Akrab Elik

Analysoinut Mobexer

Pidän parhaana tehtävälistasovelluksena sellaista, joka ei vaadi oman järjestelmän opettelua ennen kuin saan päivän asiat talteen. Akrab Elik kokoaa tehtävät, muistiinpanot ja muistutukset samaan paikkaan, ja ajatuksena on järjestää sisältöä luokkien sekä kalenterin avulla. Se sopii siksi erityisesti ihmiselle, joka haluaa kevyen arjen apuvälineen eikä erillistä sovellusta jokaiseen pieneen asiaan. Käytössäni ratkaiseva kysymys ei kuitenkaan ole vain se, mitä kaikkea yhteen sovellukseen mahtuu, vaan kuinka vaivattomasti sitä voi käyttää eri tilanteissa ja erilaisilla tavoilla.

Selkeä lukeminen ja tehtävien löytäminen

Akrab Elik on tuottavuussovellus, jonka perusidea on helppo ymmärtää: tehtävät, muistiinpanot ja muistettavat asiat eivät jää hajalleen. Luokat auttavat erottamaan esimerkiksi työasiat, kodin menot ja henkilökohtaiset suunnitelmat toisistaan. Kalenterinäkymä puolestaan tarjoaa ajallisen kehyksen asioille, joilla on tietty päivä tai määräaika. Tällainen jako voi helpottaa hahmottamista enemmän kuin pitkä, erottelematon tehtävälista.

Minusta tämän yhdistelmän hyöty näkyy etenkin silloin, kun samaan päivään osuu monenlaisia tehtäviä. Jos kirjoitan ostoslistan, työmuistion ja muistutuksen yhteen paikkaan, luokat voivat auttaa pitämään ne erillään ilman, että vaihdan jatkuvasti sovellusta. Kalenteri tuo mukaan toisenlaisen näkymän: sen avulla voi ajatella, milloin asia pitää hoitaa, eikä vain sitä, että asia on joskus muistettava.

Sovelluksen selkeyttä kannattaa silti arvioida oman käyttötavan mukaan. Pelkkää lyhyttä muistilistaa varten luokat ja kalenteri saattavat tuntua ylimääräisiltä päätöksiltä. Jos taas minulla on tapana kirjoittaa kaikki samaan paikkaan, mutta unohtaa myöhemmin, mihin merkintä liittyi, luokittelu voi olla juuri sopivan kevyt tapa palauttaa järjestys. Hyvä käytännön aloitus on valita vain muutama arkinen luokka. Liian yksityiskohtainen jako voi tehdä lisäämisestä hitaampaa ja kasvattaa ylläpidettävää järjestelmää.

Tehtävien ja muistiinpanojen pitäminen rinnakkain on myös hyödyllistä silloin, kun tehtävä tarvitsee taustatietoa. Esimerkiksi lääkärikäyntiä koskevan muistutuksen yhteyteen voi olla tarpeen kirjata kysymys, jonka haluaa esittää. Tässä sovelluksen kokonaisidea on luonteva: asiaa ei tarvitse jakaa tehtäväsovelluksen ja erillisen muistikirjan välille. En silti käyttäisi sitä automaattisesti pitkien dokumenttien tai monimutkaisten projektien kotina, sillä sovelluksen vahvuus on ennen kaikkea arkisten tietojen kokoamisessa.

Käyttö yhdellä kädellä ja erilaiset aistitarpeet

Arjen sovelluksissa pieniä merkintöjä tehdään usein kiireessä: bussipysäkillä, kaupan käytävällä tai kesken kotitöiden. Silloin tärkeää on, ettei tehtävän lisääminen muutu pitkäksi lomakkeen täyttämiseksi. Akrab Elikin käyttöä arvioidessa kiinnittäisin huomiota siihen, kuinka nopeasti löydän uuden merkinnän paikan ja voinko jättää sen ensin lyhyeksi. Jos kaikki lisätiedot yrittää kirjata heti, sovelluksesta voi tulla enemmän työtä kuin muistamisesta.

Minulle toimiva tapa on erottaa nopea tallennus myöhemmästä järjestelystä. Kirjaan ensin asian ymmärrettävällä muutamalla sanalla ja siirrän sen sopivaan luokkaan tai kalenteriin silloin, kun minulla on siihen aikaa. Tämä vähentää näppäilyä tilanteissa, joissa toinen käsi on varattu. Samalla se on kuitenkin kompromissi: jos merkinnät jäävät luokittelematta, järjestämisen hyöty ei toteudu. Sovellus sopii siis parhaiten käyttäjälle, joka pystyy palaamaan listaan säännöllisesti, vaikka vain lyhyesti.

Näköön tai keskittymiseen liittyvät tarpeet vaikuttavat siihen, millainen näkymä tuntuu selkeältä. Luokat ja kalenteri voivat auttaa rajaamaan tarkasteltavaa sisältöä, mutta ne voivat myös lisätä valintoja, jos käyttäjä haluaa nähdä vain yhden yksinkertaisen listan. En pitäisi pelkkää toimintojen määrää merkkinä helppokäyttöisyydestä: olennaista on, löytyykö omassa käytössä suora reitti tärkeimpään tehtävään. Jos käyttöliittymän tekstit tai näkymien vaihtaminen eivät tunnu omille silmille tai keskittymiskyvylle sopivilta, kannattaa kokeilla sovellusta rauhassa ennen kuin siirtää sinne kaiken arjen tiedon.

Ääniherkässä ympäristössä tai tilanteessa, jossa puhelimen ilmoitukset häiritsevät, muistutusten hyöty riippuu myös siitä, miten ilmoituksia haluaa käsitellä. En rakentaisi muistamista vain ilmoitusten varaan. Käytännöllisempi toimintatapa on yhdistää muistutus kalenteriin tai omaan rutiiniin ja käyttää sovellusta asioiden tarkistamiseen. Näin tehtävä ei katoa kokonaan, jos ilmoitus menee ohi tai puhelinta ei voi katsoa juuri sillä hetkellä.

Kun arki, työ ja liikkeellä olo kohtaavat

Yksi konkreettinen käyttötapa on tavallinen työpäivä, jonka jälkeen pitää hoitaa myös kodin asioita. Aamulla voin kirjata kalenteriin määräaikaan sidotun tehtävän, lisätä muistiinpanoksi tarvittavan tiedon ja pitää kauppa-asiat omassa luokassaan. Päivän aikana kalenteriin katsominen auttaa näkemään, mikä on sidottu tiettyyn ajankohtaan; myöhemmin luokittain tarkistaminen voi puolestaan olla luontevampaa kuin koko päivän tapahtumien selaaminen. Tämä työnjako on sovelluksen idean vahvimpia puolia.

Jos käytän puhelinta harvoin tai en halua pitää sitä esillä, kaikki yhteen paikkaan koottu tieto ei yksin ratkaise saavutettavuutta. Silloin tarvitsen ehkä paperisen varalistan tai toisen muistamisen tavan tilanteisiin, joissa puhelin ei ole mukana tai sitä ei voi käyttää. Akrab Elik toimii parhaiten henkilökohtaisena järjestelypaikkana silloin, kun puhelimen käyttö kuuluu jo omaan arkeen. En olettaisi, että kalenteri tai muistutukset poistavat tarpeen miettiä, milloin ja missä pystyn tarkistamaan tehtäväni.

Myös eri taitotasoilla sovelluksen hyöty voi olla erilainen. Tuottavuustyökaluihin tottunut käyttäjä saattaa ottaa luokat ja kalenterin käyttöön heti, kun taas aloittelijalle yksi lista voi olla turvallisempi lähtökohta. Suosittelen aloittamaan pienestä: lisää muutama toistuva arjen asia, kokeile luokkia ja katso, auttaako kalenterinäkymä todella suunnittelussa. Jos järjestely ei tuo selvää hyötyä, sitä ei tarvitse jatkaa vain siksi, että sovellus tarjoaa siihen mahdollisuuden.

Vaihtoehdot ja käytännön rajat

Suuri käytännön rajoite on, että tehtävälista, muistiinpanot ja muistutukset samassa paikassa eivät aina tarkoita parasta mahdollista työkalua jokaiselle niistä. Jos haluan pitkän muistiinpanon tehokkaaseen kirjoittamiseen, yksityiskohtaisen projektin jakamisen tai hyvin pelkistetyn tehtävälistan, erikoistunut sovellus voi vastata tarpeeseen paremmin. Akrab Elikin houkuttelevuus on yhdistämisessä, mutta yhdistäminen tuo myös valintoja: käyttäjän täytyy päättää, mikä kuuluu luokkaan, mikä kalenteriin ja mikä kannattaa tallentaa muistiinpanoksi.

Vertaisin sitä ensin kahteen tavalliseen vaihtoehtoon: puhelimen omaan muistutustyökaluun ja erilliseen muistiinpanosovellukseen. Jos vain muutama asia pitää muistaa, yksinkertainen lista voi olla nopeampi, koska luokkien ja kalenterin pohtimiseen ei kulu aikaa. Jos taas merkinnän yhteydessä tarvitaan taustatietoa ja sille sopiva ajankohta, yhden paikan lähestymistapa voi vähentää hyppelyä sovellusten välillä. Käytännössä valinta riippuu siitä, aiheuttaako hajanaisuus enemmän vaivaa kuin yhden sovelluksen järjestelmän ylläpito.

Myös kalenterin rooli kannattaa rajata järkevästi. Päivä, johon liittyy sovittu aika tai määräaika, hyötyy ajallisesta näkymästä; epämääräinen idea, jonka haluan vain muistaa myöhemmin, ei välttämättä tarvitse kalenteripaikkaa. Kun erotan nämä toisistaan, en täytä kalenteria asioilla, jotka eivät oikeasti ole sidottuja päivään. Tämä on pieni mutta hyödyllinen tapa pitää näkymä luettavana ja vähentää tunnetta siitä, että jokainen arkinen ajatus on muutettava aikatauluksi.

En myöskään suosittelisi sitä ainoaksi paikaksi sellaiselle tiedolle, jota ei saa missään tilanteessa kadottaa, ilman että ensin arvioin oman varmuuskopiointi- ja käyttötapani. Tämä ei ole väite sovelluksen tietojen säilymisestä tai ominaisuuksista, vaan yleinen harkintakohta, kun tärkeät asiat siirretään puhelimeen. Jos työ riippuu monen ihmisen yhteisestä tehtävälistasta, kannattaa valita työkalu, joka on selvästi rakennettu ryhmätyöhön. Akrab Elikin perusajatus palvelee luontevimmin henkilökohtaista arjen järjestämistä.

Kenelle kokonaisuus sopii ja kenelle ei

Arvioissa näkyy, ettei käyttökokemus ole kaikille sama: keskiarvo on 3,4, ja sovelluksella on noin 2 600 arviota sekä noin 1 400 kirjoitettua arvostelua. Lukuja ei kannata tulkita lupauksena omasta kokemuksesta suuntaan tai toiseen. Minusta ne ovat pikemminkin syy kokeilla sovellusta omalla tavallisella viikolla ennen kuin tekee siitä koko järjestelmänsä. Akrab Elik on ilmainen, sen ikäluokitus on PEGI 3 ja asennuksia on yli 500 000, mutta suosio tai maksuttomuus ei yksin kerro, sopiiko sen tapa järjestää tietoa juuri omalle käyttäjälle.

Sovelluksen on kehittänyt Akrab Elik, ja nykyinen versio on 6.0.0. Se toimii Android 6.0:aa tai uudempaa käyttävässä järjestelmässä. Nämä tiedot auttavat tarkistamaan perusyhteensopivuuden, mutta oma käyttökokemus ratkaisee edelleen sen, ovatko näkymät, kirjoittaminen ja muistutusten käsittely sopivia. Jos käytät vanhempaa laitetta, käyttöjärjestelmän vähimmäisvaatimus on erityisen hyödyllinen tarkistaa ennen asentamista.

Pidän tätä hyvänä kokeiltavana ihmiselle, joka haluaa yhdistää henkilökohtaiset tehtävät, pienet muistiinpanot ja ajastettavat asiat eikä kaipaa heti monimutkaista projektinhallintaa. Se voi sopia myös käyttäjälle, joka hyötyy luokista mutta haluaa nähdä ajallisesti sidotut menot kalenterin kautta. Jos taas tarvitset erittäin yksinkertaisen näkymän, pitkien tekstien käsittelyä tai yhteistä työskentelyä muiden kanssa, tavallinen muistikirja, erillinen kalenteri tai tarkoitukseen tehty tiimityökalu voi olla parempi valinta.

Ennen kuin teen sovelluksesta päivittäisen paikan kaikille merkinnöille, kokeilisin muutamaa kysymystä käytännössä. Löydänkö nopeasti uuden asian lisäämisen, pystynkö lukemaan päivän tehtävät ilman että sisältö tuntuu sekavalta, ja muistanko palata listaan? Entä pystynkö käyttämään puhelinta niissä tilanteissa, joissa haluan tarkistaa merkinnän? Näihin vastaa parhaiten lyhyt kokeilu omassa arjessa, ei se, miltä järjestelmä näyttää tyhjänä. Jos jokin kohta tuntuu hankalalta jo muutaman tavallisen tehtävän kanssa, kannattaa pitää rinnalla yksinkertaisempi tapa eikä pakottaa kaikkia muistiinpanoja samaan rakenteeseen.

Yksi toimiva kokeilu on suunnitella sovelluksessa seuraava kiireinen päivä. Kirjaan vain sellaiset asiat, joilla on oikea määräaika, ja jätän muut tehtävät luokkaan tai lyhyeksi muistiinpanoksi. Päivän päätteeksi katson, löysinkö asiat oikeasta paikasta vai jouduinko selaamaan useita näkymiä. Jos kalenteri auttaa erottamaan sitovat menot muista tehtävistä, sillä on oma perusteltu roolinsa. Jos taas kaikki tuntuu helpommalta yhdessä lyhyessä listassa, voin jättää kalenterin vähemmälle käytölle.

Toinen hyödyllinen tapa on käyttää luokkia tilanteen, ei täydellisen arkistoinnin, mukaan. Esimerkiksi koti- ja työasiat voivat riittää alkuun; erillisiä luokkia jokaiselle projektille ei tarvitse tehdä ennen kuin niistä on todellista hyötyä. Näin myös merkinnän tekeminen on kevyempää kiireessä. Jos luokittelu alkaa vaatia enemmän huomiota kuin itse tehtävä, yksinkertaistan sitä. Tässä sovelluksessa järjestyksen pitäisi palvella muistamista, ei muuttua omaksi harrastuksekseen.

Erityisen hyvin kokonaisuus voi sopia ihmiselle, joka kirjoittaa usein pieniä muistettavia asioita ja haluaa yhdistää niihin käytännöllistä taustatietoa. Opiskelija voi esimerkiksi pitää tehtävän ja siihen liittyvän lyhyen muistiinpanon samassa arjen järjestelmässä; kotona asioita hoitava voi erottaa ostettavat tuotteet määräaikaisista menoista. En kuitenkaan pitäisi sitä automaattisena ratkaisuna kaikille, joiden on vaikea muistaa asioita. Jos sovelluksen avaaminen tai tehtävien säännöllinen tarkistaminen ei sovi omaan rutiiniin, paperilappu näkyvällä paikalla tai muu jo toimiva muistamisen keino voi olla luotettavampi arjen valinta.

Myös käyttöympäristö vaikuttaa. Hiljaisessa hetkessä luokittelu ja kalenterin tarkistaminen voi olla luontevaa, mutta kaupan kassajonossa tai meluisassa paikassa tarvitsen usein vain keinon kirjata asian nopeasti. Siksi pitäisin merkinnän ensin lyhyenä ja täydentäisin sitä vasta myöhemmin. Tämä vähentää kiireessä tehtäviä valintoja, mutta edellyttää, että palaan keskeneräisiin kirjauksiin. Jos tiedän, etten ehdi siistiä niitä jälkikäteen, pidän luokittelun alusta asti hyvin vähäisenä.

Jos käytät apuvälineitä tai sinulla on näköön, motoriikkaan tai tarkkaavuuteen liittyviä tarpeita, kokeile nimenomaan niitä toimintoja, joita käyttäisit eniten. Testaa esimerkiksi, onko lyhyen tehtävän lisääminen mukavaa, erottuvatko kalenterin ja luokan kautta katsotut asiat omassa käytössäsi ja pysyykö muistutusten käsittely hallittavana. En päättele toimintojen olemassaolosta, että käyttö sopisi kaikille samalla tavalla. Käytännön testi omalla laitteella ja omissa olosuhteissa on tässä tärkeämpi kuin yleinen lupaus helppoudesta.

Minulta kysytään usein, voiko tällaisella sovelluksella korvata erillisen kalenterin ja muistikirjan. Omassa käytössäni vastaus riippuisi siitä, kuinka paljon kirjoitan ja kuinka tarkasti suunnittelen. Pienille muistiinpanoille ja henkilökohtaisille tehtäville yhdistelmä voi olla kätevä, mutta pitkien tekstien tai jaettujen työlistojen kohdalla erikoistyökalu on todennäköisesti mukavampi. Olennaista ei ole siirtää kaikkea yhteen paikkaan, vaan valita juuri ne asiat, joiden yhteinen käsittely vähentää arjen kitkaa.

Toinen käytännön kysymys on, pitääkö kaikki kirjata kalenteriin. Ei tarvitse: jos tehtävällä ei ole tiettyä ajankohtaa, sen voi pitää tehtävänä tai muistiinpanona. Kalenteriin merkitseminen kannattaa varata asioille, joiden ajallinen paikka todella auttaa suunnittelussa. Näin aikataulu ei muutu pitkäksi toivelistaksi. Vastaavasti luokka on hyödyllinen, kun se auttaa löytämään asioita myöhemmin; jokaisen yksittäisen merkinnän luokittelu ei ole itseisarvo.

Minun neuvoni on kokeilla ensin yhtä rajattua kokonaisuutta, kuten viikon kotiasioita. Lisää muutama tehtävä, yksi käytännöllinen muistiinpano ja vain ne asiat, joille kalenterista on oikeasti hyötyä. Tarkista sitten, löydätkö merkinnät ilman ylimääräistä selaamista ja tuntuuko niiden järjestely helpottavan päivää. Paras puoli on eri arkisten tietojen kokoaminen yhteen; tärkein varaus on, että käyttäjän täytyy löytää itselleen sopivan kevyt tapa pitää kokonaisuus selkeänä. Siksi suosittelen Akrab Elikiä harkiten mutta aidosti: se voi auttaa arjen muistamisessa, kun sen rakenteesta on hyötyä eikä siitä tule uusi ylläpidettävä tehtävä.