SAP SuccessFactors Mobile

Analysoinut Mobexer

Minun silmissäni SAP SuccessFactors Mobile on parhaimmillaan silloin, kun työpaikan henkilöstöasiat pitää hoitaa nopeasti puhelimella eikä tietokoneelle ole luontevaa siirtyä. Se ei ole yleinen työviestisovellus eikä itsenäinen henkilöstöhallinnon palvelu, vaan SAP:n yritysjärjestelmään liittyvä mobiilisovellus. Tämä ero kannattaa ymmärtää heti: käyttökokemus riippuu paljon siitä, miten oma työnantaja on ottanut SuccessFactorsin käyttöön.

Yrityksen henkilöstöasiat kulkevat mukana

Sovelluksen kehittäjä on SAP SE, ja sen tehtävä on tuoda yrityksen SuccessFactors-ympäristö puhelimeen. Työelämän sovelluksista puhuttaessa SAP SuccessFactors Mobile sijoittuu henkilöstöhallinnon puolelle: sen arvo ei synny viihteestä tai laajasta yleiskäyttöisyydestä, vaan siitä, että työntekijä voi pitää yhteyttä oman organisaationsa järjestelmään liikkeellä ollessaan. Yrityskäyttöön suunnattu sovellus voi olla erityisen luonteva työntekijälle, jonka työpäivä ei kulu työpöydän ääressä.

Oma arvioni on, että tärkein vahvuus on asioinnin läheisyys arkeen. Jos työntekijän tarvitsee tarkistaa yrityksen henkilöstöasioihin liittyviä tietoja tai käyttää työnantajan tarjoamia toimintoja, puhelin voi olla tietokonetta käytännöllisempi väline. Lyhyt tarkistus onnistuu silloin, kun asia tulee mieleen, eikä sitä tarvitse siirtää myöhempään hetkeen vain siksi, että työasema ei ole saatavilla.

Silti sovellusta ei kannata ladata odottaen, että se yksin avaa kaikki työpaikan palvelut. Se on osa organisaation käyttämää SAP SuccessFactors -kokonaisuutta, joten työnantajan käyttöönotto ratkaisee, mitä omalla tilillä voi tehdä ja millainen näkymä vastaan tulee. Ratkaisevaa on se, käyttääkö oma työpaikka SuccessFactorsia ja onko mobiilikäyttö järjestetty työntekijöille. Jos nämä ehdot eivät täyty, sovelluksen hyöty jää helposti vähäiseksi.

Missä mobiilikäyttö tuo oikeasti etua

Mobiilimuoto sopii erityisen hyvin lyhyisiin, tilanteessa syntyviin tarpeisiin. Ajatellaan esimerkiksi työntekijää, joka vaihtaa työvuorojen ja työpisteiden välillä eikä istu päivän aikana tietokoneella. Hän voi haluta tarkistaa työpaikan järjestelmästä asian ennen seuraavaan tehtävään siirtymistä sen sijaan, että yrittäisi muistaa sen myöhemmin. Juuri tällaisessa käytössä erillinen henkilöstösovellus voi madaltaa kynnystä hoitaa asia saman tien.

Hyödyllinen tapa arvioida sovellusta on miettiä omaa työrytmiä eikä vain ominaisuuksien määrää. Jos hoidat henkilöstöasioita satunnaisesti, mutta tarvitset niihin pääsyn eri paikoista, puhelin voi olla kätevä kanava. Jos taas työsi hoidetaan lähes kokonaan tietokoneella ja kaikki tarvittava löytyy jo työnantajan verkkopalvelusta, mobiilisovelluksen lisäarvo voi olla pieni. Tämä ei ole puute jokaiselle käyttäjälle, mutta se vaikuttaa siihen, kannattaako sovelluksesta tehdä päivittäinen työkalu vai pitää sitä varavaihtoehtona.

Toinen käytännöllinen huomio on erottaa työnantajan prosessi sovelluksesta. Jos jokin tieto puuttuu tai toiminto ei vastaa odotuksia, ongelman syy voi liittyä organisaation asetuksiin tai käytäntöihin, ei välttämättä itse puhelinsovellukseen. Käyttäjän kannattaa siksi selvittää työpaikan ohjeista, mihin asioihin mobiiliversiota on tarkoitus käyttää ja mistä saa apua kirjautumisessa tai käyttöoikeuksissa. Tämä säästää aikaa etenkin silloin, kun työntekijä olettaa sovelluksen toimivan itsenäisenä palveluna.

Sujuvuus riippuu työnantajan käyttöönotosta

SAP SuccessFactors Mobile ei ole sellainen sovellus, jonka hyöty olisi kaikille samanlainen heti asennuksen jälkeen. Yritysohjelmissa käyttöönotto, käyttäjätili ja organisaation määrittämät käytännöt vaikuttavat kokemukseen enemmän kuin kuluttajasovelluksissa yleensä. Siksi en pitäisi sovellusta epäonnistuneena vain siksi, ettei jokin työntekijän kaipaama asia näy valmiina: ensin on hyvä varmistaa, että työpaikka tarjoaa kyseisen toiminnon mobiilissa.

Tämä riippuvuus on myös sen selkein rajoitus. Henkilökohtaisessa käytössä sovellus ei ole juuri mielekäs, eikä siitä ole hyötyä työnhakijalle, joka ei asioi työnantajansa SuccessFactors-ympäristössä. Se ei myöskään korvaa kaikkia työpaikan viestintäkanavia tai yleisiä toimistosovelluksia. Jos tavoitteenasi on keskustella kollegoiden kanssa, jakaa tiedostoja tai hallita tehtäviä, työnantajan käyttämät viesti- ja yhteistyövälineet ovat yleensä tarkoituksenmukaisempia.

Myös pienellä näytöllä asiointi voi tuntua vaivalloisemmalta kuin tietokoneella, etenkin jos tehtävä edellyttää pitkää tekstin lukemista tai useita vaiheita. Puhelin on vahva lyhyessä tarkistuksessa ja liikkeellä hoidettavassa asiassa, mutta se ei automaattisesti ole paras paikka jokaiselle henkilöstöprosessille. Jos olet tekemässä jotain tarkkuutta tai keskittymistä vaativaa, kannattaa valita laite, jolla näet kokonaisuuden paremmin.

Omasta mielestäni fiksuin käyttötapa on pitää mobiilisovellusta täydentävänä kanavana eikä yrittää siirtää kaikkea henkilöstöasiointia puhelimeen. Kun jokin asia on nopeasti tarkistettavissa tai hoidettavissa, mobiili säästää vaivaa. Kun taas tarvitset laajempaa näkymää tai työpaikan ohjeita rinnalle, tietokoneen verkkopalvelu voi tuntua selkeämmältä. Näiden kahden tavan rinnakkainen käyttö on usein järkevämpää kuin yhden valitseminen kaiken hoitamiseen.

Kenelle sovellus sopii ja kenelle ei

Suosittelisin SAP SuccessFactors Mobilea ensisijaisesti työntekijälle, jonka yritys käyttää SAP SuccessFactorsia ja joka haluaa hoitaa henkilöstöasioita myös työpisteen ulkopuolella. Se voi sopia esimerkiksi liikkuvaan työhön, vuorotyöhön tai tilanteisiin, joissa tietokone ei ole käden ulottuvilla. Yrityksen henkilöstötoimintoja muutenkin säännöllisesti käyttävä työntekijä saa siitä todennäköisesti enemmän irti kuin henkilö, joka käy järjestelmässä vain harvoin.

Jos olet vasta aloittamassa uudessa työpaikassa, selvitä ensin työnantajalta, kuuluuko sovellus organisaation työkaluihin ja miten siihen kirjaudutaan. Tämä on käytännöllisempi lähtökohta kuin asentaa se siinä uskossa, että sovellus itsessään luo käyttöoikeuden. Samalla kannattaa kysyä, mitä mobiilissa voi tehdä ja mitkä asiat pitää hoitaa työpaikan toisessa kanavassa. Näin odotukset pysyvät realistisina jo ennen ensimmäistä käyttökertaa.

Sovellusta harkitsevan kannattaa myös pohtia, kuinka usein henkilöstöjärjestelmään todella tarvitsee pääsyn työpöydän ulkopuolella. Jos vastaus on harvoin, mobiiliversion asentaminen voi silti olla kätevä vararatkaisu, mutta siitä ei välttämättä tule päivittäistä rutiinia. Jos taas työtehtävät vievät sinut toistuvasti pois tietokoneelta, puhelimeen tuotu pääsy voi vähentää muistettavien asioiden määrää ja auttaa hoitamaan lyhyet asiat heti.

Yrityksen järjestelmästä riippuvainen luonne erottaa sen myös tavallisista henkilöstöhallinnon sovelluksista, joita voi käyttää suoraan kuluttajana. SAP SuccessFactors Mobilea ei kannata verrata yleiseen työkalupakkiin, joka tarjoaa saman kokemuksen jokaiselle: sen tarkoitus on palvella organisaation omaa ympäristöä. Vertailussa verkkoversio on luonteva vaihtoehto silloin, kun tarvitset laajemman näkymän, kun taas työnantajan viestisovellus palvelee paremmin nopeaa keskustelua. Mobiilisovelluksen paikka on näiden välissä: se tuo yrityksen henkilöstöasioinnin lähemmäs, mutta ei korvaa muita työvälineitä.

Käytännön tilanteet ratkaisevat, onko puhelinsovelluksesta hyötyä

Hyvä arkinen esimerkki on työntekijä, joka huomaa työvuoron aikana tarvitsevansa vastauksen henkilöstöasiaan ennen päivän päättymistä. Hänellä ei ole työasemaa lähettyvillä, mutta puhelin on mukana. Jos työnantaja on ottanut tarvittavan asian mobiilissa käyttöön, sovellus antaa mahdollisuuden tarkistaa tilanne siinä hetkessä sen sijaan, että asia jäisi muistin varaan. Tällainen pieni ajansäästö ei ehkä tunnu suurelta yksittäisenä päivänä, mutta kiireisessä työrytmissä se voi tehdä asioinnista huomattavasti helpompaa.

Toinen järkevä käyttötapa on valmistautua etukäteen työpaikan järjestelmän käyttämiseen. Kun saat työnantajalta ohjeet ja pääset kirjautumaan, kokeile rauhallisena hetkenä, mitä omassa ympäristössä todella näkyy. Näin et joudu selvittämään ensikäyttöä juuri silloin, kun tarvitset tietoa nopeasti. Samalla opit, mitkä asiat onnistuvat puhelimella ja mitkä kannattaa jättää verkkoversioon. Tämä on käytännöllisempi lähestymistapa kuin olettaa, että kaikki työpaikan prosessit toimivat samalla tavalla jokaisessa organisaatiossa.

Kolmas vinkki on käyttää sovellusta vain asioihin, joihin se sopii. Jos tehtävä vaatii pitkän tekstin huolellista lukemista, usean tiedon vertailua tai keskittymistä, avaan itse mieluummin tietokoneen, jos se on saatavilla. Puhelimella on helppo tarttua lyhyeen tarkistukseen, mutta pieni näyttö ja keskeytykset tekevät monimutkaisesta asioinnista herkemmin työlästä. Tämä ei tarkoita, että mobiiliversio olisi heikko, vaan että oikean kanavan valinta vaikuttaa suoraan siihen, kuinka sujuvalta työ tuntuu.

Jos käytät sovellusta harvakseltaan, pidä työnantajan kirjautumisohjeet ja tukikanava helposti löydettävissä. Pitkän tauon jälkeen vastaan tuleva kirjautumisongelma voi olla turhauttava, jos et muista, kenen puoleen kääntyä. En lähtisi ratkaisemaan epäselvää käyttöoikeutta asentamalla sovellusta uudelleen tai arvailemalla tunnuksia, vaan tarkistaisin ensin organisaation omat ohjeet. Yritysjärjestelmissä pääsy määräytyy työpaikan käytännöistä, joten oikea neuvontakanava säästää usein enemmän aikaa kuin kokeilu ja erehdys.

Myös yksityisen ja työroolin raja kannattaa pitää mielessä. Tämä ei ole vapaa-ajan palvelu, vaan työnantajan järjestelmään liittyvä väline. Jos käytät työasioihin henkilökohtaista puhelinta, arvioi samalla, tuntuuko työasioiden hoitaminen omalla laitteella sinusta sopivalta ja mitä työnantaja suosittelee. En tekisi oletuksia siitä, miten organisaatio järjestää mobiilikäytön, vaan kysyisin käytännöt ennen kuin rakentaisin sovelluksesta oman päivittäisen rutiinin.

Vaihtoehdot eivät tee samaa työtä

Vertailu tavallisiin toimisto- ja viestisovelluksiin menee helposti harhaan, koska niiden tehtävät ovat erilaiset. Viestisovellus on sopiva, kun haluat kysyä kollegalta nopeasti tai sopia työnjaosta. Henkilöstöjärjestelmä taas liittyy organisaation työntekijäasioihin ja niihin määriteltyihin prosesseihin. SAP:n mobiilisovellusta ei siis kannata asentaa siinä toivossa, että se korvaisi työpaikan keskustelukanavan tai tehtävälistan.

Verkkoversio puolestaan on usein parempi vaihtoehto silloin, kun tarvitset enemmän tilaa tai haluat käydä läpi useita asioita rauhassa. Puhelinsovellus voittaa käytännöllisyydessä silloin, kun olet poissa työpisteeltä ja tarve on rajattu. Näen nämä kaksi käyttömuotoa saman järjestelmän eri sisäänkäynteinä: toinen sopii nopeaan asiointiin, toinen laajempaan työskentelyyn. Jos työnantaja tarjoaa molemmat, niitä ei tarvitse asettaa vastakkain.

Yleiskäyttöiset henkilöstösovellukset voivat puolestaan tuntua suoraviivaisemmilta ihmisestä, joka etsii itsenäistä palvelua omiin tarpeisiinsa. Tässä tapauksessa ratkaiseva ero on se, että sovellus palvelee yrityksen omaa SuccessFactors-ympäristöä eikä ole yleinen palvelu kaikille työntekijöille. Siksi en vertaisi sitä pelkästään käyttöliittymän tai toimintojen määrän perusteella kuluttajatuotteeseen. Olennaisempi kysymys on, onko tämä juuri sinun työnantajasi valitsema kanava.

Jos organisaatiosi käyttää toista henkilöstöjärjestelmää, tämä sovellus ei todennäköisesti ole oikea ratkaisu, vaikka sen nimi tai tarkoitus vaikuttaisi sopivalta. Samoin jos haluat vain hoitaa työvuorojen sopimisen kollegoiden kanssa, työpaikan viestintäväline voi olla suorempi. SAP SuccessFactors Mobile on perusteltu valinta silloin, kun tarve liittyy nimenomaan yrityksen käyttämään järjestelmään ja mobiilikäyttö on osa työnantajan toimintatapaa.

Mitä luvut kertovat – ja mitä oma käyttötarve ratkaisee

Sovellus on ilmainen, sen ikäluokitus on PEGI 3, ja Android-versiossa vähimmäisvaatimuksena on käyttöjärjestelmä 11. Nykyinen versio on 17.2.1, ja julkaisuajankohdaksi on merkitty 17.8.2020. Nämä tiedot auttavat arvioimaan yhteensopivuutta, mutta eivät muuta tärkeintä kysymystä: tarjoaako juuri sinun työnantajasi tarvittavat palvelut mobiilikäyttöön. Ilmainen lataus ei yksin tarkoita, että sovellus olisi hyödyllinen ilman organisaation käyttöoikeuksia.

Arvosana on keskimäärin 4,2, ja käyttäjäarvioita on noin 46 tuhatta. Asennuksia on yli viisi miljoonaa, ja arvosteluja noin 12 tuhatta. Näitä lukuja on luontevaa pitää merkkinä siitä, että kyse on laajasti käytetystä työelämän sovelluksesta, mutta ne eivät kerro, sopiiko se tietyn yrityksen prosesseihin. Yritysohjelmistossa oma käyttökokemus voi riippua paljon enemmän työnantajan toteutuksesta kuin siitä, kuinka moni muu on ladannut sovelluksen.

Minusta SAP SuccessFactors Mobile kannattaa arvioida ennen kaikkea välineenä, ei itsenäisenä palveluna. Jos yrityksesi käyttää sitä aktiivisesti ja haluat hoitaa henkilöstöasioita myös puhelimella, sovellus voi olla arkinen mutta aidosti hyödyllinen osa työpäivää. Jos taas et ole mukana kyseisessä yritysympäristössä tai et tarvitse mobiilipääsyä, voit huoletta valita työnantajasi muut kanavat.

Lopputuomioni on myönteinen oikealle käyttäjälle, mutta rajattu. SAP SuccessFactors Mobile on parhaimmillaan työnantajan järjestelmää täydentävänä mobiilikanavana, ei yleisenä työelämän sovelluksena. Asentaisin sen, jos työpaikkani ohjeistaa käyttämään SuccessFactorsia ja puhelimella asiointi säästäisi minulta toistuvasti aikaa. Muussa tapauksessa tietokoneen verkkopalvelu tai organisaation muu työkalu voi olla yksinkertaisempi valinta.