käsitellyt useampi työntekijä, voit palata sovellukseen ja varmistaa, että oma osuus vuokrauksen etenemisestä on tullut hoidettua. Tämä ei poista tarvetta sopia vastuunjaosta, mutta se tekee omasta työvaiheesta helpommin tarkistettavan. Erityisen hyödyllistä se on silloin, kun seuraava työntekijä jatkaa samasta tilanteesta eikä ole ollut mukana alkuperäisessä luovutuksessa.

Kolme työskentelytapaa, jotka helpottavat käyttöä

Ensimmäinen hyödyllinen oivallus on erottaa kaluston hallinta ja vuokraaminen omiksi työvaiheikseen. Ennen kuin aloitat uuden vuokrauksen, tarkista ensin, mitä kalustoa olet oikeasti käsittelemässä. Tämä vähentää sekaannusta tilanteissa, joissa samassa paikassa on useita samankaltaisia koneita, välineitä tai muita vuokrattavia kokonaisuuksia.

Toinen vinkki liittyy työvuoron vaihtoon. Jos useampi työntekijä käyttää samaa prosessia, sopikaa keskenänne, missä kohdassa vuokrauksen tila tarkistetaan ja milloin seuraava henkilö ottaa vastuun. Sovellus voi helpottaa tiedon löytämistä, mutta se ei yksin ratkaise epäselvää työnjakoa. Renta Easy toimii parhaiten, kun yrityksellä on yhteinen tapa kirjata ja tarkistaa asiat.

Kolmas huomio koskee käyttöä verkon ja laitteen kannalta. Ennen kuin lähdet paikkaan, jossa yhteys voi olla epävarma, avaa tarvittavat näkymät toimistolla tai paikassa, jossa puhelin toimii varmasti. En pidä tätä sovelluksen erityisenä ominaisuutena, vaan järkevänä varotoimena kaikissa mobiilipohjaisissa yritystehtävissä. Älä rakenna tärkeää luovutusta sen varaan, että kaikki toimii täydellisesti juuri viimeisellä hetkellä.

Neljäs, hieman vähemmän ilmeinen hyöty on jälkikäteen tehtävä tarkistus. Kun työpäivä on ollut kiireinen, on helppo muistaa vain se, mikä meni viimeksi. Palaa sovellukseen ja tarkista vuokraukseen liittyvät tiedot ennen kuin suljet päivän muut tehtävät. Tämä voi paljastaa puuttuvan vaiheen aikaisemmin kuin paperimuistiinpanot tai viestiketjut.

Viides käytännön tapa on pitää sovelluksen käyttöhetki kiinni todellisesta työvaiheesta. Älä esimerkiksi tee kaikkia tarkistuksia irrallisina muistinvaraisina tehtävinä, jos voit avata kalustoon liittyvät tiedot juuri ennen sen käsittelyä. Näin näet tiedot oikeassa tilanteessa ja vähennät riskiä, että tarkistit vahingossa eri kohteen kuin sen, jota olet viemässä tai vastaanottamassa. Se on pieni muutos rutiiniin, mutta hyödyllinen etenkin silloin, kun päivän aikana liikkuu useita samantyyppisiä välineitä.

Jos työporukassa on sekä kokeneita että uusia käyttäjiä, kannattaa sopia yksi henkilö, jolta voi kysyä ensimmäisten käyttökertojen aikana. Tällainen käytännön opastus on usein hyödyllisempää kuin pitkä yleinen ohje, koska kysymys syntyy tietyn kaluston ja työvaiheen äärellä. Samalla kokeneempi työntekijä voi huomata, missä kohdassa yrityksen oma prosessi kaipaa selkeyttämistä. Sovellus ei korjaa epäselviä käytäntöjä, mutta se voi tehdä ne näkyviksi.

Mikä voi tuntua epäselvältä alussa

Uusi käyttäjä saattaa ensin miettiä, onko Renta Easy tarkoitettu vain kaluston katseluun vai myös varsinaisen vuokraamisen hoitamiseen. Sovelluksen tarkoitus kattaa molemmat: sillä hallitaan vuokrakalustoa ja hoidetaan vuokraamiseen liittyvää toimintaa. Käytännössä sinun kannattaa kuitenkin edetä näytön tarjoaman työvaiheen mukaan sen sijaan, että yrität arvata koko prosessin kerralla.

Toinen mahdollinen hämmennyksen aihe on se, mitä “hallinta” tarkoittaa omassa työssäsi. Se ei välttämättä tarkoita samaa kuin yrityksen koko kalustorekisterin ylläpito, laskutus tai huoltojen suunnittelu. Renta Easy kannattaa nähdä osana vuokrausprosessia. Jos tarvitset laajan talous- tai toiminnanohjausjärjestelmän, tavallinen ERP-ratkaisu voi olla parempi päätyökalu, ja Renta Easy sitä täydentävä mobiilikanava.

Kolmas kysymys koskee käyttöoikeuksia. Yrityksen kannattaa sopia etukäteen, ketkä saavat tehdä vuokraukseen liittyviä muutoksia ja ketkä vain tarkistavat tietoja. En lähtisi luovuttamaan sovellusta sattumanvaraisesti kaikille työntekijöille ilman yhteistä toimintatapaa. Selkeä vastuunjako vähentää tilannetta, jossa kaksi henkilöä olettaa toisen hoitaneen saman vaiheen.

Jos sovellus tuntuu ensimmäisellä kerralla liian pelkistetyltä, se ei välttämättä ole heikkous. Yrityskäytössä ylimääräiset valikot voivat hidastaa tärkeää tehtävää. Toisaalta pelkistetty näkymä ei aina riitä käyttäjälle, joka tarvitsee paljon taustatietoa, raportteja tai yksityiskohtaista suunnittelua. Tässä kohtaa kannattaa arvioida, käytätkö Renta Easyä päivittäiseen operatiiviseen työhön vai yritätkö korvata sillä kokonaisen toiminnanohjausjärjestelmän.

Jos jokin tieto ei vastaa sitä, mitä odotat, älä tee uutta toimenpidettä vain kokeillaksesi, korjaantuuko tilanne. Pysähdy ensin ja varmista yrityksen sovittu toimintatapa tai kysy henkilöltä, joka vastaa vuokrauksen kyseisestä vaiheesta. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun saman työn hoitamiseen osallistuu useampi työntekijä. Huolellinen tarkistus voi tuntua hitaalta, mutta väärään kohteeseen tehty muutos kasvattaa helposti selvittelytyötä.

Ensimmäistä kertaa sovellusta käyttävä voi myös pohtia, voiko sillä hoitaa koko vuokrausprosessin yksin. Oma käytännön neuvoni on käsitellä sitä välineenä vuokraukseen liittyvien tehtävien hoitamiseen, ei lupauksena siitä, että kaikki työpaikan muut vaiheet siirtyvät puhelimeen. Yrityksen omat käytännöt määrittävät, mitä tehdään sovelluksessa ja mitä muualla. Jos olet epävarma, varmista työnjako ennen varsinaista luovutusta.

Kenelle sovellus sopii ja milloin valitsisin muun vaihtoehdon

Renta Easy sopii parhaiten henkilölle, joka työskentelee vuokrakaluston parissa ja tarvitsee mobiilin tavan tarkistaa tai hoitaa vuokraukseen liittyviä asioita. Se on järkevä valinta myös silloin, kun työ tapahtuu toimiston ulkopuolella ja kaluston luo pitää päästä ilman tietokonetta. Yrityksen näkökulmasta hyöty kasvaa, jos työntekijät käyttävät samaa sovellusta saman prosessin eri vaiheissa.

En suosittelisi sitä ensisijaiseksi vaihtoehdoksi käyttäjälle, joka etsii henkilökohtaista tavaroiden lainaussovellusta, kuluttajien välistä kirpputoripalvelua tai omaa budjetointityökalua. Sen käyttötarkoitus on selvästi yritysten vuokraustoiminnassa. Samoin suuri kalustoyritys, joka tarvitsee erittäin laajoja raportteja, monimutkaista laskutusta tai monen järjestelmän syvää yhdistämistä, saattaa tarvita erillisen taustajärjestelmän.

Paperilomakkeisiin verrattuna mobiilisovellus tarjoaa paremman mahdollisuuden tarkistaa tiedot siellä, missä työ tapahtuu. Sähköpostiin tai viestisovellukseen verrattuna se voi pitää vuokraukseen liittyvän asioinnin järjestelmällisempänä. Toisaalta paperi on joskus nopeampi vararatkaisu yhteysongelmassa, ja yleinen viestisovellus voi olla tuttu kaikille. Siksi en poistaisi yrityksen varamenettelyä vain siksi, että käytössä on Renta Easy.

Laajempaan kalustonhallintaohjelmistoon verrattuna Renta Easyn vahvuus on matalampi kynnys mobiilikäyttöön ja selkeämpi keskittyminen vuokraukseen. Heikkous on vastaavasti se, ettei sitä kannata arvioida täydellisenä yrityksen kaikki prosessit kattavana järjestelmänä. Oikea vertailukohta ei ole aina toinen sovellus, vaan se, kuinka paljon aikaa nykyinen paperi-, puhelin- ja sähköpostiketju vie.

Se sopii erityisen hyvin käyttäjälle, joka tarvitsee nopean tarkistuksen kentällä mutta ei itse päätä yrityksen kaluston kokonaisuudesta. Varastotyöntekijä tai vuokraukseen liittyvää päivittäistä tehtävää hoitava henkilö voi hyötyä siitä, että tarvittava työväline kulkee mukana. Sen sijaan kalustopäällikkö, jonka työ painottuu laajoihin yhteenvetoihin tai suunnitteluun, voi tarvita rinnalle suuremmalle näytölle tarkoitetun järjestelmän. Käyttäjän rooli ratkaisee siis yhtä paljon kuin yrityksen koko.

Kannattaa miettiä myös sitä, kuinka usein sovellusta todella käytetään. Jos vuokraukseen liittyvä työ on satunnaista ja yrityksellä on jo selkeä, toimiva tapa hoitaa kaikki vaiheet, uuden sovelluksen opettelu ei välttämättä tuo arvoa. Jos taas kalustoa käsitellään säännöllisesti ja tietojen etsiminen vie aikaa, mobiilikäyttö voi olla perusteltu lisä. Kokeilun voi aloittaa yhdestä toistuvasta työtilanteesta, jolloin hyötyä on helpompi arvioida ilman, että koko organisaation toimintaa muutetaan kerralla.

Seuraava askel: tee käytöstä yhteinen rutiini

Kun ensimmäinen vuokraukseen liittyvä tehtävä on onnistunut, seuraava askel ei ole opetella jokaista mahdollista näkymää. Parempi tapa on valita yksi toistuva työvaihe ja tehdä siitä yhteinen rutiini. Esimerkiksi kaluston tarkistus ennen luovutusta voi olla hetki, jolloin kaikki työntekijät avaavat sovelluksen ja varmistavat saman asian samalla tavalla.

Kirjoita työpaikan omaan ohjeeseen lyhyt toimintaketju: mitä tarkistetaan ennen vuokrausta, kuka tekee vahvistuksen ja missä tilanteessa asia siirretään toiselle henkilölle. Ohjeen ei tarvitse selittää sovellusta kokonaan. Sen pitäisi vain auttaa uutta käyttäjää pääsemään ensimmäiseen onnistuneeseen tehtävään ilman arvailua.

Renta Easyn ilmaiset latauskustannukset tekevät kokeilusta helpon, mutta käyttöönoton todellinen hinta muodostuu opastuksesta ja siitä, sopiiko prosessi yrityksesi toimintatapaan. Jos sovellus säästää aikaa kaluston etsimisessä ja vuokraukseen liittyvien tietojen tarkistamisessa, hyöty näkyy arjessa. Jos yrityksen ongelma on puolestaan laskutus, huoltohistoria tai monimutkainen resurssisuunnittelu, tarvitset todennäköisesti rinnalle muita työkaluja.

Renta Groupin sovellus ei siis ole jokaiselle yritykselle yleisratkaisu, mutta omassa rajatussa tehtävässään se on kiinnostava ja helposti lähestyttävä. Neljän pisteen kuuden keskiarvo kertoo myönteisestä vastaanotosta, mutta oma päätökseni perustuisi ennen kaikkea siihen, kuinka hyvin sovellus sopii juuri teidän vuokrauksen kulkuun.

Oma suositukseni on aloittaa pienellä kokeilulla: valitse yksi kalustoryhmä, yksi työntekijäryhmä ja yksi selkeä vuokrauksen vaihe. Jos käyttäjä löytää tarvitsemansa tiedot ja saa tehtävän hoidettua ilman jatkuvaa apua, Renta Easyllä on hyvät mahdollisuudet jäädä oikeasti käyttöön. Se on parhaimmillaan silloin, kun se tekee yhdestä konkreettisesta vuokrauksen työvaiheesta nopeamman ja varmemman, ei silloin, kun sillä yritetään korvata kaikki yrityksen järjestelmät.

Oma lopullinen arvioni on myönteinen silloin, kun käyttötilanne on selkeä ja yrityksen työnjako tukee sovelluksen käyttöä. Ensimmäiselle käyttäjälle tärkeintä ei ole opetella kaikkea heti, vaan päästä turvallisesti yhteen onnistuneeseen vuokraustehtävään ja ymmärtää, mitä tietoja kannattaa tarkistaa ennen etenemistä. Kun tuo polku on tuttu, sovellus voi vähentää turhaa edestakaista kyselyä ja tehdä mobiilista luontevan osan vuokrausarkea. Jos taas työpaikalla ei ole sovittua prosessia tai tarvitset yhden työkalun kattamaan laskutuksen, huollon ja laajan raportoinnin, aloittaisin muusta ratkaisusta ja käyttäisin Renta Easyä vain täydentävänä välineenä.