Workinfo.app

Analysoinut Mobexer

Työhön liittyvä tieto hajautuu helposti viesteihin, kalentereihin ja eri ihmisten muistiin. Kun vuoro, tehtävä tai ohje pitää tarkistaa kiireessä, aikaa kuluu etsimiseen eikä itse työhön. Workinfo.app on yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus, jonka ajatuksena on helpottaa työasioiden hallintaa. Silmu Software Oy:n tekemä sovellus on ilmainen, ja sitä on ladattu yli 10 000 kertaa. Minusta sen arvo kannattaa arvioida ennen kaikkea sen mukaan, vähentääkö se oman työarjen tiedonhakua ja muistamista.

Käyttökokemus ja ominaisuudet

Ensimmäinen asia, johon kiinnitin huomiota, oli Workinfo.app:n helppokäyttöisyys. Sovelluksen käyttöliittymä on selkeä ja intuitiivinen, mikä tekee navigoinnista vaivatonta. Ei tarvitse olla teknologiaekspertti hyötyäkseen kaikista sen ominaisuuksista.

Työpaikan sovelluksesta on eniten hyötyä silloin, kun sitä ei tarvitse opetella pitkään ennen ensimmäistä käytännön tehtävää. Käyttöönotossa kannattaa aloittaa yhdestä toistuvasta tarpeesta: esimerkiksi tarkistaa päivän työasiat, palata sovittuun tietoon tai pitää tärkeä tehtävä mielessä. Kun sovellukseen palaa saman tarpeen vuoksi useamman kerran, näkee nopeasti, sopiiko se omaan rytmiin vai tuleeko siitä vain yksi uusi paikka, jota pitää muistaa seurata.

Jos olet työntekijä, joka vaihtaa päivän mittaan tehtävästä toiseen, tällainen keskitetty työväline voi olla hyödyllinen etenkin siirtymissä. Aamulla voi olla tarve muodostaa kokonaiskuva päivästä, kun taas myöhemmin pitää tarkistaa jokin yksittäinen asia nopeasti. Käytännöllinen tapa on hoitaa tarkistukset luontevissa tauoissa eikä avata sovellusta jatkuvasti varmuuden vuoksi. Näin se tukee työn tekemistä eikä muutu uudeksi keskeytysten lähteeksi.

Sovellus tarjoaa kattavan valikoiman työkaluja, jotka tekevät työelämän hallinnasta helpompaa. Esimerkiksi, kalenteri- ja muistutustoiminnot ovat vertaansa vailla. Kalenterin avulla voit suunnitella päiväsi tehokkaasti ja muistutukset varmistavat, ettet unohda mitään tärkeää tapaamista tai tehtävää.

Kalenterin hyöty riippuu kuitenkin siitä, miten työpaikan aikataulut syntyvät. Jos omat menot ja työvuorot ovat jo luotettavasti yhdessä käytössä olevassa kalenterissa, uuden kalenterin rinnalle ottaminen voi lisätä päällekkäistä ylläpitoa. Jos taas työasiat ovat nyt hajallaan tai niitä sovitaan suullisesti, työkalun selkeä käyttötapa voi vähentää tarvetta tarkistaa sama asia useasta paikasta. Muistutuksia kannattaa käyttää valikoivasti: tärkeä määräaika ansaitsee ilmoituksen, mutta jokaisen pienen tehtävän muistuttaminen voi tehdä ilmoituksista helposti taustahälyä.

Kuvitellaan tavallinen työpäivä, jossa aamun aikataulu muuttuu ja iltapäivälle jää vielä sovittu tehtävä. Kun tiedot ovat työporukan käytössä yhteisessä toimintatavassa, työntekijän ei tarvitse nojata vain omaan muistiin tai etsiä viestiketjusta, mitä oli tarkoitus tehdä. Tärkeä käytännön kysymys on sopia, kuka pitää tiedot ajan tasalla. Jos jokainen olettaa jonkun muun päivittävän niitä, sovellus ei poista epävarmuutta; se vain siirtää sen digitaaliseen muotoon.

Yksi sovelluksen mielenkiintoisista ominaisuuksista on sen hyvin toimiva yhteistyöalusta. Voit helposti jakaa projekteja tiimisi kanssa ja seurata edistymistä reaaliajassa. Tämä on erityisen hyödyllistä etätyöskentelyssä, jossa yhteydenpito ja tiedonjako ovat avainasemassa.

Yhteistyön todellinen hyöty näkyy parhaiten pienissä, arkisissa luovutuksissa: toinen työntekijä voi jatkaa siitä, mihin edellinen jäi, kun sovittu tieto ei jää yhden henkilön viestien tai muistilappujen varaan. En silti pitäisi projektinäkymää automaattisesti korvikkeena keskustelulle. Jos tehtävä on epäselvä tai vaatii päätöksen, suora yhteydenotto on yleensä nopeampi ja turvallisempi tapa selvittää asia. Sovellusta kannattaa käyttää yhteisen tilannekuvan ylläpitämiseen, ei oletuksena siihen, että kaikki viestintä hoituu itsestään.

Etätyössä ja liikkuvassa työssä on myös hyödyllistä erottaa tieto, joka pitää kaikkien nähdä, henkilökohtaisesta muistamisesta. Yhteiseen työtilaan kuuluva asia kannattaa pitää yhteisesti saatavilla; oma muistutus taas auttaa vain sen asettanutta käyttäjää. Tämä ero kuulostaa pieneltä, mutta ehkäisee väärää oletusta siitä, että henkilökohtainen tehtävämerkintä olisi samalla ilmoitus koko tiimille.

Integrointi ja mukauttaminen

Toinen iso plussa Workinfo.app:ssa on sen kyky integroitua muihin sovelluksiin. Voit liittää sen helposti esimerkiksi sähköpostiisi tai muihin projektinhallintatyökaluihin, mikä tekee siitä entistäkin monipuolisemman. Tämä säästää aikaa ja vähentää turhaa sähläystä eri sovellusten välillä.

Integrointien kannalta tärkein päätös on valita yksi selkeä paikka kullekin tiedolle. Jos sama tehtävä elää yhtä aikaa sähköpostissa, toisessa projektityökalussa ja täällä, päivitysten tekeminen moneen kertaan voi syödä säästetyn ajan. Ennen kuin siirrät koko tiimin uuteen tapaan, kannattaa sopia, mikä järjestelmä on ensisijainen aikatauluille ja missä projektien tilanne pidetään ajan tasalla. Näin yhdistäminen vähentää sovellusten välillä hyppimistä sen sijaan, että se loisi uuden rinnakkaisen työnkulun.

Yllätyin siitä, kuinka paljon sovellusta voi mukauttaa omiin tarpeisiin. Voit asettaa omia kategorioita, tehtävälistoja ja prioriteetteja, mikä tekee siitä henkilökohtaisen assistentin, joka mukautuu juuri sinun työtapohisi.

Mukauttamisessa kannattaa aloittaa maltilla. Muutama työntekijöille yhteinen kategoria helpottaa tiedon löytämistä; liian moni oma luokitus voi puolestaan tehdä saman asian etsimisestä vaikeampaa, jos tiimin jäsenet nimeävät asiat eri tavoin. Sopikaa ensin yksinkertainen yhteinen sanasto ja lisätkää tarkempia jaotteluja vasta, jos niille on toistuva tarve. Tämä on pieni käyttöönoton valinta, mutta sillä voi olla suuri vaikutus siihen, tuntuuko sovellus järjestelmälliseltä vai sekavalta.

Verrattuna tavalliseen sähköpostiin ja erillisiin muistilappuihin keskitetty työväline voi vähentää tiedon etsimiseen kuluvaa vaivaa. Toisaalta jos yrityksellä on jo käytössä toimiva työvuoro- tai projektinhallintajärjestelmä, uuden sovelluksen lisääminen ei välttämättä tuo tarpeeksi hyötyä. Yksittäiselle käyttäjälle yleinen kalenteri tai tehtävälista voi olla kevyempi vaihtoehto, jos tarve koskee vain omia menoja. Työpaikan yhteisiin asioihin tarvitaan kuitenkin yhteinen käytäntö, eikä henkilökohtainen muistilista yleensä ratkaise sitä.

Ennen käyttöönottoa kannattaa myös selvittää, mitä työpaikka odottaa työntekijöiden sovellukselta ja kuka vastaa yhteisten tietojen ylläpidosta. Tämä ei ole sovelluksen tekninen ominaisuus vaan käytännön ehto sille, että työkalusta on hyötyä. Jos työntekijä joutuu itse arvaamaan, ovatko tiedot ajantasaisia, luottamus järjestelmään heikkenee nopeasti. Selkeä vastuunjako tekee sovelluksesta helpomman käyttää ja vähentää turhia varmistusviestejä.

Sovellus on yrityskäyttöön suunnattu, joten sen järkevin kohderyhmä on työyhteisö, jolla on todellinen tarve jakaa ja järjestää työasioita. Yksinyrittäjä tai itsenäinen työntekijä voi silti hyötyä siitä, jos kalenteri, tehtävät ja projektien seuranta kuuluvat päivittäiseen työhön. Jos kaipaat vain yksinkertaista henkilökohtaista muistutusta, erillinen kevyt tehtävälista voi olla vaivattomampi. Ratkaisevaa ei ole ominaisuuksien määrä vaan se, poistaako sovellus juuri sinun toistuvan kitkasi.

Workinfo.app on ilmainen ja sen ikäraja on PEGI 3, joten ikäluokitus ei itsessään rajoita sen käyttöä työelämän perustarpeisiin. Sovelluksen nykyinen versio on 2.6.2, ja se edellyttää Androidilta vähintään versiota 6.0. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä etenkin silloin, kun työpaikalla käytetään vanhempia puhelimia: ennen yhteiseen käyttöönottoon ryhtymistä kannattaa tarkistaa, että laitteet täyttävät käyttöjärjestelmävaatimuksen.

Kenelle se sopii ja mitä kannattaa punnita

Sovelluksen keskiarvo on 3,4 tähteä 35 arviosta, ja siitä on kirjoitettu 9 arvostelua. En tulkitsisi näitä lukuja yksinään tuomioksi, mutta ne muistuttavat siitä, että käyttäjäkokemus voi vaihdella. Yritystyökalussa arjen sopivuus ratkaisee enemmän kuin yleinen vaikutelma: kokeile, löytyykö oma tärkein työasia vaivatta ja ovatko kollegat valmiita käyttämään samaa tapaa. Sovellus voi olla hyödyllinen, mutta vain jos se asettuu luontevasti työpaikan käytäntöihin.

Jos olet valitsemassa työpaikalle yhteistä työkalua, älä aloita siirtämällä kaikkea kerralla. Valitse yksi tavallinen työnkulku ja kokeilkaa sitä ensin: esimerkiksi miten aikataulumuutos välittyy, mistä sovittu tehtävä tarkistetaan ja kuka merkitsee sen hoidetuksi. Tällainen rajattu kokeilu paljastaa nopeasti, säästyykö aikaa vai syntyykö päällekkäistä kirjaamista. Samalla työntekijät voivat kertoa, mikä tieto on oikeasti tarpeen löytää nopeasti.

Toinen harkinnan arvoinen asia on luotettavuuden odotus. Työhön liittyvä sovellus ei auta, jos tiimi ei tiedä, kuka päivittää tietoja tai milloin muutoksia pitäisi tarkistaa. Sopikaa yksinkertainen rutiini, kuten yhteisten asioiden tarkistaminen työpäivän alussa ja muutoksen merkitseminen heti sen varmistuttua. En pidä jatkuvaa sovelluksen seuraamista hyvänä tavoitteena; tarkoitus on vähentää turhaa tarkistamista, ei lisätä sitä.

Workinfo.appin vahvuus on sen yrityskäyttöön sopiva yhdistelmä työasioiden järjestämistä, aikataulujen suunnittelua ja yhteistä seurantaa. Sen heikkous tulee esiin, jos käyttäjä odottaa sovelluksen itsessään ratkaisevan epäselvät vastuut tai korvaavan jo toimivan työpaikan järjestelmän. Myös runsas mukauttaminen ja rinnakkaiset työkalut voivat lisätä kitkaa, ellei tiimillä ole yhteistä tapaa käyttää niitä. Siksi suosittelisin sitä ennen kaikkea työyhteisölle, joka haluaa sopia yhden selkeän paikan osalle arjen työasioista.

Yhteenveto

Lopuksi voin todeta, että Workinfo.app on erinomainen työkalu kenelle tahansa, joka haluaa pitää työelämänsä hallinnassa. Sen monipuoliset ominaisuudet, helppokäyttöisyys ja mahdollisuus yhteistyöhön tekevät siitä sovelluksen, jota suosittelen lämpimästi kokeilemaan. Jos etsit ratkaisua, joka yhdistää kaikki tarvitsemasi työkalut yhteen paikkaan, tämä saattaa olla juuri se, mitä tarvitset.