WoodForce

Analysoija Mobexer

WoodForce on metsänhoidon työtehtäviin suunnattu mobiilisovellus, ja minun kokemukseni perusteella sen arvo näkyy parhaiten silloin, kun puhelinta käytetään osana oikeaa metsätyön prosessia eikä yleisenä muistiinpanovälineenä. Se ei yritä olla jokaiselle sopiva tuottavuustyökalu, vaan keskittyy Trimble Inc.:n kehittämään WoodForce-ympäristöön ja sen mobiilikäyttöön. Parhaimmillaan se vähentää maastotyön ja toimiston välistä käsityötä, mutta hyöty riippuu siitä, kuuluuko käyttäjän arkeen juuri WoodForcen kanssa yhteensopiva työnkulku.

Sovellus on ilmainen ja tarkoitettu kaikenikäisille käyttäjille PEGI 3 -merkinnän mukaisesti. Se kuuluu tuottavuussovelluksiin, mutta tavalliseen kalenteri-, tehtävälista- tai muistiinpanosovellukseen vertaaminen johtaa helposti harhaan. WoodForcea kannattaa ajatella metsänhoidon työkaluna, jossa mobiililaite tuo työtehtävät ja niiden käsittelyn lähemmäs maastossa työskentelevää henkilöä.

WoodForce käytännön metsänhoitotyössä

Ensivaikutelma: tarkoitus on selkeä, kohderyhmä rajattu

Kun sovellusta tarkastelee metsänhoidon näkökulmasta, sen rajaus on vahvuus. Metsätyön tekeminen ei yleensä tapahdu työpöydän ääressä, vaan vaihtelevissa sääoloissa, liikkuessa kohteelta toiselle ja tilanteissa, joissa paperilaput, puhelut ja myöhemmin tehtävät kirjaukset voivat helposti hajottaa kokonaisuuden. WoodForce sopii juuri tällaiseen ympäristöön, jossa työn etenemistä täytyy pystyä käsittelemään mobiilisti.

Minulle tärkein havainto on se, ettei sovelluksen hyöty synny yksittäisestä näyttävästä toiminnosta. Hyöty syntyy siitä, että metsässä tehtävä työ voidaan pitää samassa digitaalisessa ketjussa muun työn suunnittelun ja seurannan kanssa. Jos työtehtävät, kohteet ja työn eteneminen tulevat käyttäjälle WoodForce-järjestelmän kautta, puhelin voi korvata osan erillisistä papereista ja jälkikäteen tehtävistä muistiinpanoista.

Tämä tekee sovelluksesta kiinnostavan esimerkiksi metsäalan työntekijälle, työnjohdolle ja urakoitsijalle, mutta paljon vähemmän kiinnostavan henkilölle, joka etsii yleistä sovellusta omien pihapuiden tai pienen metsäpalstan satunnaiseen seurantaan. Tavallinen muistiinpanosovellus voi sellaisessa käytössä olla nopeampi ja helpompi. WoodForce pääsee oikeuksiinsa vasta, kun käyttäjä toimii osana järjestelmällistä metsänhoidon työnkulkua.

Maastossa mobiilityökalun arvo korostuu

Otetaan realistinen arkipäivän tilanne: työntekijä siirtyy aamulla usealle metsäkohteelle, ja päivän aikana pitää tarkistaa, mitä kohteella tehdään, käsitellä tehtävää ja välittää tieto työn etenemisestä eteenpäin. Ilman tarkoitukseen rakennettua mobiiliratkaisua osa tiedoista voi olla tulostettuna, osa puhelimen viesteissä ja loput muistissa. Tällöin päivän päätteeksi syntyy helposti erillinen kirjaamisurakka.

WoodForcen merkitys on siinä, että mobiililaite kulkee työn mukana. Käyttäjän ei tarvitse vaihtaa jatkuvasti yleisen viestisovelluksen, paperin ja toimistossa käytettävän järjestelmän välillä. Tämä ei poista maastotyön haasteita, mutta se voi tehdä työn etenemisestä johdonmukaisempaa. Erityisen hyödyllistä on ajatella sovellusta päivän työlistan ja raportoinnin yhdistävänä välineenä, ei pelkkänä karttana tai sähköisenä muistiona.

Samalla kannattaa muistaa, että puhelimen käyttö metsässä ei ole automaattisesti mukavampaa kuin paperin käyttö. Näyttö voi olla hankala auringossa, käsineet vaikeuttavat napautuksia ja märissä oloissa pieni käyttöliittymä vaatii kärsivällisyyttä. Siksi WoodForce toimii parhaiten, kun käyttäjä valmistautuu päivän tehtäviin etukäteen ja käyttää sovellusta lyhyissä, selkeissä työvaiheissa sen sijaan, että kaikki kirjaukset jätetään illalle.

Kolme tapaa saada sovelluksesta enemmän irti

Ensimmäinen käytännöllinen vinkkini on pitää työtehtävien tarkistus osana kohteelle saapumista. Sen sijaan että käyttäjä aloittaa työn muistikuviin tai erilliseen paperiin nojaten, hän voi ottaa tavaksi varmistaa mobiilista päivän kohteen ja tehtävän ennen työn aloittamista. Tällainen pieni rutiini vähentää väärän kohteen tai väärän työvaiheen riskiä, etenkin silloin kun päivän ohjelmassa on useita samankaltaisia metsäkohteita.

Toinen hyödyllinen tapa on kirjata työn eteneminen mahdollisimman lähellä tapahtumahetkeä. Jälkikäteen tehty raportointi on altis unohtamiselle, ja metsässä koetut poikkeamat voivat sekoittua toisiinsa, jos niitä käsitellään vasta myöhemmin. WoodForcea kannattaa käyttää työpäivän aikana pieninä tarkistuspisteinä: ennen tehtävää, työn aikana tarvittaessa ja lopuksi, kun kohde on käsitelty.

Kolmas oivallus liittyy työnjakoon. Sovellus ei ole vain henkilökohtainen työlista, vaan sen todellinen hyöty syntyy, kun mobiilissa käsitelty tieto palvelee myös muita työnkulun osapuolia. Siksi käyttäjän kannattaa sopia työpaikalla, milloin tehtävä merkitään käsitellyksi ja millä tavalla poikkeamat kirjataan. Jos jokainen käyttää sovellusta eri tavoin, digitaalinen järjestelmä ei vielä takaa yhteistä tilannekuvaa.

Käytettävyys ei korvaa toimivaa kokonaisuutta

WoodForcea arvioidessa on tärkeää erottaa sovelluksen mobiilikäyttö ja koko taustalla oleva toimintamalli. Puhelinsovellus voi olla hyödyllinen, mutta jos tehtävät ovat epäselviä, työnjako ontuu tai käyttäjät eivät tiedä, mitä tietoja pitää päivittää, yksittäinen sovellus ei ratkaise ongelmaa. Tämä on yksi sen merkittävistä rajoituksista: se ei ole itsenäinen oikotie parempaan metsänhoidon organisointiin.

Myös uuden käyttäjän näkökulmasta rajattu käyttötarkoitus voi tuntua aluksi kapealta. Yleisiin tuottavuussovelluksiin verrattuna WoodForce ei ole luonteva paikka kaikille muistiinpanoille, henkilökohtaisille muistutuksille tai vapaamuotoiselle suunnittelulle. Jos käyttäjä yrittää venyttää sitä tavallisen tehtävälistan korvikkeeksi, kokemus voi tuntua tarpeettoman raskaalta.

Toinen käytännön kitkakohta on riippuvuus työnantajan tai yhteistyöorganisaation käyttämästä toimintatavasta. Käyttäjä ei välttämättä voi itse päättää, mitä tietoja sovelluksessa näkyy tai miten tehtävät muodostuvat. Tämä on yritysympäristössä ymmärrettävää, mutta yksittäiselle työntekijälle se voi tarkoittaa, että sovelluksen hyödyllisyys vaihtelee suuresti työpaikan ohjeistuksen mukaan.

Minusta tämä ei tee WoodForcesta huonoa sovellusta, vaan kertoo sen luonteesta. Se on työväline tiettyyn ammatilliseen ympäristöön. Jos tarvitsen vain nopean listan päivän asioista, valitsisin kevyemmän vaihtoehdon. Jos taas tehtävät liittyvät metsänhoidon järjestelmään ja niiden etenemisestä pitää muodostua yhteinen tieto, WoodForcen rajaus alkaa tuntua perustellulta.

Kenelle sovellus sopii parhaiten?

WoodForce sopii parhaiten metsänhoidon parissa työskentelevälle henkilölle, joka käsittelee työtehtäviä maastossa ja tarvitsee yhteyden mobiilin tekemisen sekä muun työn organisoinnin välille. Se voi olla hyödyllinen myös työnjohdolle, joka haluaa työntekijöiden käyttävän samaa digitaalista toimintatapaa kohteiden ja työvaiheiden käsittelyssä.

Urakoitsijalle sovellus voi olla arvokas erityisesti silloin, kun päivän työ koostuu useista kohteista ja työn eteneminen pitää pystyä välittämään eteenpäin ilman erillistä paperista koontia. Hyöty ei kuitenkaan tule pelkästä asentamisesta. Ennen käyttöönottoa kannattaa selvittää, miten WoodForce liittyy oman organisaation tehtävien jakamiseen, raportointiin ja päivittäiseen viestintään.

Opiskelijalle tai metsänomistajalle sovellus voi olla kiinnostava tutustumisen vuoksi, mutta en suosittelisi sitä automaattisesti henkilökohtaiseen metsänhoidon suunnitteluun. Jos käyttöön ei liity organisaation määrittämää WoodForce-työnkulkua, sovellus voi tarjota vähemmän hyötyä kuin tavallinen muistiinpanotyökalu, kalenteri tai muu metsänomistajan tarpeisiin suunniteltu palvelu.

Myös puhelimen käytön mukavuus kannattaa ottaa vakavasti. Jos työ tehdään pääosin paksut käsineet kädessä tai laitetta ei haluta ottaa esiin kesken fyysisen työn, mobiiliratkaisun etu pienenee. Tällöin kannattaa miettiä, missä vaiheissa kirjaukset voidaan tehdä turvallisesti ja käytännöllisesti. Sovellus ei saa muuttua työpäivää hidastavaksi velvollisuudeksi.

Vertailu paperiin, viesteihin ja yleisiin tuottavuussovelluksiin

Paperiin verrattuna WoodForce tarjoaa paremman mahdollisuuden pitää työtehtävät osana digitaalista kokonaisuutta. Paperi on nopea, toimii ilman akkua ja on monelle metsässä tuttu, mutta sen tiedot pitää myöhemmin siirtää muualle, jos niitä tarvitaan työn seurantaan. WoodForce voi vähentää tätä kaksinkertaista kirjaamista silloin, kun organisaation prosessi on rakennettu sen ympärille.

Viestisovellukseen verrattuna etu on järjestelmällisyys. Viestit sopivat nopeaan keskusteluun, mutta yksittäiset ohjeet, kuvat ja päivitykset voivat hautautua keskusteluun. WoodForce on luontevampi paikka tehtäväkeskeiselle työskentelylle, jossa halutaan tietää, mikä työ on käsittelyssä ja mikä on valmis. Se ei silti korvaa kaikkea viestintää, koska poikkeavista tilanteista voidaan edelleen tarvita erillinen keskustelu.

Yleiseen tehtävälistasovellukseen verrattuna WoodForcen vahvuus on metsänhoidon konteksti. Tavallinen lista on joustava, mutta käyttäjän täytyy rakentaa itse kaikki kohteisiin ja työtehtäviin liittyvät käytännöt. WoodForce puolestaan on järkevämpi silloin, kun käyttäjä ei halua suunnitella omaa järjestelmää alusta asti vaan käyttää työpaikan yhteistä mallia.

Toisaalta yleinen sovellus voittaa vapaudessa. Se sopii kodin asioille, henkilökohtaisille muistutuksille ja monenlaiseen projektiin. WoodForcea ei kannata valita vain siksi, että se on ilmainen. Oikea kysymys on, tarvitseeko käyttäjä metsänhoidon työprosessiin sidotun mobiilityökalun. Jos vastaus on ei, ilmainen hinta ei yksin tee siitä tarkoituksenmukaista.

Tekniset perustiedot ja käyttöönoton odotukset

WoodForce julkaistiin 4.2.2016, ja nykyinen versio on 1.40.5. Sovellus toimii vähintään Android 8.0 -käyttöjärjestelmää käyttävällä laitteella. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä etenkin työpaikoilla, joissa käytössä on eri-ikäisiä puhelimia. Ennen käyttöönottoa kannattaa tarkistaa, että työntekijöiden laitteet täyttävät vaatimuksen ja että sovelluksen päivittäminen voidaan hoitaa hallitusti.

Sovelluksella on Google Playssa keskimäärin 3,3 tähteä, ja arvioita on kertynyt noin 160. Latauksia on yli 10 000. Näitä lukuja tulkitsen varovaisesti: ne kertovat, että sovelluksella on oma käyttäjäkuntansa, mutta eivät yksin kerro, sopiiko se tietyn organisaation työmenetelmiin. Ammatillisissa sovelluksissa käyttötilanne vaikuttaa kokemukseen usein enemmän kuin yleinen tähtiarvio.

Ilmaisuus madaltaa kokeilun kynnystä, mutta käyttöönottoon kannattaa varata aikaa perehdytykselle. Uuden käyttäjän on hyvä tietää, mitä sovelluksessa tarkistetaan, milloin työpäivän päivitykset tehdään ja miten ongelmatilanteista ilmoitetaan. Jos nämä asiat jäävät epäselviksi, käyttäjä voi helposti kokea sovelluksen hankalaksi, vaikka varsinainen työkalun idea olisi toimiva.

PEGI 3 kertoo sovelluksen soveltuvan ikäluokituksen perusteella yleiseen käyttöön, mutta ammatillinen käyttötarkoitus on silti se ratkaiseva asia. Ikäraja ei tarkoita, että WoodForce olisi lapsille suunnattu tuottavuussovellus, vaan että sisältöön ei liity korkeampaa ikärajaa edellyttäviä aiheita. Käytännössä sovelluksen käyttäjäkunta määräytyy metsänhoidon työtehtävien mukaan.

Milloin valitsisin jonkin muun vaihtoehdon?

Valitsisin muun sovelluksen, jos tarvitsisin vain omien tehtävieni muistamisen ilman yhteyttä WoodForce-ympäristöön. Yksinkertainen tehtävälista olisi silloin nopeampi ottaa käyttöön, helpompi muokata ja käyttökelpoinen myös muissa arjen asioissa. En myöskään käyttäisi WoodForcea yleisenä päiväkirjana tai vapaamuotoisten havaintojen pääpaikkana, ellei oma työprosessi sitä nimenomaisesti tue.

Valitsisin toisen ratkaisun myös silloin, jos organisaation metsänhoidon prosessi on jo rakennettu jonkin muun järjestelmän ympärille. Kahden rinnakkaisen työkalun käyttäminen voi lisätä kirjauksia ja aiheuttaa epäselvyyttä siitä, kumpi tieto on ajantasainen. Tällaisessa tilanteessa WoodForcen asentaminen vain kokeilun vuoksi ei välttämättä paranna työn sujuvuutta.

Sen sijaan paperista ei kannata luopua täysin vain sovelluksen takia. Metsässä voi tulla vastaan tilanteita, joissa puhelinta ei ole järkevää käyttää heti. Käytännöllinen toimintatapa voi olla kirjata kiireellinen havainto ensin turvallisesti ja siirtää se WoodForceen heti, kun työtilanne sallii. Näin mobiilityökalu tukee työtä sen sijaan, että työntekijä joutuisi keskeyttämään tekemisen jatkuvasti.

Lopullinen arvio: hyödyllinen oikeassa ympäristössä

Minun arvioni on, että WoodForce on tarkoituksenmukainen ja rajattu metsänhoidon mobiilisovellus, ei yleinen tuottavuusratkaisu kaikille. Sen vahvuus on maastossa tehtävän työn liittäminen yhteiseen digitaaliseen työnkulkuun. Kun työtehtävät ovat selkeitä ja organisaatio käyttää sovellusta johdonmukaisesti, se voi vähentää paperin, viestien ja jälkikäteen tehtävän raportoinnin välistä säätöä.

Heikkous on sama kuin vahvuus: rajattu käyttötarkoitus. WoodForce ei tarjoa parasta vastausta henkilökohtaiseen tehtävienhallintaan, satunnaiseen metsänomistajan käyttöön tai tilanteeseen, jossa työpaikka ei ole sopinut yhteisistä käytännöistä. Käyttäjä tarvitsee myös riittävän toimivan puhelimen ja halua tehdä päivitykset osana työpäivää, ei vain silloin kun raportointia muistetaan jälkikäteen.

Suosittelen sitä erityisesti metsänhoidon ammattilaiselle, jonka työtehtävät kulkevat WoodForce-järjestelmän kautta ja joka haluaa käsitellä niitä maastossa. En suosittelisi sitä yleiseksi muistiinpanosovellukseksi tai pelkän ilmaisuuden perusteella. WoodForce on parhaimmillaan silloin, kun se on osa sovittua työprosessia eikä irrallinen sovellus puhelimessa.

Usein kysytyt kysymykset