TimeTree - Shared Calendar

Analysoinut Mobexer

Kun aikatauluja sovitetaan yhteen viestiketjuissa, tieto pirstoutuu nopeasti: yksi sopii ajan, toinen muuttaa sen, ja kolmas huomaa viestin vasta liian myöhään. Olen huomannut, että yhteinen kalenteri auttaa vasta silloin, kun porukka sopii myös siitä, mitä sinne merkitään ja kuka pitää tiedot ajan tasalla. TimeTree on rakennettu juuri tällaiseen jaettuun arkeen. Se ei ratkaise suunnittelua puolestamme, mutta tarjoaa paikan, josta muut voivat tarkistaa sovitut menot sen sijaan, että kysyisivät ne aina uudelleen.

Ensin yhteinen tapa suunnitella

Ennen sovelluksen käyttöönottoa kannattaa miettiä, kenelle kalenteri on tarkoitettu. Perhe voi haluta samaan näkymään harrastukset, yhteiset menot ja tärkeät muistettavat asiat, kun taas ystäväporukalle riittää ehkä matkojen ja tapaamisten sopiminen. Jos samaan kalenteriin lisätään kaikkea mahdollista ilman yhteistä käytäntöä, siitä tulee helposti sekava ilmoitustaulu. Selkeä rajaus tekee kalenterista hyödyllisen heti ensimmäisestä viikosta alkaen.

TimeTree on tuottavuussovellus, jonka kehittäjä on TimeTree, Inc. Sen ajatus tuntuu käytännölliseltä etenkin silloin, kun aikataulun pitää olla useamman ihmisen yhteinen eikä vain yhden käyttäjän henkilökohtainen muistivihko. Sovellus on ilmainen, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Se on ollut saatavilla vuodesta 2015, ja nykyinen versio on 15.12.0. Android-käytössä vähimmäisvaatimuksena on käyttöjärjestelmäversio 10; sovellus on saatavilla myös iOS:lle.

Kalenterin kannattaa kuvata sovittua arkea

Jaetun kalenterin hyöty ei synny siitä, että jokainen mahdollinen asia kirjataan sinne. Käytännössä aloittaisin muutamasta toistuvasta tarpeesta: milloin lapsi pitää hakea, milloin yhteinen meno alkaa tai milloin jonkun on varattava aikaa järjestelyille. Kun kalenterista löytyy ensin sellainen tieto, jota muut oikeasti tarvitsevat, siihen on helpompi palata. Vasta sen jälkeen kannattaa lisätä yksityiskohtia.

Hyvä nyrkkisääntö on kirjoittaa tapahtuman otsikko niin, että toinen ymmärtää sen ilman lisäviestiä. Pelkkä “meno” ei kerro, koskeeko se kaikkia vai vain yhtä henkilöä. Vastaavasti yhteiset muistiinpanot ja tehtävälistat sopivat valmisteluihin, jotka eivät ole itsessään tiettyyn kellonaikaan sidottuja. Näin kalenteri kertoo milloin jotain tapahtuu, ja lisätiedot auttavat hoitamaan sen.

Esimerkiksi viikon alussa voin lisätä jaettuun kalenteriin perheen menot ja merkitä yhteiseen listaan, mitä viikonlopun retkeä varten pitää pakata. Jos suunnitelma muuttuu, päivitän yhteisen tiedon sen sijaan, että lähettäisin uuden viestin vain osalle porukasta. Tämä pieni rutiini vähentää ristiriitaisia versioita, mutta edellyttää, että muutkin osaavat katsoa kalenteria ennen kuin kysyvät aikataulua.

Miksi TimeTree on niin erityinen?

Kun ensimmäisen kerran avaat TimeTree-sovelluksen, sinua tervehtii käyttöliittymä, joka on sekä tyylikäs että intuitiivinen. Ei ole väliä, oletko tekniikan ihmelapsi vai kalenterin kanssa aina hukassa, tämä sovellus on suunniteltu kaikille. Käyttöönotto on helppoa, ja sovellus opastaa sinut läpi kaikki tärkeimmät ominaisuudet.

Kalenterin jakaminen helpommaksi kuin koskaan

Yksi TimeTree:n parhaista puolista on sen kyky luoda jaettuja kalentereita. Voit helposti kutsua perheenjäsenesi, ystäväsi tai kollegasi liittymään kalenteriisi. Tämä ominaisuus on pelastus esimerkiksi perheen yhteisten menojen suunnittelussa tai tiimiprojektissa, jossa jokaisen on oltava kartalla.

Kun kaikki tapahtumat ja tehtävät ovat yhdessä paikassa, väärinkäsitykset vähenevät merkittävästi. Ja mikä parasta, voit valita, mitkä kalenterit näet milloinkin. Halutessasi voit yhdistää henkilökohtaisen kalenterisi ja jaetut kalenterit, joten näet kaikki tärkeät tapahtumat yhdellä silmäyksellä.

Kun suunnitelmasta tulee toistettava tapa

Minulle sovelluksen tärkein kysymys ei ole, saako tapahtuman lisättyä, vaan palaako porukka kalenteriin sen jälkeenkin. Kokeilisin ensin yhtä yhteistä käyttötapaa ja pitäisin sen yksinkertaisena: esimerkiksi kaikki viikon harjoitukset ja kuljetusvastuut yhteen paikkaan. Kun rutiini toimii, mukaan voi ottaa toisen kalenterin eri tarkoitukseen. Näin perheen yhteiset menot eivät huku työporukan aikatauluihin tai kaveriporukan suunnitelmiin.

Useamman kalenterin näkymästä saa eniten irti, kun niiden roolit ovat selvät. Jos jokin meno kuuluu vain tietylle ryhmälle, erillinen kalenteri auttaa rajaamaan sen oikeaan yhteyteen. Samalla henkilökohtaisen ja jaetun aikataulun rinnakkainen tarkastelu voi paljastaa päällekkäisyydet ennen kuin niistä tulee käytännön ongelma. Kannattaa silti tarkistaa, että tapahtuma lisätään oikeaan kalenteriin; väärään paikkaan kirjattu meno voi olla yhtä huomaamaton kuin kokonaan puuttuva merkintä.

Jaetun suunnittelun hienovarainen etu on, että muut näkevät tilanteen itse. Kalenteriin kirjattu noutoaika tai yhteinen tapaaminen vähentää tarvetta lähettää erillinen muistutus jokaiselle. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että ilmoitukset korvaisivat keskustelun. Jos suunnitelma on epävarma tai vaatii kaikkien hyväksynnän, sopikaa siitä ensin ja merkitkää vasta vahvistettu aika kalenteriin.

Muistutukset ja ilmoitukset

Ei enää "Oho, unohdin!" -hetkiä. TimeTree lähettää sinulle muistutuksia tulevista tapahtumista, ja voit mukauttaa ilmoitukset juuri sinulle sopiviksi. Tämä on erityisen kätevää, kun sinulla on useita tapahtumia päivän aikana, ja haluat varmistaa, ettet unohda mitään tärkeää.

Ilmoitusten kanssa kohtuus on silti tärkeää. Jos jokainen pieni muutos tai merkintä keskeyttää päivän, muistutuksiin turtuu helposti ja tärkeäkin hälytys voi jäädä huomaamatta. Itse pitäisin muistutukset niissä menoissa, joissa myöhästyminen aiheuttaisi oikean pulman, kuten lähtöajoissa tai sovituissa tapaamisissa. Kalenterin muut tiedot voi tarkistaa silloin, kun suunnittelen päivää, eikä jokaisesta merkinnästä tarvitse tehdä erillistä kiireellistä muistutusta.

Kannattaa myös sopia, milloin aikataulumuutos on riittävän varma kirjattavaksi. Jos yksi henkilö siirtää tapahtumaa alustavasti, muut voivat tulkita uuden ajan päätökseksi. Yhteinen tapa, kuten muutoksen varmistaminen viestillä ennen kalenterin päivittämistä, vähentää tätä epäselvyyttä. Sovellus pitää tiedon näkyvillä, mutta ryhmän käytäntö ratkaisee, kuinka luotettavaa tieto on.

Tehtävälistat ja muistiinpanot

Kalenteritapahtumien lisäksi TimeTree mahdollistaa tehtävälistojen ja muistiinpanojen lisäämisen. Tämä ominaisuus on loistava tapa pysyä järjestelmällisenä ja varmistaa, että kaikki tarvittavat tehtävät tulevat tehdyiksi. Voit jakaa myös nämä muistiinpanot tai tehtävälistat muiden kanssa, mikä tekee yhteistyöstä sujuvampaa kuin koskaan.

Listat ovat hyödyllisimpiä silloin, kun tehtävät liittyvät selvästi yhteiseen suunnitelmaan: ruokaostokset ennen juhlia, mukaan otettavat tavarat tai asiat, jotka pitää sopia ennen matkaa. Niitä ei kannata käyttää kaikkeen henkilökohtaiseen tekemiseen, jos muut eivät tarvitse samaa tietoa. Muuten yhteinen tila täyttyy tehtävistä, jotka eivät kuulu koko ryhmälle. Pidän tätä tärkeänä erona: jaettu lista ei ole automaattisesti parempi lista, vaan sen arvo riippuu siitä, auttaako se useampaa ihmistä toimimaan.

Jos työskentelet tiimissä, sovellus voi sopia yhteisten päivämäärien ja valmistelujen koordinointiin, mutta en käyttäisi sitä yksinään tehtävien vastuunjaon tai monimutkaisen projektiseurannan korvikkeena. Aikataulun näkyvyys on eri asia kuin projektinhallinta. Kun tehtävä vaatii paljon tilatietoja, hyväksyntöjä tai työn riippuvuuksien seuraamista, erillinen projektityökalu voi olla sopivampi. TimeTree toimii luontevammin kevyenä yhteisenä suunnittelupintana.

Arjen kitkakohdat ja sopiva vaihtoehto

Yleisin ongelma ei ole kalenterin käyttö vaan se, ettei kaikki ryhmän jäsenet käytä sitä samalla tavalla. Yksi päivittää tapahtumat heti, toinen luottaa vanhaan viestiketjuun ja kolmas ei avaa sovellusta ennen kuin muistutus tulee. Tällöin yhteinen näkymä voi näyttää siistiltä mutta olla puutteellinen. Aloittaisin sopimalla yhdestä säännöstä: muutokset päivitetään kalenteriin, ja kiireelliset muutokset kerrotaan lisäksi suoraan niille, joita ne koskevat.

TimeTree on ilmainen ladata, mutta siihen kuuluu sovelluksen sisäisiä ostoja, jos laskutus kulkee Playn kautta; hinnat ovat 0,79–29,99 euroa. Tämä on hyvä huomioida, jos haluat pitää käytön maksuttomana tai arvioit sovellusta koko perheen tarpeisiin. Peruskäytön sopivuutta voi miettiä omien tarpeiden perusteella ennen ostoksia, eikä maksullisuutta kannata olettaa pelkän ilmaisen latauksen perusteella.

Vaihtoehtoihin verrattuna TimeTreen vahvuus on yhteisen aikataulun ympärille rakennettu käyttö: se tuntuu luontevammalta perheelle tai porukalle, joka tarvitsee jaetun näkymän, kuin tavallinen henkilökohtainen kalenteri, jota yksi käyttäjä vain näyttää muille. Toisaalta jos kaikki käyttävät jo sujuvasti saman alustan kalenteria, uuden sovelluksen asentaminen voi lisätä kitkaa eikä vähentää sitä. Yksinkertaiseen omaan ajanhallintaan taas yhden käyttäjän kalenteri on usein selkeämpi, ja laajoihin työprosesseihin tehtävienhallintaan keskittyvä työkalu tarjoaa yleensä tarkoituksenmukaisemmat rakenteet.

Kenelle yhteinen kalenteri kannattaa?

TimeTree sopii mielestäni parhaiten ihmisille, joiden aikataulut risteävät toistuvasti ja joiden pitää nähdä samat sovitut asiat ilman jatkuvaa kyselyä. Perhe, kimppakämppä, harrastusryhmä tai ystävät yhteistä matkaa suunnittelemassa voivat saada siitä hyötyä, kun kalenteri pidetään rajattuna ja päivitettynä. Myös satunnaisesti kokoontuva ryhmä voi käyttää sitä, jos tapaamisia ja valmisteluja kertyy tarpeeksi, jotta yhteinen paikka on viestiketjua selkeämpi.

En suosittelisi sitä ensimmäiseksi työkaluksi ihmiselle, joka haluaa vain oman päivänsä tehtävät järjestykseen eikä tarvitse jakamista. Se ei myöskään korjaa epäselviä vastuita, myöhässä tehtyjä päätöksiä tai sitä, että osallistujat eivät tarkista yhteistä suunnitelmaa. Jos jokaisen pitää nähdä eri tiedot tai työ sisältää paljon yksityiskohtaisia tehtäväketjuja, yksinkertainen jaettu kalenteri ei välttämättä ole oikea ratkaisu. Sopivuus riippuu ennen kaikkea siitä, onko ryhmällä yhteinen syy käyttää samaa näkymää.

Sovelluksella on 4,6 tähden keskiarvo noin 229 000 arviosta, ja latauksia on yli 10 miljoonaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta oma ratkaiseva kysymykseni olisi silti arkisempi: saavatko kaikki tarvittavat ihmiset kutsun ja muistavatko he avata kalenterin? Jos vastaus on kyllä, yhteisen suunnittelun kynnys pienenee huomattavasti. Jos ei, sovellus voi jäädä yhden ihmisen ylläpitämäksi listaksi, jolloin sen tärkein etu katoaa.

Käyttäjäystävällisyys ja yhteensopivuus

Yksi sovelluksen suurimmista vahvuuksista on sen käyttäjäystävällisyys. Kaikki ominaisuudet ovat selkeästi esillä, ja sovellus toimii saumattomasti sekä Android- että iOS-laitteilla. Myös verkkoversio on saatavilla, mikä tarkoittaa, että pääset käsiksi kalenteriisi mistä tahansa ja milloin tahansa.

Jos ryhmän jäsenillä on eri puhelimia, alustojen välinen saatavuus helpottaa yhteisen käytön aloittamista. Silti ennen siirtymistä kannattaa miettiä, haluavatko kaikki asentaa uuden sovelluksen ja ottaa käyttöön vielä yhden paikan, jota pitää seurata. Aiemmin käytössä olevan kalenterin rinnalla eläminen voi olla aluksi järkevää, mutta pitkällä aikavälillä kahden järjestelmän päivittäminen kasvattaa virheiden riskiä. Valitkaa siis, mikä kalenteri on yhteisten menojen ensisijainen lähde, ja käyttäkää muuta kalenteria vain siihen tarkoitukseen, johon se sopii paremmin.

TimeTree on saanut 75 000 käyttäjäarviota, ja sen ikäraja on PEGI 3, joten se sopii myös jaetun perhekalenterin harkintaan. Sovellus ei kuitenkaan ole sama asia kuin lastenhoidon tai työvuorojen virallinen järjestelmä: tärkeistä muutoksista kannattaa edelleen varmistaa tieto suoraan, jos väärinkäsityksellä olisi seurauksia. Tuottavuusvälineen tehtävä on helpottaa sovittujen asioiden muistamista, ei siirtää kaikkea vastuuta ilmoitusten varaan.

Lopullinen ajatus

Kaiken kaikkiaan TimeTree on täydellinen valinta kaikille, jotka etsivät tehokasta tapaa hallita aikataulujaan ja parantaa yhteistyötä muiden kanssa. Sen avulla jaetut kalenterit eivät ole vain mahdollisia, vaan myös helppoja ja hauskoja käyttää. Suosittelen tätä sovellusta lämpimästi jokaiselle, joka haluaa tehdä arjestaan hieman helpompaa ja organisoidumpaa.

Oma suositukseni on silti rajatumpi: kokeilisin sitä silloin, kun vähintään kaksi ihmistä tarvitsee toistuvasti saman aikataulun, ja aloittaisin yhdestä yhteisestä kalenterista sekä selkeästä päivitystavasta. Jos ryhmä ottaa tämän rutiinin omakseen, sovellus voi poistaa monta pientä tarkistuskysymystä arjesta. Jos taas tarve on vain henkilökohtainen tai työ vaatii yksityiskohtaista tehtävien hallintaa, valitsisin tarkoitukseen sopivamman työkalun. TimeTreen paras puoli ei ole se, että se sisältää kaiken, vaan se, että oikealle porukalle yhteinen suunnitelma löytyy yhdestä paikasta.