Spacent

Analysoija Mobexer

Hybrid work kuulostaa helpolta vasta silloin, kun käytännön järjestelyt eivät vie enemmän aikaa kuin itse työ. Kokeilin Spacentia juuri tästä näkökulmasta: en pelkkänä työtilojen hakuna, vaan välineenä tilanteisiin, joissa kotitoimisto ei riitä, oma toimisto on liian kaukana tai tiimi tarvitsee paikan kokoontua. Sovellus kuuluu yrityksille suunnattuihin työelämän palveluihin, ja sen kehittäjä on Spacent Oy.

Ensivaikutelmani oli varovaisen myönteinen. Spacentin ajatus on selkeä: työskentelypaikan pitäisi olla löydettävissä myös silloin, kun työntekijä liikkuu eri paikkakuntien välillä tai työpäivän rytmi muuttuu lyhyellä varoitusajalla. Samalla tällainen sovellus käsittelee väistämättä käyttäjän työarkeen liittyviä tietoja. Siksi arvioin käyttökokemuksen lisäksi sitä, millaisissa kohdissa käyttäjän kannattaa pysähtyä tarkistamaan valintojaan eikä vain painaa seuraavaa painiketta.

Spacent sopii työpäivän paikan vaihtamiseen

Spacentin vahvin käyttötapaus on minulle ollut tilanne, jossa työpäivä ei ala eikä pääty oman yrityksen vakituisella toimistolla. Jos olen matkalla asiakkaan luo, työskentelen toisella paikkakunnalla tai tarvitsen rauhallisen ympäristön kesken etäpäivän, sovelluksen idea on paljon järkevämpi kuin satunnainen hakukoneella tehty etsintä. Työtila ei jää irralliseksi varaukseksi, vaan se liittyy suoraan hybridin työnkulkuun.

Arjessa kuvittelen tämän näin: aamulla huomaan, että videopalaverien määrä on kasvanut ja kotona on remontin vuoksi hankala keskittyä. Sen sijaan että kiertäisin kahviloita tai kyselisin työtovereilta vapaita huoneita, avaan palvelun ja etsin vaihtoehdon läheltä päivän muita menoja. Tärkeä hyöty ei ole vain tilan löytyminen, vaan päätöksen tekeminen ennen kuin työpäivä alkaa hajota pieniin kompromisseihin.

Yrityskategoriassa sovellus erottuu siitä, että se ei yritä olla yleinen keskustelu-, tehtävä- tai videopalvelu. Se keskittyy fyysisen työskentelypaikan ympärille. Tämä rajaus on hyvä, jos ongelmasi on nimenomaan paikka. Jos taas tarvitset ensisijaisesti projektinhallintaa, viestintää, tiedostojen yhteiskäyttöä tai laajaa työmatkaseurantaa, tavallinen työkalupaketti on todennäköisesti parempi ratkaisu.

Palvelu on maksuton, mikä madaltaa kokeilun kynnystä. En kuitenkaan pitäisi ilmaisuutta automaattisena merkkinä siitä, että koko käyttökokemus olisi kaikille täysin kitkaton. Työtilojen saatavuus, yrityksen omat käytännöt ja mahdolliset varausprosessit vaikuttavat siihen, kuinka paljon hyötyä sovelluksesta lopulta saa. Sovellus voi helpottaa löytämistä, mutta se ei yksin ratkaise organisaation työtilapolitiikkaa.

Kenelle sovellus on käytännössä hyödyllinen?

Spacent vaikuttaa sopivimmalta ihmisille, joiden työssä liikutaan toimiston, kodin, asiakkaiden ja muiden työpisteiden välillä. Myös pienet tiimit voivat hyötyä siitä, jos vakituinen toimisto ei kata kaikkia tarpeita tai jos työntekijöille halutaan tarjota joustavampi tapa tehdä töitä eri ympäristöissä.

Erityisen kiinnostava käyttötapaus on hajautunut tiimi. Kun kaikki eivät työskentele samasta osoitteesta, yhteinen työpäivä voi kaatua siihen, ettei sopivaa tilaa löydy. Tällöin työtilan etsiminen etukäteen voi olla järkevämpi prosessi kuin viime hetken viestittely. Tiimin kannattaa silti sopia keskenään, kuka varaa, millä aikataululla ja mitä tapahtuu, jos suunnitelma muuttuu.

Sen sijaan satunnaiselle käyttäjälle, joka tarvitsee työtilaa vain kerran vuodessa, sovelluksen arvo riippuu siitä, kuinka nopeasti sopiva vaihtoehto löytyy ja kuinka selkeästi varaus etenee. Jos palvelun avaaminen vaatii organisaation tunnuksia tai yrityksen sisäisen hyväksynnän, se ei välttämättä ole yhtä nopea kuin itsenäinen työskentelykahvilan etsiminen. Tämä ei ole sovelluksen vika, vaan yrityskäyttöön liittyvä kompromissi, jonka käyttäjä huomaa vasta omassa tilanteessaan.

Luottamus alkaa siitä, mitä käyttäjälle näytetään

Työtilasovelluksessa luottamus ei synny pelkästä siististä ulkoasusta. Haluan ymmärtää, miksi sijaintia, yritystietoja tai varaustietoja tarvitaan juuri siinä vaiheessa, jossa niitä pyydetään. Spacentin kaltaisessa palvelussa käyttäjän kannattaa lukea jokainen käyttöoikeus- ja kirjautumisnäkymä rauhassa, etenkin jos puhelin on työnantajan hallinnassa tai samaa laitetta käytetään myös henkilökohtaiseen asiointiin.

En tekisi sovelluksesta päätelmiä sen perusteella, miltä yrityskäyttö kuulostaa. Luottamus kannattaa rakentaa näkyvien valintojen varaan: mitä sovellus pyytää, mitä käyttäjä voi sallia tai estää ja voiko asetuksia muuttaa myöhemmin. Jos jokin pyyntö tuntuu laajemmalta kuin käyttötarkoitus edellyttää, pysähtyisin ennen hyväksymistä ja tarkistaisin Androidin tai iOS:n omista asetuksista, mikä lupa on käytössä.

Spacentin käyttäjämäärä on yli 10 000 asennusta, ja sovelluksen keskiarvo on 3,6 tähteä 13 arviosta. Nämä luvut kertovat lähinnä siitä, että palvelulla on todellista käyttöä mutta julkinen palautepohja on vielä melko pieni. En pitäisi arvosanaa yksin ratkaisevana, vaan kiinnittäisin enemmän huomiota siihen, sopiiko palvelun toimintamalli omaan yritykseeni ja ovatko kirjautumisen sekä varaamisen vaiheet ymmärrettäviä.

Spacent on julkaistu 30.9.2020, nykyinen versio on 1.8.5 ja sovellus toimii vähintään Android 8.0 -versiolla. Ikäraja on PEGI 3, mikä kertoo sovelluksen olevan luonteeltaan yleiseen käyttöön sopiva. Nämä tekniset tiedot ovat hyödyllisiä etenkin yrityksessä, jossa vanhempia puhelimia ei vaihdeta nopeasti. Ennen käyttöönottoa kannattaa silti kokeilla sovellusta juuri sillä laitteella, jolla työntekijät sitä oikeasti käyttävät.

Tilanteet, joissa tietojen käsittely korostuu

Työtilan etsiminen voi tuntua harmittomalta, mutta käyttäjän kannattaa huomata, milloin toiminta muuttuu henkilökohtaiseksi työpäivän jäljeksi. Sijainti, varattu tila ja ajankohta voivat yhdessä kertoa, missä työskentelen ja milloin. En väitä, että Spacent käyttäisi näitä tietoja tietyllä tavalla, jos asiaa ei näytetä käyttäjälle, mutta juuri siksi lukisin palvelun näkyvät tietosuojailmoitukset ja sovelluksen lupapyynnöt ennen säännöllistä käyttöä.

Yksi käytännöllinen tapa vähentää turhaa jakamista on antaa sijaintilupa vain silloin, kun se oikeasti helpottaa lähellä olevien vaihtoehtojen löytämistä. Jos sovellus toimii myös manuaalisella paikanhaulla, käyttäjä voi kirjoittaa alueen itse eikä pitää jatkuvaa sijaintia päällä. Tämän voi tarkistaa käyttöjärjestelmän asetuksista, eikä päätöstä tarvitse tehdä lopullisesti ensimmäisellä käynnistyksellä.

Toinen huomionarvoinen hetki on työ- ja henkilökohtaisen tilin erottaminen. Jos työnantaja ohjaa kirjautumaan yrityksen tunnuksilla, pitäisin työprofiilin erillään omasta tilistäni ja tarkistaisin, mitä tietoja profiiliin tulee näkyviin. Tämä on hyödyllinen toimintatapa erityisesti silloin, kun samaa laitetta käyttää useampi henkilö tai puhelin vaihtaa omistajaa. Uloskirjautuminen ennen laitteen luovuttamista on pieni asia, mutta työtilavarauksiin liittyvissä palveluissa se on tärkeä rutiini.

Kolmas käytännön vinkki liittyy ilmoituksiin. Työtilan varausmuistutus voi olla hyödyllinen, mutta lukitusnäytölle näkyvä ilmoitus voi paljastaa enemmän kuin haluan. Jos ilmoitusten sisältöä voi rajata, valitsisin mahdollisimman suppean esikatselun. Jos asetusta ei löydy sovelluksesta, sen voi yleensä tarkistaa puhelimen ilmoitusasetuksista. Näin palvelu pysyy käytännöllisenä ilman, että työpäivän tiedot näkyvät sivullisille.

Käyttäjän hallinta ratkaisee arjen sujuvuuden

Hyvä työtilapalvelu antaa käyttäjän tehdä päätöksiä, ei vain hyväksyä valmista prosessia. Minulle olennaisia kysymyksiä ovat: voinko muuttaa varausta, voinko perua sen, näenkö selvästi mihin olen sitoutumassa ja pääsenkö poistamaan tilin tai kirjautumistiedot, jos lopetan käytön? Näihin kannattaa etsiä vastaukset sovelluksen omista näkymistä ja yrityksen ohjeista ennen kuin palvelu otetaan koko tiimin päivittäiseen käyttöön.

Varausprosessissa kannattaa lukea erityisen tarkasti ajankohta, paikka ja käyttäjätili. Hybridissä työssä suunnitelmat muuttuvat helposti, joten peruutuksen tai muutoksen löytäminen heti varauksen jälkeen säästää myöhempää säätöä. Tekisin ensimmäisen kokeilun tarkoituksella lyhyellä ja yksinkertaisella työpäivällä, en tärkeän asiakastapaamisen aamuna. Näin näkee, kuinka nopeasti tilan tiedot löytyvät ja kuinka selkeästi muutokset onnistuvat.

Tiimille suosittelen yhtä yhteistä pelisääntöä: varaus tehdään vasta, kun työpäivän tarve on riittävän varma, ja peruutus tehdään heti suunnitelman muuttuessa. Tämä ei ole vain kohteliaisuutta muita käyttäjiä kohtaan. Se auttaa myös pitämään oman työtilahistorian ymmärrettävänä ja vähentää tilanteita, joissa kalenteriin jää vanhentuneita merkintöjä.

Jos työntekijä käyttää sovellusta yksin, hallinnan tarve näkyy eri tavalla. Silloin tärkeintä on, ettei palvelu pakota jakamaan enempää tietoa kuin työtilan löytämiseen tarvitaan. Jos taas organisaatio hallinnoi käyttöä keskitetysti, käyttäjän pitää tietää, mitkä asiat kuuluvat hänelle ja mitkä työnantajalle. Spacent voi olla hyödyllinen osa prosessia, mutta yrityksen on kerrottava omat käytäntönsä selkeästi.

Vertailu kahviloihin, karttoihin ja toimiston omaan varausjärjestelmään

Ilmeisin vaihtoehto on etsiä työskentelypaikka karttapalvelusta tai mennä kahvilaan. Niiden etuna on spontaanius: käyttäjä voi tehdä päätöksen ilman erillistä työtilajärjestelmää. Haittana on epävarmuus. Pistorasia, rauhallisuus, kokoustila ja työskentelyn sopivuus eivät välttämättä selviä ennen paikan päällä käyntiä. Spacentin idea on arvokas silloin, kun haluan tehdä työpäivän paikasta ennakoitavamman.

Toinen vaihtoehto on yrityksen oma toimiston varausjärjestelmä. Se voi olla parempi, jos kaikki työskentely tapahtuu oman organisaation tiloissa ja tarvitaan työpisteiden lisäksi neuvotteluhuoneita, kulunvalvontaa tai sisäisiä työvuoroja. Spacentin etu on joustavuus organisaation rajojen yli, mutta juuri siksi käyttöönotto ja käyttöoikeudet voivat tuntua monimutkaisemmilta kuin yhden toimiston sisäinen ratkaisu.

Kolmas vaihtoehto on coworking-palvelun oma sovellus. Se voi tarjota syvemmän kokemuksen yhdestä tilaverkostosta, kun taas Spacentin arvo liittyy enemmän vaihtoehtojen yhdistämiseen hybridin työn tarpeisiin. Jos tiedän aina käyttäväni samaa työtilaa, erikoistunut palvelu voi olla suoraviivaisempi. Jos paikat vaihtelevat, Spacentin lähestymistapa on kiinnostavampi.

En siis valitsisi sovellusta vain siksi, että se on ilmainen. Valitsisin sen, jos työpäivieni sijainnit vaihtuvat ja haluan vähentää tilan etsimiseen liittyvää epävarmuutta. Jos työpaikka on aina sama tai yrityksellä on jo toimiva sisäinen järjestelmä, uuden sovelluksen lisääminen voi tuoda enemmän hallinnollista työtä kuin hyötyä.

Missä käyttökokemus voi takerrella?

Spacentin perusajatus on helppo ymmärtää, mutta yrityspalveluissa selkeys riippuu usein siitä, miten organisaatio on rakentanut käyttöönoton. Uusi käyttäjä voi ihmetellä, pitääkö hänen luoda henkilökohtainen tili, käyttää työnantajan tunnuksia vai odottaa kutsua. Siksi ensimmäinen käyttö kannattaa tehdä yrityksen ohjeiden kanssa, ei kiireessä työmatkan aikana.

Myös saatavuus voi olla käytännön rajoite. Sovellus voi auttaa löytämään työtilan, mutta sopiva paikka ei välttämättä ole vapaa juuri haluttuna aikana tai sijaitse järkevällä etäisyydellä. Tästä syystä pidän parhaana tapana hakea tilaa hieman ennen kiireistä päivää ja pitää yksi vaihtoehtoinen suunnitelma mielessä. Sovellus vähentää epävarmuutta, mutta ei poista kaupunkien, aikataulujen tai tilakapasiteetin vaikutusta.

Pieni käyttäjäarvioiden määrä tekee julkisesta palautteesta suuntaa-antavaa. En rakentaisi käyttöönottoa pelkän keskiarvon varaan, vaan pyytäisin muutamaa työntekijää testaamaan palvelua eri tilanteissa: toimistopäivänä, matkalla ja lyhyellä varoitusajalla. Näin organisaatio näkee nopeasti, ratkaiseeko sovellus todellisen ongelman vai siirtääkö se työn vain uuteen järjestelmään.

Myös käyttöjärjestelmän vanhempi versio voi vaikuttaa kokemukseen. Android 8.0:n vähimmäisvaatimus tekee sovelluksesta saavutettavamman vanhemmille laitteille, mutta yrityksen kannattaa silti tarkistaa päivitykset, kirjautuminen ja ilmoitukset käytännössä. Jos sovellus toimii vain osalla tiimin puhelimista odotetulla tavalla, hybridin joustavuus kärsii juuri siellä, missä sitä eniten tarvitaan.

Kenelle suosittelen ja kenelle en?

Suosittelen Spacentia työntekijälle, joka tarvitsee vaihtuvia työskentelypaikkoja ja haluaa suunnitella päivänsä muutenkin kuin selaamalla satunnaisia vaihtoehtoja. Se on kiinnostava myös tiimille, joka yrittää tehdä toimistopäivistä tarkoituksellisempia: ihmiset voivat kokoontua silloin, kun yhteinen tila on oikeasti tarpeen, eikä vain siksi, että joku sattuu olemaan samassa rakennuksessa.

Suosittelen kokeilemaan sitä ensin pienessä ryhmässä. Valitkaa yksi tavallinen käyttötapaus, sopikaa mitä tietoja käyttäjien pitää antaa ja tarkistakaa yhdessä, miten varaus muuttuu tai perutaan. Tällainen testi kertoo enemmän kuin pelkkä sovelluksen asentaminen. Samalla työntekijät oppivat, mistä käyttöoikeudet ja ilmoitukset tarkistetaan.

En suosittelisi sitä ensisijaiseksi työkaluksi yritykselle, joka tarvitsee kattavan työpaikan hallintajärjestelmän kaikkine sisäisine prosesseineen. En myöskään pitäisi sitä välttämättömänä henkilölle, joka työskentelee aina samassa toimistossa tai tarvitsee vain kahvilan pöydän satunnaisesti. Näissä tilanteissa karttapalvelu, yrityksen oma järjestelmä tai coworking-tilan suora ratkaisu voi olla yksinkertaisempi.

Varovaisen myönteinen lopputulos

Spacent on järkevä ja rajattu yrityssovellus hybridin työn tueksi. Minulle sen paras puoli on ajatus siitä, että työskentelypaikka voidaan valita tarpeen mukaan eikä työpäivää tarvitse rakentaa yhden vakituisen osoitteen ympärille. Kehittäjä Spacent Oy on vienyt palvelua eteenpäin nykyiseen versioon 1.8.5, ja maksuton käyttö tekee kokeilusta helpon.

Luottamukseni palveluun ei kuitenkaan perustu oletuksiin. Tarkistaisin aina näkyvät käyttöoikeudet, kirjautumistavan, ilmoitusten sisällön ja oman organisaation tietosuojakäytännöt. Paras käyttötapa on sellainen, jossa käyttäjä tietää, mitä hän jakaa ja miksi. Jos nämä valinnat ovat ymmärrettäviä, sovellus voi tehdä liikkuvasta työpäivästä huomattavasti hallittavamman.

Arvosana 3,6 ja yli 10 000 asennusta tekevät Spacentista kiinnostavan mutta eivät vielä yksinään ratkaise valintaa. Oma suositukseni on aloittaa pienellä testillä, ei sitoa koko työpaikan toimintaa siihen heti. Kun työtilojen vaihtelu on todellinen ongelma ja käyttäjien hallinta otetaan vakavasti, Spacent voi olla hyödyllinen lisä työkaluihin. Jos tarve on vain yhdelle toimistolle tai laajemmalle työtilahallinnalle, toinen vaihtoehto voi olla parempi.

Lopulta Spacent onnistuu parhaiten silloin, kun se pysyy välineenä eikä muutu uudeksi pakolliseksi kerrokseksi työpäivän päälle. Käyttäjälle se tarjoaa kiinnostavan tavan etsiä joustavuutta, mutta hyvä käyttökokemus syntyy vasta, kun varaukset, käyttöoikeudet ja yrityksen omat pelisäännöt ovat yhtä selkeitä kuin sovelluksen perusidea.

Usein kysytyt kysymykset