WeTransfer : File Transfer

Analysoinut Mobexer

Kun jaan suuria kuvia tai videoita, mietin ensin kahta asiaa: pääseekö vastaanottaja tiedostoihin helposti ja lähetänkö samalla enemmän kuin oli tarkoitus. WeTransfer: File Transfer on tiedostojen siirtämiseen tarkoitettu tuottavuussovellus, jonka vahvuus on suoraviivainen tehtävä. WeTransfer BV:n kehittämä sovellus on ilmainen, ja sen ikäraja on PEGI 3. Sen keskiarvo on 4,8 noin 203 000 arvostelulla, ja latauksia on yli 10 miljoonaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta itse arvioin ennen kaikkea sitä, sopiiko tiedostonsiirto omaan arkeen ja milloin valitsisin toisen tavan.

Helppo siirto vaatii silti harkintaa

Tiedoston siirtäminen voi olla helppoa, vaikka päätös siitä, mitä ja kenelle jaan, vaatii hetken huomiota. Tässä osiossa keskityn siihen, miten itse tarkistan lähetyksen ja arvioin sovelluksen näkyviä valintoja ilman oletuksia sen tietosuojasta. Näin voit päättää, sopiiko tämä tapa juuri omaan tiedostoosi ja tilanteeseesi.

Kun tiedoston lähettäminen on koko tehtävä

Jos olet koskaan joutunut lähettämään suuria tiedostoja ystävillesi tai kollegoillesi, olet varmasti törmännyt haasteisiin. Meillä kaikilla on ollut se hetki, kun sähköposti kieltäytyy yhteistyöstä, ja pilvipalvelut tuntuvat liian monimutkaisilta. Tässä kohtaa WeTransfer astuu kuvioihin. Tämä sovellus on kuin pelastusrengas niille, jotka haluavat jakaa tiedostoja nopeasti ja helposti.

Arjessa hyöty näkyy esimerkiksi silloin, kun olen kuvannut tapahtuman ja haluan toimittaa alkuperäiset kuvat ystävälle tai asiakkaalle ilman, että niitä tarvitsee ensin pienentää viestisovelluksen lähetystä varten. Tällöin tiedostonsiirtoon tarkoitettu palvelu on usein luontevampi kuin sähköpostiliite. Vastaanottajalle siirron tarkoitus on selkeä, eikä hänen tarvitse liittyä yhteiseen kansioon vain saadakseen yhden aineiston.

Kannattaa kuitenkin sopia vastaanottajan kanssa, mitä lähetät ja millä nimellä. Jos mukana on monta samankaltaista versiota, selkeä kansiorakenne ja ymmärrettävät tiedostonimet säästävät aikaa molemmilta. Tämä pieni valmistelu on yllättävän hyödyllinen etenkin silloin, kun lähetän kuvia puhelimesta: siirto itsessään voi olla helppo, mutta väärän version etsiminen jälkikäteen ei ole.

Mikä WeTransfer oikeastaan on?

Ensinnäkin, WeTransfer on ilmainen palvelu, joka mahdollistaa suurten tiedostojen lähettämisen verkossa. Käyttäjäystävällisyys on tämän sovelluksen valtti. Sinun ei tarvitse rekisteröityä tai ladata mitään ylimääräisiä ohjelmia. Sen sijaan, pääset suoraan asiaan: lataa tiedostosi, kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite ja klikkaa lähetä. Helppoa, eikö?

Puhelimella käyttäessäni tarkistan ennen lähetystä, että valitut tiedostot ovat juuri ne, jotka haluan jakaa. Tämä on tärkeämpää kuin miltä kuulostaa: useita kuvia valitessa mukaan voi helposti tulla myös yksityinen otos tai luonnos. Jos siirto sisältää työhön liittyvää aineistoa, käyn valinnan läpi vielä kerran ja varmistan vastaanottajan osoitteen. Helppo käyttö vähentää teknistä kitkaa, mutta ei poista lähettäjän vastuuta.

Jos kysyt, tarvitseeko sovelluksen käyttöön aina tehdä tili, alkuperäinen käyttötapa on kuvattu rekisteröitymättömäksi. Käytännössä käyttäjä voi silti kohdata eri vaiheita sen mukaan, mitä sovelluksessa tekee ja millaisia vaihtoehtoja käyttötilanteessa tarjotaan. En siis rakentaisi tärkeää työnkulkua oletuksen varaan, että jokaista toimintoa voi käyttää samalla tavalla ilman kirjautumista. Yksittäiseen siirtoon kannattaa valita näkyvissä oleva yksinkertainen reitti ja tarkistaa ruudulta, mitä tietoja se pyytää.

Käyttökokemus

Kun avaat WeTransferin, sinua tervehtii yksinkertainen ja selkeä käyttöliittymä. Ei turhia härpäkkeitä tai sekavia valikoita. Tämä tekee siitä erityisen houkuttelevan niille, jotka eivät halua hukata aikaa teknisiin yksityiskohtiin. Käyttö on suoraviivaista, ja prosessi vie vain muutaman minuutin. Itse asiassa, käyttäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin ladata tiedostot ja syöttää vastaanottajan tiedot. Ei piilotettuja ansakuoppia tai kummallisia kikkoja.

Selkeys auttaa myös kiireessä, mutta sillä on kääntöpuolensa: palvelu ei ole sama asia kuin järjestelmällinen projektikansio. Jos vaihdan saman työn tiedostoja useita kertoja, tarvitsen itselleni erillisen tavan seurata, mikä versio on uusin ja kuka on saanut minkäkin lähetyksen. Siirto kannattaa ajatella toimituksena, ei pitkäaikaisena arkistona tai keskustelutilana. Tämä ero on hyvä ymmärtää jo ennen ensimmäistä asiakastoimitusta.

Luottamus syntyy näkyvistä valinnoista

Tiedosto voi olla tavallinen lomakuva tai arkaluonteinen työluonnos, joten pysähdyn miettimään, onko siirtopalvelu tilanteeseen sopiva. En tee päätelmiä yksityisyydestä pelkän selkeän ulkoasun perusteella. Tarkistan lähetyksen aikana sovelluksen näkyvät valinnat ja pyydetyt tiedot sekä sen, kenelle tiedosto on menossa. Jos käsittelen luottamuksellista aineistoa, noudatan myös työnantajan tai asiakkaan ohjeita sen sijaan, että valitsisin palvelun vain nopeuden vuoksi.

Hyödyllinen käytännön tapa on lähettää koetiedosto ensin, kun vastaanottaja ei ole aiemmin käyttänyt palvelua tai kyseessä on tärkeä määräaika. Näin selviää, osaako hän avata toimituksen ja tavoittaako viesti oikean sähköpostin. Testi ei todista mitään tiedoston tietosuojasta, mutta se vähentää viime hetken teknisiä yllätyksiä. Jos aineisto on arkaluonteista, testiin kannattaa valita harmiton tiedosto eikä todellista sisältöä.

Toiminnallisuus

WeTransfer ei ole pelkästään yksinkertainen; se on myös erittäin toimiva. Voit lähettää jopa 2 gigatavua tiedostoja kerralla ilmaiseksi. Tämä riittää useimmille, mutta jos tarvitset enemmän tilaa, on olemassa maksullinen versio, joka tarjoaa jopa 20 gigatavua tilaa ja monia muita herkkuja, kuten salasanasuojauksen ja mukautetut taustakuvat. Maksullinen versio on erityisesti suunnattu yrityksille ja ammattilaisille, jotka tarvitsevat lisäominaisuuksia.

Tilauksen tarvetta pohtiessa en katso vain yhden lähetyksen kokoa. Mietin myös, kuinka usein lähetän isoja aineistoja ja tarvitsenko lisätoimintoja toistuvasti vai vain kerran. Android-sovelluksen kautta tehtävien ostojen hinnat vaihtelevat 9,99 eurosta 229,99 euroon, jos laskutus kulkee Playn kautta. Siksi vertaan maksullisen vaihtoehdon hyötyä omaan käyttöön ennen ostamista; satunnainen videon lähettäjä voi pärjätä ilmaisella tavalla, kun taas säännöllinen työnkulku voi perustella maksullisen tason.

Yksi käytännöllinen niksi on koota samaan toimitukseen vain vastaanottajalle kuuluva valmis kokonaisuus eikä käyttää siirtoa varmuuskopiona. Jos lähetän kuvaajalle valittuja otoksia ja erikseen raakaversioita, erotan ne nimillä tai kansioilla ennen lataamista. Näin vastaanottajan ei tarvitse arvailla, mikä aineisto on lopullinen. Samalla vältän turhan materiaalin jakamista ja säästän aikaa myöhemmältä selittelyltä.

Milloin valitsisin toisen työkalun?

Tavalliseen sähköpostiin verrattuna siirtopalvelu sopii paremmin suuriin tiedostoihin, mutta sähköposti on edelleen kätevä, kun lähetän pienen liitteen ja haluan pitää viestin sekä tiedoston samassa keskustelussa. Pilvipalvelun jaetun kansion valitsen puolestaan silloin, kun usean ihmisen pitää muokata tai päivittää samoja tiedostoja ajan mittaan. WeTransferin vahvuus on kertaluonteinen toimitus, ei jatkuva yhteiskäyttö.

Viestisovellukset ovat käteviä kiireessä, mutta niiden kautta jaettujen kuvien ja videoiden käsittely voi poiketa alkuperäisistä tiedostoista. Kun alkuperäinen laatu on tärkeä, siirtopalvelu on järkevämpi vaihtoehto. Jos taas vastaanottaja tarvitsee vain nopeasti nähtävän kuvan eikä täyttä tiedostoa, viesti voi olla vaivattomampi. Valitsen menetelmän sen mukaan, tarvitseeko toinen ihminen alkuperäisen aineiston, kommentointia vai vain nopean vilkaisun.

Yhteensopivuus

Yksi WeTransferin suurista eduista on sen yhteensopivuus eri laitteiden ja alustojen kanssa. Olipa käytössäsi Android, iOS, Mac tai PC, WeTransfer toimii saumattomasti kaikilla. Tämä tekee siitä täydellisen vaihtoehdon, jos työskentelet monenlaisilla laitteilla tai haluat jakaa tiedostoja eri käyttäjille.

Minulle laitteiden välinen käyttö on hyödyllistä etenkin silloin, kun kuvaan puhelimella mutta viimeistelen valinnat tietokoneella. En silti oleta, että jokainen vastaanottaja haluaa asentaa sovelluksen: ennen tärkeää lähetystä kerron lyhyesti, mitä on tulossa ja miten aineisto kannattaa avata. Se vähentää epävarmuutta, etenkin jos tiedostot ovat suuria tai vastaanottaja käyttää palvelua harvoin.

Turvallisuus

Tietoturva on tärkeä osa tiedostojen jakamista, ja WeTransfer ei petä tässäkään. Kaikki tiedostot lähetetään salattuna, mikä takaa sen, että ne pysyvät turvassa ja suojattuina. Lisäksi, tiedostot ovat tallennettuna palvelimilla vain rajoitetun ajan, joten sinun ei tarvitse huolehtia pitkäaikaisesta varastoinnista.

Turvallisuutta arvioidessani erotan toisistaan siirron teknisen suojauksen ja oman toimintani. Salausta koskeva tieto ei yksin vastaa siihen, kuka saa linkin tai onko vastaanottajan osoite kirjoitettu oikein. Siksi lähetän aineiston vain niille, joiden kuuluu nähdä se, enkä jaa siirtoviestiä eteenpäin huolimattomasti. Jos tiedoston päätyminen väärälle henkilölle aiheuttaisi vakavaa haittaa, tarkistan ensin organisaation hyväksymän toimintatavan ja käytän tarvittaessa muuta kanavaa.

Kenelle sovellus sopii parhaiten?

Suosittelen sovellusta ihmiselle, joka lähettää silloin tällöin suuria valokuvia, videoita tai työaineistoja eikä halua rakentaa niille pysyvää jaettua kansiota. Se sopii myös pienelle luovalle tiimille, kun yksi henkilö toimittaa valmiin kokonaisuuden muille. Sen sijaan jatkuvaa yhteismuokkausta, projektien versionhallintaa tai pitkäaikaista tiedostojen säilytystä etsivälle pilvipalvelu on yleensä osuvampi valinta. Myös hyvin arkaluonteisten tiedostojen kohdalla ratkaisevaa on oman työn tietoturvaohje, ei pelkkä käyttömukavuus.

Ennen lähetystä kannattaa vielä tarkistaa, ovatko tiedostot puhelimessa paikallisesti vai toisessa palvelussa, ja että yhteys kestää siirron loppuun. Suuri aineisto voi olla hankala lähettää epävakaassa verkkoyhteydessä, joten ajoitan tärkeän toimituksen hetkeen, jolloin voin seurata prosessia rauhassa. Tämä ei muuta sovelluksen toimintaa, mutta auttaa välttämään tilanteen, jossa kiireinen käyttäjä sulkee näkymän ennen kuin on varma lähetyksen valmistumisesta.

Versio, hinta ja kokonaisarvio

Androidilla nykyinen versio on 3.7.0, ja vähimmäisvaatimus on Android 7.0. Sovellus on merkitty ilmaiseksi, mutta sovelluksen sisäiset ostot voivat tulla vastaan, jos valitsee maksullisia vaihtoehtoja. Minusta tärkeintä on erottaa toisistaan perussiirron helppous ja mahdolliset lisäedut: maksullista tilausta ei kannata ottaa vain siksi, että lähettää joskus yhden suuren tiedoston.

WeTransfer on käytännöllinen valinta, kun haluan toimittaa tiedostoja ilman pilvikansion järjestelyä tai sähköpostin liiterajoihin törmäämistä. Sen parhaat puolet ovat vaivaton perusidea ja sopivuus kertaluonteiseen jakamiseen. Vastapainoksi se ei korvaa varmuuskopiointia, yhteistä työtilaa eikä harkintaa siitä, kenelle tiedosto lähetetään. Käyttäjien runsas suosio ja korkea keskiarvo tekevät siitä helposti lähestyttävän vaihtoehdon, mutta oma suositukseni on ehdollinen: valitsen sen tavalliseen tiedostotoimitukseen, ja vaihdan toiseen ratkaisuun, jos tarvitsen jatkuvaa yhteistyötä tai erityisiä tietoturvakäytäntöjä.