Tiedostonhallinta

Analysoinut Mobexer

Ensimmäistä tiedostonhallintasovellusta valitessa tärkein kysymys on usein yksinkertainen: auttaako se löytämään puhelimeen tallennetut asiat ilman, että tavallinen siirtäminen tai siivoaminen muuttuu omaksi projektikseen? Tiedostonhallinta on Androidin tuottavuussovellus, jonka perusajatus on tuoda laitteen tiedostot selkeämmin käsiteltäviksi. Minusta tällaisesta työkalusta on eniten hyötyä silloin, kun haluan tehdä yhden konkreettisen asian heti: paikantaa lataamani dokumentin, siirtää kuvan kansioon tai poistaa turhan kopion.

Ensimmäisellä käyttökerralla ei kannata yrittää järjestää koko puhelinta kerralla. Aloittaisin etsimällä yhden tutun tiedoston ja tarkistamalla, missä se sijaitsee. Kun tiedoston sijainti käy järkeen, sen kopioiminen, siirtäminen tai nimeäminen uudelleen tuntuu paljon turvallisemmalta. Hyvä ensimmäinen tavoite on pieni ja helposti tarkistettava muutos, kuten yhden ladatun asiakirjan siirtäminen omaan kansioonsa.

Ensivaikutelmat ja käyttöliittymä

Kun avasin Tiedostonhallinta-sovelluksen ensimmäistä kertaa, olin positiivisesti yllättynyt sen selkeästä ja intuitiivisesta käyttöliittymästä. Kaikki on todella hyvin organisoitu, joten tiedostojen löytäminen ja järjestäminen on todella vaivatonta. Sovelluksen ulkoasu on moderni, mutta samalla se ei ole liian täynnä turhia visuaalisia elementtejä, mikä tekee siitä miellyttävän käyttää.

Jos tiedostonhallinta on sinulle uusi asia, puhelimen kansiorakenne voi aluksi tuntua abstraktilta. Sovellus ei kuitenkaan muuta tiedostojen käsittelyn peruslogiikkaa: tiedosto on edelleen tietyssä paikassa, ja siirtäminen tarkoittaa sen sijoittamista toiseen kansioon. Näen tämän hyvänä lähtökohtana, koska käyttöliittymän tarkoitus on auttaa toimimaan eikä vaatia, että opettelet ensin uuden järjestelmän. Kun avaat tiedoston ja tarkistat sen nimen ja sijainnin, saat nopeasti paremman käsityksen siitä, mitä olet tekemässä.

Tiedostojen hallinnan helppous

Yksi sovelluksen parhaista puolista on sen kyky helpottaa tiedostojen hallintaa. Voit helposti siirtää, kopioida tai poistaa tiedostoja vain muutamalla napautuksella. Tiedostojen nimeäminen uudelleen tai niiden järjestäminen kansioihin on myös tehty todella yksinkertaiseksi. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos puhelimessasi on paljon tiedostoja ja haluat pitää kaiken järjestyksessä.

Minulle käytännöllisin tapa käyttää näitä toimintoja on käsitellä tiedostoja pieninä ryhminä. Jos esimerkiksi lataan useita työasiakirjoja, siirrän ne ensin samaan kansioon ja annan niille nimet, joista sisältö selviää myöhemminkin. Tiedoston nimen muuttaminen voi olla hyödyllisempää kuin uuden kansion perustaminen jokaista yksittäistä asiaa varten. Toisaalta, jos aineistoja kertyy eri tarkoituksiin, muutama selkeä kansio tekee selaamisesta huomattavasti rauhallisempaa.

Kopioinnin ja siirtämisen ero kannattaa opetella ennen kuin käsittelee tärkeitä tiedostoja. Kopiointi jättää alkuperäisen paikalleen, kun taas siirtäminen vaihtaa tiedoston sijaintia. Kun en ole varma, haluanko säilyttää alkuperäisen, kopiointi on varovaisempi välivaihe. Poistamisen kanssa toimisin yhtä harkiten: tarkistan ensin nimen ja sijainnin, etenkin jos kansiossa on samankaltaisia kuvia tai dokumentteja. Tämä ei ole sovelluksen erityinen temppu vaan hyvä tapa välttää vahingot missä tahansa tiedostonhallinnassa.

Pilvitallennusintegraatio

Yksi Tiedostonhallinta-sovelluksen hienoista ominaisuuksista on sen saumaton integraatio eri pilvitallennuspalveluiden kanssa. Voit helposti yhdistää Google Drive, Dropbox tai muita palveluita suoraan sovellukseen. Tämä helpottaa tiedostojen siirtämistä laitteiden välillä ja varmuuskopioiden tekemistä. Se on kuin omistaisi koko digitaalisen kirjaston kirjaimellisesti käden ulottuvilla.

Pilven käyttö on minusta kätevintä silloin, kun tarkoitus on siirtää tiedosto puhelimen ja muun laitteen välillä tai päästä käsiksi samaan aineistoon eri paikoissa. Käytännön työnkulku voi olla esimerkiksi se, että tallennan puhelimella käsiteltävän tiedoston pilvipalveluun ja avaan sen myöhemmin toisella laitteella. On silti hyvä pitää mielessä, että pilvessä oleva tiedosto ja puhelimeen tallennettu tiedosto eivät aina ole sama asia. Jos tarvitsen asiakirjan matkalla ilman verkkoyhteyttä, tarkistan etukäteen, että minulla on käytettävissä paikallinen kopio.

Jos et ole aiemmin yhdistänyt pilvipalvelua tiedostonhallintaan, etenisin rauhassa ja aloittaisin yhdellä palvelulla. Näin on helpompi huomata, missä tiedosto sijaitsee ja mitä tapahtuu, kun sitä kopioidaan tai siirretään. Pilvikansioiden lisääminen ei itsessään ratkaise varmuuskopioinnin tarvetta: tärkeästä tiedostosta kannattaa ymmärtää, onko se vain yhdessä paikassa vai onko siitä olemassa toinen käyttökelpoinen kopio. Tässä sovellus auttaa käsittelemään tiedostoja, mutta omasta varmuuskopiointitavasta käyttäjän on silti huolehdittava.

Suorituskyky ja käytettävyys

Sovellus toimii todella sujuvasti, eikä hidastelua esiinny edes suurten tiedostomäärien kanssa. Tämä on tärkeää, sillä tiedostonhallinta on yksi niistä tehtävistä, joissa suorituskyky on avainasemassa. Käytettävyys on erinomainen ja sovellus mukautuu hyvin erikokoisille näytöille, mikä tekee siitä ihanteellisen sekä puhelimille että tableteille.

Jos haluat saada ensimmäisestä käyttökerrasta onnistuneen, valitse tiedosto, jonka tunnistat varmasti, ja tee sille vain yksi muutos. Esimerkiksi kuvakaappauksen siirtäminen omaan kansioon näyttää, miten valinta ja kohdekansio toimivat. Sen jälkeen tarkista, että tiedosto näkyy uudessa paikassa ja avautuu normaalisti. Tämä pieni tarkistus auttaa ymmärtämään työnkulun ennen kuin siirrät isompaa joukkoa tai käsittelet asiakirjaa, jota tarvitset myöhemmin.

Arjessa tällainen järjestely auttaa etenkin silloin, kun puhelimeen kertyy aineistoa monesta lähteestä. Voin kuvitella tilanteen, jossa saan viestillä tapahtuman lipun, lataan sen sähköpostista ja otan samalla kuvia päivän aikana. Kun siirrän lipun tunnistettavaan kansioon ja pidän kuvat erillään muista latauksista, löydän tarvittavan tiedoston kiireessä helpommin. Kansioiden nimet kannattaa pitää lyhyinä ja arkijärkisinä; liian yksityiskohtainen luokittelu lisää napautuksia eikä välttämättä paranna löydettävyyttä.

Tietoturva

Tiedostojen hallinta ei ole pelkästään käytettävyyttä, vaan myös tietoturvaa. Sovellus tarjoaa mahdollisuuden suojata tiedostosi salasanalla, mikä on erityisen hyödyllistä, jos puhelintasi käyttää useampi henkilö. Voit olla varma, että henkilökohtaiset dokumenttisi pysyvät turvassa.

Salasanasuojaus voi olla hyödyllinen lisä, mutta en käsittelisi sitä ainoana suojana tärkeille tiedoille. Käytän sitä harkiten tiedostoihin, joita en halua avautuvan vahingossa toiselle puhelimen käyttäjälle, ja varmistan samalla, että muistan käyttämäni salasanan. Jos puhelin on jaettu perheenjäsenen kanssa, on myös viisasta pitää henkilökohtaiset aineistot omissa kansioissaan eikä jättää niitä yleiseen latauspaikkaan. Suojaustoiminto ei poista tarvetta käyttää puhelinta huolellisesti.

Kenelle sovellus sopii – ja kenelle vähemmän

Tiedostonhallinta sopii erityisesti käyttäjälle, joka lataa puhelimeen dokumentteja, käsittelee kuvia tai siirtää aineistoa laitteen ja pilvipalvelun välillä. Se on myös hyvä valinta, jos puhelimen omat tiedostonäkymät tuntuvat hajanaisilta ja kaipaat yhtä paikkaa tavallisiin järjestelytehtäviin. File Manager Plus on sovelluksen kehittäjä, ja sovellus kuuluu tuottavuuden työkaluihin. Sen tunnettuus näkyy laajana käyttäjäjoukkona: keskiarvo on 4,8 tähteä, ja asennuksia on yli 100 miljoonaa.

Jos käytät puhelinta lähinnä viestittelyyn, verkkoselailuun ja suoratoistoon etkä koskaan etsi tai siirrä tiedostoja, erillinen tiedostonhallinta voi jäädä tarpeettomaksi. Sama pätee käyttäjään, joka haluaa automaattisen järjestelmän hoitavan kaiken ilman kansioiden tai tiedostojen sijainnin pohtimista. Tiedostonhallinta on hyödyllinen silloin, kun haluat itse päättää, mihin aineistot sijoitetaan; se ei kuitenkaan tee harkinnasta tarpeetonta. Jos tarvitset laajaa dokumenttien muokkausta, erikoistunutta varmuuskopiointia tai monimutkaista työryhmäyhteistyötä, kyseiseen tehtävään suunniteltu palvelu voi olla parempi valinta.

Puhelimen mukana tuleva tiedostoselain on tavalliseen selaamiseen usein riittävä vaihtoehto, joten uuden sovelluksen asentaminen ei ole kaikille pakollista. Ero korostuu, jos haluat yhdistää laitteen kansiot pilvipalveluun tai tehdä tiedostojen siirtämisestä toistuvan osan arkea. Toisaalta, jos olet jo tyytyväinen nykyiseen tiedostoselaimeesi, pelkkä tuttuuden vaihtaminen ei tuo suurta hyötyä. Minusta Tiedostonhallinta kannattaa ottaa käyttöön tarpeeseen, ei siksi, että jokaisen puhelimessa pitäisi olla mahdollisimman monta työkalua.

Hinnoittelu ja käyttöönoton odotukset

Sovelluksen voi ladata ilmaiseksi, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Sovellus julkaistiin 19.10.2015, ja Google Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot voivat olla 0,99–12,99 euroa. Käytännössä kannattaa erottaa maksulliset lisävalinnat peruskäytön tarpeesta: aloita ensin omasta varsinaisesta tehtävästäsi ja arvioi vasta sen jälkeen, tarvitsetko jotain ylimääräistä. En maksaisi lisäominaisuudesta ennen kuin tiedän, mitä toistuvaa ongelmaa se ratkaisee.

Käyttöönotossa lähestyn sovellusta mieluummin työkaluna kuin koko puhelimen siivousprojektina. Etsi ensin esimerkiksi yksi lataus, jonka tunnistat, ja tutustu siihen, miten se näkyy kansioissa. Jos sovellus pyytää käyttöoikeuksia, luen pyynnön ennen hyväksymistä ja mietin, liittyykö se siihen tehtävään, jota olen tekemässä. Tiedostojen käsittely vaatii pääsyn käsiteltävään aineistoon, mutta käyttäjän kannattaa silti toimia tietoisesti eikä hyväksyä mitä tahansa automaattisesti.

Moni miettii, voiko sovellusta käyttää tiedostojen löytämiseen ilman, että järjestää ne heti uudelleen. Voi: pelkkä selaaminen on järkevä ensimmäinen askel, eikä jokaista näkyvää kansiota tarvitse muuttaa. Toinen tavallinen epävarmuus liittyy siihen, pitääkö tiedosto aina kopioida ennen siirtämistä. Ei, mutta jos kyseessä on tärkeä aineisto ja olet epävarma kohteesta, säilytä ensin toinen kopio tai kokeile työnkulkua harmittomalla tiedostolla. Näin opit toimintatavan ilman turhaa riskiä.

Tiedostonhallinnan keskiarvo on 4,8 tähteä ja arvioita on kertynyt noin 1,7 miljoonaa, mikä kertoo laajasta käytöstä, mutta ei yksin takaa, että sovellus sopii juuri sinun tapaasi käyttää puhelinta. Minulle ratkaiseva kysymys olisi, helpottaako se toistuvaa tehtävää: löydänkö lataukset, pystynkö siirtämään tiedoston haluamaani paikkaan ja osaanko myöhemmin löytää sen uudelleen? Jos vastaus on kyllä, työkalu ansaitsee paikkansa. Jos en koskaan tee tällaisia asioita, puhelimen nykyinen ratkaisu voi riittää hyvin.

Kaiken kaikkiaan, Tiedostonhallinta-sovellus on ehdoton työkalu jokaiselle, joka haluaa pitää puhelimensa tiedostot järjestyksessä. Se on helppokäyttöinen, turvallinen ja siinä on kaikki tarvitsemasi ominaisuudet.

Jos etsit tehokasta tapaa hallita tiedostojasi, tämä sovellus on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Se helpottaa elämääsi huomattavasti ja säästää aikaa, joka muuten kuluisi tiedostojen etsimiseen ja järjestämiseen.