Todoist: Tehtäväluettelo

Analysoinut Mobexer

Meillä kotona arjen tehtävät eivät yleensä kasaannu yhteen paikkaan: joku muistaa kauppalistan, toinen tietää milloin roskat pitää viedä ja tärkeä viesti koululta hautautuu helposti muiden asioiden alle. Olen huomannut, että yhteinen tehtävälista auttaa parhaiten silloin, kun tehtävät jaetaan selkeästi eikä kaikkea yritetä ratkaista saman keskusteluketjun avulla. Todoist: Tehtäväluettelo sopii tällaiseen käyttöön, sillä siinä henkilökohtaiset ja yhteiset asiat voi jäsentää projekteiksi. Se toimii myös omaan työpäivään, joten sovelluksen arvo ei jää vain kotitöiden koordinointiin.

Yksi lista ei sovi kaikille

Jos samaa puhelinta käyttää useampi perheenjäsen, pitäisin jokaisen tilin ja tehtävät erillään. Sovellusta ei kannata käsitellä yhteisenä kirjautumisena, johon kaikki lisäävät omat menonsa: silloin yksityiset asiat ja yhteiset muistettavat sekoittuvat helposti. Käytännöllisempi tapa on, että jokainen käyttää omaa tiliään ja jaettuun projektiin kootaan vain ne tehtävät, joiden kuuluu näkyä muille. Näin esimerkiksi omat työmuistiinpanot eivät päädy samalle listalle kuin yhteinen viikonlopun kauppareissu.

Ennen kuin jaan projektin, miettisin hetken, mitä tietoa tehtävän otsikkoon ja kuvaukseen kannattaa kirjoittaa. Yhteinen lista on hyvä paikka sopia, kuka hoitaa minkäkin asian, mutta se ei ole paras paikka arkaluonteisille tiedoille tai pitkille keskusteluille. Jos tehtävä vaatii taustoitusta, kirjoitan listaan lyhyen muistutuksen ja käyn yksityiskohdat läpi sopivassa kanavassa. Tämä pitää näkymän selkeänä ja vähentää riskiä, että joku olettaa tehtävän sisältävän enemmän tietoa kuin siinä oikeasti on.

Yhteistyö toimii, kun vastuut ovat selvät

Kuvitellaan tavallinen arki-ilta: yksi huomaa, että aamuksi tarvitaan eväät, toinen on matkalla kotiin ja kolmas hoitaa pyykit. Jaetussa projektissa tehtävät voi kirjata heti näkyviin sen sijaan, että ne jäisivät suullisen sopimuksen varaan. Minusta tärkeintä ei ole listan täydellisyys vaan se, että tehtävästä käy ilmi, mitä pitää tehdä ja kuka ottaa sen vastuulleen. Muuten jaettu lista voi vain siirtää epäselvyyden puhelimesta sovellukseen.

Yhteinen projekti ei silti korvaa perheen sopimia pelisääntöjä. Sopikaa esimerkiksi, mitkä asiat kirjataan listalle, kuka päivittää tehtävän valmiiksi ja miten kiireellisistä muutoksista ilmoitetaan. Tehtävälista auttaa pitämään sovitut asiat näkyvillä, mutta en luottaisi siihen ainoana tapana välittää kiireellistä tietoa. Tämän eron ymmärtäminen tekee käytöstä paljon luotettavampaa etenkin silloin, kun kaikki eivät tarkista puhelintaan samaan aikaan.

Ikä, luottamus ja sopiva vastuu

Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, ja se sopii sisällöltään myös peruskäyttöön kaikenikäisissä kodeissa. Se ei kuitenkaan itsessään kerro, miten perheen kannattaa järjestää lasten tilit tai yhteiskäyttö. Aikuisen on hyvä päättää, mitä lapsi saa nähdä ja muokata, sekä käydä läpi, ettei listalle lisätä muiden yksityisiä tietoja. En myöskään olettaisi, että tehtävän jakaminen yksinään ratkaisee valvontaan tai tilien hallintaan liittyviä tarpeita.

Lapselle tehtävien merkitseminen valmiiksi voi olla konkreettinen tapa harjoitella omista tavaroista tai sovituista kotitöistä huolehtimista. Silti sovelluksen ei tarvitse olla perheen jokaisen jäsenen käytössä: pienelle lapselle suullinen muistutus tai näkyvä paperilista voi olla helpompi. Valitsisin työkalun sen mukaan, pystyykö käyttäjä itse tarkistamaan listan ja ymmärtämään, mitä häneltä odotetaan. Tavoitteena on tehdä vastuista selkeämpiä, ei lisätä uuden sovelluksen opettelua kaikkien arkeen.

Mikä tekee Todoistista erityisen?

Ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sovelluksen yksinkertainen mutta tehokas käyttöliittymä. Se on niin intuitiivinen, että jopa ensikertalainen löytää tiensä helposti. Voit luoda tehtäviä lennossa, ja mikä parasta, niitä voi järjestää eri projekteihin. Tämä on täydellistä, jos hallinnoit useita työ- tai henkilökohtaisia projekteja.

Tehokas tehtävien hallinta

Kun puhutaan tehtävien hallinnasta, Todoist tarjoaa kaiken, mitä tarvitset. Voit lisätä määräaikoja, asettaa prioriteetteja ja jopa määrittää toistuvia tehtäviä. Ja jos olet kaltaiseni, joka tarvitsee muistutuksia, sovellus voi lähettää niitä suoraan puhelimeesi. Tämä on erityisen hyödyllistä niille, joilla on taipumus unohtaa pienet, mutta tärkeät tehtävät.

Saumaton yhteistyö

Yksi Todoistin hienoimmista ominaisuuksista on sen kyky yhdistää ihmiset. Voit jakaa projekteja ja tehtäviä kollegoiden tai perheenjäsenten kanssa, mikä tekee siitä täydellisen tiimityöhön tai kotitöiden jakamiseen. Ei enää "kuka tekee mitä?" -kysymyksiä, kun kaikki on selkeästi näkyvissä.

Integrointi muiden sovellusten kanssa

Yksi syy, miksi olen täysin myyty tähän sovellukseen, on sen kyky integroitua muihin työkaluihin. Olipa kyseessä Google Kalenteri, Slack tai jopa Amazon Alexa, Todoist toimii saumattomasti muiden suosikkisovellustesi kanssa. Tämä tekee tehtävien hallinnasta entistäkin sujuvampaa.

Gamification ja motivaatio

Motivaation ylläpitäminen voi olla haastavaa, mutta Todoist tekee siitä hauskaa. Sovellus tarjoaa "Karma"-pisteitä, joita saat suorittamalla tehtäviä ja saavuttamalla tavoitteita. Tämä pieni pelillinen elementti lisää mukavan lisämausteen tehtävien hoitamiseen ja auttaa pitämään motivaation korkealla.

Arjen työnkulku kannattaa rakentaa kevyesti

Minulle toimivin tapa käyttää listaa on kirjata ensin kaikki mieleen tulevat asiat ja järjestää ne vasta sen jälkeen. Jos alan heti rakentaa monimutkaista projektirakennetta, tehtävien ylläpidosta tulee helposti oma työnsä. Esimerkiksi työpäivän aikana voin lisätä nopeasti mieleen tulevan asian, ja myöhemmin siirtää sen oikeaan projektiin, lisätä määräajan tai jakaa sen toiselle. Tällainen kaksivaiheinen rutiini vähentää sitä, että hyvän järjestelmän rakentaminen vie enemmän aikaa kuin itse tehtävät.

Toistuvat tehtävät ovat hyödyllisiä asioissa, joiden rytmi on ennakoitavissa, kuten viikoittaisessa kodin huollossa tai säännöllisessä raportissa. Käyttäisin niitä kuitenkin harkiten: jos jokin muistutus toistuu väärällä tahdilla tai tehtävä jää usein tekemättä, lista täyttyy helposti vanhoista lupauksista. Tarkistan silloin, onko tehtävä edelleen tarpeellinen, pitäisikö sen ajankohtaa muuttaa vai voiko sen poistaa. Tehtävän merkitseminen valmiiksi ei yksin kerro, oliko sen toistumisrytmi järkevä.

Prioriteetit auttavat minua lähinnä silloin, kun listalla on monta asiaa mutta käytettävissä oleva aika on rajallinen. En nostaisi jokaista tehtävää tärkeimmäksi, sillä silloin järjestys lakkaa auttamasta päätöksenteossa. Yritän valita vain muutaman asian, jotka todella vaikuttavat päivän kulkuun, ja jättää loput tavallisiksi tehtäviksi. Näin sovellus ei tee päätöksiä puolestani, vaan auttaa näkemään, mihin kannattaa tarttua ensin.

Milloin tehtävälista on parempi kuin kalenteri?

Tehtävälista ja kalenteri ratkaisevat eri ongelmia. Kalenteri sopii erityisen hyvin sovittuihin tapaamisiin ja asioihin, joiden ajankohta on kiinteä. Tehtävälistassa taas on luontevampaa säilyttää tekemistä, jonka voi sovittaa päivän sisään silloin kun aikaa löytyy. Todoistin määräajat ja toistuvat tehtävät tuovat näiden maailmojen väliin hyödyllisen yhteyden, mutta en silti muuttaisi jokaista tehtävää kalenterimerkinnäksi tai päinvastoin.

Jos haluan nähdä päivän aikataulun kellonaikoineen, käyttäisin ensisijaisesti kalenteria. Jos taas yritän muistaa, että minun täytyy tilata tarvikkeet, valmistella kokous tai hoitaa jokin pieni kotityö, tehtävälista on usein joustavampi. Kalenterin ja Todoistin yhdistäminen voi vähentää tietojen kopiointia, mutta samalla kannattaa päättää, kumpi sovellus on kunkin asian ensisijainen paikka. Muuten sama tehtävä saattaa näkyä kahdessa paikassa, ja valmistumisen merkitseminen vain toiseen jättää turhaa epäselvyyttä.

Käyttöönotto ja maksullisuuden käytännön merkitys

Todoist on ilmainen tuottavuussovellus, jonka kehittäjä on Doist Inc. Se on ollut saatavilla 18.11.2012 lähtien, ja sen voi asentaa Android-laitteelle, jossa käyttöjärjestelmä on vähintään 8.0. Sovelluksella on 4,6 tähden keskiarvo noin 296 tuhannen arvion perusteella, ja sitä on asennettu yli 10 miljoonaa kertaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta oma sopivuus selviää silti parhaiten kokeilemalla, sopiiko tehtävien ja projektien tapa ajatella omaan arkeen.

Peruskäyttöä voi aloittaa maksutta. Sovelluksessa on myös sovelluksen sisäisiä ostoja; Playn kautta laskutettaessa niiden hinnat vaihtelevat 0,50 eurosta 60 euroon. En lähtisi ostamaan mitään vain siksi, että haluan testata tavallista tehtävälistaa. Aloittaisin muutamalla projektilla, kokeilisin määräaikoja ja toistuvia tehtäviä ja arvioisin vasta sitten, kaipaanko lisää. Käyttäjälle, joka haluaa vain yksinkertaisen listan muutamasta päivittäisestä asiasta, maksuttoman käytön riittävyys ja sovelluksen ominaisuuksien määrä ovat tärkeimmät asiat punnita.

Mihin sovellus ei sovi yhtä hyvin?

Todoist on vahvimmillaan silloin, kun asiat voidaan pilkkoa selkeiksi tehtäviksi. Se ei ole paras paikka pitkille muistiinpanoille, laajoille suunnitelmille tai keskusteluille, joissa päätöksiä vielä haetaan. Sellaisiin tarpeisiin dokumentti tai viestisovellus voi olla luontevampi, ja kalenteri on parempi kiinteiden tapaamisten seuraamiseen. Vaikka yhteydet muihin työkaluihin voivat tehdä työnkulusta sujuvamman, niiden käyttöönotto ei ole itsessään tavoite: yksinkertainen lista saattaa olla nopeampi, jos tarve on pieni.

Toinen mahdollinen kitka on järjestelmän ylläpito. Projektit, määräajat, prioriteetit ja muistutukset auttavat vain, jos pidän ne ajan tasalla. Jos en halua tarkistaa tehtäviä säännöllisesti tai päätän kirjata jokaisen ajatuksen mutta en koskaan siivoa listaa, sovellus voi muuttua uudeksi sekavaksi paikaksi. Tällaiselle käyttäjälle paperilappu tai puhelimen valmiiksi tuttu perusmuistilista voi olla parempi valinta. Työkalun vaihtaminen ei myöskään yksin ratkaise sitä, että tehtävät jäävät tekemättä, jos niille ei varata aikaa.

Kenelle valitsisin Todoistin?

Suosittelisin sitä ihmiselle, joka tasapainoilee useiden projektien, toistuvien velvollisuuksien ja nopeasti mieleen tulevien tehtävien välillä. Se on erityisen kätevä, jos haluat pitää työasiat ja henkilökohtaiset tehtävät erillisinä mutta silti samassa sovelluksessa. Perheessä siitä voi olla hyötyä silloin, kun aikuiset haluavat sopia kotitöistä tai yhteisistä valmisteluista näkyvästi. Jaettuun projektiin kannattaa silti lisätä vain osallistujat, joiden on tarkoitus nähdä sen sisältö.

En valitsisi sitä ensisijaiseksi työkaluksi käyttäjälle, joka haluaa lähinnä värikkään aikataulun tai pitkien tekstien säilytyspaikan, eikä kaipaa tehtävien järjestelyyn projekteja. Samoin kaikkein yksinkertaisinta mahdollista listaa etsivälle ominaisuuksien määrä voi tuntua turhalta. Jos puhelimen perusmuistutus hoitaa jo kaiken tarvittavan, uuden sovelluksen opettelu ja listan ylläpito eivät välttämättä tuo vastaavaa hyötyä.

Arjen yhteenveto

Kaiken kaikkiaan, Todoist: Tehtäväluettelo on sovellus, joka on käytännöllinen, intuitiivinen ja täynnä ominaisuuksia, jotka tekevät siitä täydellisen kumppanin kiireiseen arkeen. Jos etsit tapaa ottaa hallintaan tehtävälistasi ja saada enemmän aikaan päivittäin, tämä sovellus on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Joten mitä vielä odotat? Ota tehtäväsi haltuun ja anna Todoistin näyttää, kuinka tehokasta tehtävien hallinta voi olla.