Cash Book: Expenses & Balance

Analysoinut Mobexer

Kun kirjaan ostoksen saman tien, minun ei tarvitse yrittää illalla palauttaa mieleen, mihin päivän rahat menivät. Juuri tällaisessa pienessä arkisessa rutiinissa Cash Book: Expenses & Balance on parhaimmillaan: se tarjoaa yksinkertaisen tavan kirjata tuloja ja menoja ja katsoa, millaiseksi saldo muodostuu. Käytän sitä mieluummin selkeänä kirjanpitovihkona kuin automaattisena talousneuvonantajana. Se ero on tärkeä, sillä sovelluksen hyöty riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka johdonmukaisesti itse pidän merkinnät ajan tasalla.

Kirjaaminen kannattaa tehdä lähellä tapahtumahetkeä

Yrityksen rahaliikenteessä verkkoyhteys voi vaikuttaa siihen, miten luontevasti työ sujuu. Jos olen asiakkaan luona tai liikkeessä tekemässä ostosta, en halua joutua keskeyttämään keskustelua pitkäksi aikaa. Käytännöllisin tapa on lisätä tapahtuma silloin, kun se sopii tilanteeseen: heti maksun jälkeen, päivän päätteeksi tai rauhallisena hetkenä. Mitä pidempään jätän kuitit ja summat odottamaan, sitä helpommin yksityiskohdat unohtuvat.

En kuitenkaan suunnittele työtäni oletuksella, että merkintä tallentuu tai siirtyy laitteesta toiseen ilman yhteyttä. Jos verkkoyhteys katkeaa, tarkistan ensin sovelluksen tilan ja sen, näkyykö tekemäni muutos edelleen. Tärkeän tapahtuman kohdalla en naputtele samaa summaa uudelleen hätäisesti, koska siitä voi syntyä tuplamerkintä. Rauhallinen tarkistus on pieni vaiva, mutta kirjanpidossa se säästää myöhemmältä selvittelyltä.

Yhteys vaikuttaa etenkin siirtymissä

Tyypillinen käyttötilanne on kiireinen työpäivä, jonka aikana tulee pieniä käteis- tai muita menoja useassa paikassa. Kirjaan kulun, kun pystyn keskittymään siihen, ja valitsen sille ymmärrettävän luokan. Jos käytän sovellusta paikassa, jossa yhteys on epävakaa, keskityn ensin siihen, että summa ja tapahtuman tarkoitus ovat oikein. Raporttien tarkastelun ja laajempien muutosten jätän hetkeen, jolloin voin varmistaa rauhassa, että näkymä on ajan tasalla.

Toinen verkkoon liittyvä hetki tulee vastaan, kun vaihdan puhelimesta tablettiin tai palaan sovellukseen tauon jälkeen. Sovelluksen tarjoama varmuuskopiointi ja synkronointi eri laitteiden välillä on hyödyllinen osa käyttökokemusta, mutta en silti pidä kahden laitteen yhtäaikaista muokkaamista hyvänä rutiinina. Jos lisään puhelimella tapahtumia ja avaan sitten tabletin, annan näkymän päivittyä ja tarkistan viimeisimmät kirjaukset ennen jatkamista. Näin vähennän epäselvyyttä siitä, mihin laitteeseen uusin muutos jäi.

Puhelin sopii nopeaan merkintään, tabletti katseluun

Puhelin on luonteva paikka yksittäisen kulun kirjaamiseen, koska se kulkee mukana ja merkinnän voi tehdä heti, kun tilanne sallii. Minulle tärkeintä on kirjata summa ja tunnistettava luokka, jotta muistan myöhemmin, mihin meno liittyi. Jos käytän sovellusta vain muistina ja jätän merkinnät epämääräisiksi, saldo kyllä kertyy, mutta raporttien hyöty jää laihaksi. Lyhyt ja täsmällinen merkintä auttaa enemmän kuin pitkä selostus, jota en jaksa tehdä joka ostoksesta.

Tabletti taas tuntuu sopivan paremmin kulujen rauhalliseen läpikäyntiin ja raporttien katsomiseen, jos käytän sitä synkronointiin. Isommalta näytöltä on helpompi tarkastella tietoja pidempään, mutta laitteiden vaihtaminen tuo myös yhden lisäkysymyksen: ovatko molemmat näkymät samalla tasalla? Siksi pidän yhden laitteen ensisijaisena kirjauspaikkana ja käytän toista lähinnä tarkistamiseen. Tämä on yksinkertainen tapa välttää turhaa arvailua, eikä se vaadi erityistä järjestelmää.

Arjessa hyödyllinen esimerkki on pieni yritys, jossa omistaja maksaa aamulla tarvikkeita, tapaa asiakkaan päivällä ja tekee illalla yhteenvedon päivän menoista. Jos jokainen ostos jää kuitin varaan, niitä joutuu myöhemmin tulkitsemaan kiireessä. Kun kirjaan menon heti tai mahdollisimman pian ja valitsen saman luokan johdonmukaisesti, kuun lopun tarkastelu on selkeämpi. Sovellus ei poista omaa huolellisuutta, mutta se voi tehdä tästä toistuvasta rutiinista kevyemmän.

Jos kirjaus epäonnistuu, tarkistan ennen kuin yritän uudelleen

Kirjanpidon kannalta ikävin virhe ei aina ole kadonnut merkintä vaan huomaamatta syntynyt kaksoiskappale. Jos yhteys pätkii tai sovellus ei näytä heti muutosta, tarkistan ensin kyseisen päivän tapahtumat ja saldon. Vasta sen jälkeen teen uuden kirjauksen, jos alkuperäistä ei näy. Samalla kannattaa pitää kuitti tai muu oma tositetieto tallessa normaalin käytännön mukaisesti; sovellukseen tehty merkintä ei itsessään korvaa yrityksen tositteiden hallintaa.

Jos käytössä on useampi laite, teen palautumisesta vielä järjestelmällisemmän: lopetan hetkeksi muokkaamisen, varmistan yhteyden ja katson, näkyykö viimeisin tapahtuma kummassakin paikassa. Näin en vahingossa korjaa samaa asiaa kahdesti. Jos jokin ei täsmää, selvitän ensin tapahtuman summan ja ajankohdan tositteesta enkä yritä päätellä niitä pelkästä saldosta. Saldo kertoo kokonaiskuvan, mutta ei yksin paljasta, mikä yksittäinen rivi on väärin.

Myös väärän luokan valinta kannattaa korjata heti, kun sen huomaa. Jos odotan kuun loppuun, voin unohtaa, miksi merkintä on alun perin tehty. Pidän luokkien nimet itselleni selkeinä ja käytän samaa luokkaa samantyyppisille menoille. Tämä ei ole näyttävä ominaisuus, mutta johdonmukaisuus tekee raporteista käyttökelpoisempia kuin jatkuva uusien tai lähes samannimisten luokkien keksiminen.

Taloustietojen käsittelyssä oma toimintatapa ratkaisee

Yrityksen tulo- ja menotiedot ovat arkaluonteisia, joten mietin myös sitä, missä ja milloin kirjaan niitä. Julkisessa paikassa voin kirjata vain tarpeellisen tiedon ja jättää raporttien tarkemman tarkastelun myöhemmäksi. En avaa taloustietoja ohikulkijoiden nähtäville enempää kuin on tarpeen, enkä luota siihen, että puhelimen ruudulla näkyvä tieto pysyy yksityisenä vain siksi, että sovellus on tarkoitettu kirjanpitoon.

Varmuuskopiointi ja synkronointi helpottavat useamman laitteen käyttöä, mutta ne eivät ole syy luopua omasta varovaisuudesta. Pidän kirjautumis- ja laitekäytäntöni sellaisina, että vain minä tai yrityksessä sovitut käyttäjät pääsevät tietoihin. Jos laite vaihtuu, tarkistan uuden laitteen näkymän ennen kuin alan käyttää sitä pääasiallisena kirjauspaikkana. Näin huomaan ajoissa, jos jokin vanha tieto ei näy odotetusti, eikä tärkeän jakson selvittäminen jää viime hetkeen.

Millaiselle yritykselle kevyt kirjanpitorutiini sopii

Cash Book: Expenses & Balance on yrityskäyttöön suunnattu sovellus Obopay – Payment Wallet for Businessesilta. Sen ydinajatus sopii parhaiten ihmiselle, joka haluaa seurata tuloja, menoja ja saldoa ilman, että jokainen merkintä vaatii laajan kirjanpito-ohjelman avaamista. Yksinyrittäjälle, pienimuotoista toimintaa pyörittävälle tai käteisiä menoja usein kirjaavalle se voi olla kätevä tapa pitää arjen tapahtumat mielessä ja tarkastella niitä jälkikäteen.

Se ei silti ole automaattisesti oikea ratkaisu jokaiselle yritykselle. Jos tarvitset kattavaa taloushallintoa, lakisääteisiä kirjanpitoprosesseja, laskutusta tai useiden käyttäjien hyväksyntäketjuja, valitsisin varsinaisen yrityksen tarpeisiin tarkoitetun kirjanpitojärjestelmän. Yksinkertainen tapahtumakirjanpito ja yrityksen koko taloushallinto eivät ole sama asia. Cash Book voi täydentää omaa rutiinia, mutta en käsittelisi sitä kirjanpitäjän tai virallisen kirjanpitoaineiston korvaajana.

Vertailukohtana ovat tavallisesti paperivihko, taulukkolaskenta ja laajemmat taloushallinnon sovellukset. Vihko on suoraviivainen eikä vaadi raporttinäkymän opettelua, mutta sieltä on työläämpää etsiä toistuvia menoja. Taulukossa voi puolestaan rakentaa juuri omanlaisen seurannan, mutta rakenne ja kaavat jäävät käyttäjän vastuulle. Tämä sovellus asettuu näiden väliin: kirjaukset ja luokat ovat valmiiksi talouden seurantaan sopivassa muodossa, mutta käyttäjän on silti huolehdittava tietojen oikeellisuudesta ja siitä, mihin käyttöön raportteja voi käyttää.

Luokittelu ja raportit palkitsevat johdonmukaisuutta

Yksi vähemmän ilmeinen käytännön vinkki on päättää luokkien käyttötapa ennen kuin merkintöjä kertyy paljon. Jos esimerkiksi tarvikkeet päätyvät välillä yhteen luokkaan ja välillä toiseen, kuukausiraportti näyttää hajanaisemmalta kuin todellisuus. En tarvitse täydellistä luokitteluhierarkiaa; muutama omaan toimintaan sopiva, helposti muistettava ryhmä on usein hyödyllisempi kuin pitkä lista, jota käytän epäjohdonmukaisesti.

Raportteja kannattaa tarkastella kysymyksen kautta, ei vain selata kaavioita. Voin esimerkiksi katsoa, kasvoivatko tietyt menot valitulla ajanjaksolla tai toistuuko jokin kuluerä useammin kuin muistin. Graafinen esitys auttaa hahmottamaan suuntaa, mutta se ei selitä syytä. Jos jokin luokka näyttää poikkeavalta, palaan yksittäisiin tapahtumiin ja tarkistan, onko kyse aidosta muutoksesta, väärästä luokasta vai puuttuvasta merkinnästä.

Myös tavoitteisiin kannattaa suhtautua työkaluna eikä lupauksena siitä, että sovellus muuttaa kulutustapoja puolestani. Tavoite on hyödyllinen, kun se liittyy konkreettiseen päätökseen, kuten tietyn menoryhmän seuraamiseen. Jos asetan liian monta tavoitetta ennen kuin tiedän oman lähtötilanteeni, seurannasta voi tulla työlästä. Minusta järkevämpi järjestys on kerätä ensin johdonmukaisia merkintöjä ja käyttää niitä vasta sitten oman suunnan arvioimiseen.

Hinta, soveltuvuus ja käytön rajat

Sovellus on ladattavissa maksutta, ja sen ikäluokitus on PEGI 3. Sovelluksen sisäiset ostot voivat maksaa 2,49–599,99 euroa, jos maksu veloitetaan Playn kautta, joten ilmaisen latauksen ei pidä antaa ymmärtää, että kaikki mahdolliset maksulliset vaihtoehdot sisältyvät siihen. Tarkistan mahdolliset ostot ennen hyväksymistä ja mietin, vastaavatko ne omaa käyttötarvetta. Satunnaiseen tapahtumien kirjaamiseen en lähtisi maksamaan lisästä ennen kuin olen ensin todennut, mitä käytössä oleva kokonaisuus tarjoaa.

Google Playn käyttäjäarvioiden keskiarvo on 4,4, ja arvioita on noin 202 000. Asennuksia on yli miljoona, ja käyttäjäarvosteluja noin 24 000. Nämä luvut kertovat, että sovelluksella on laaja käyttäjäkunta, mutta ne eivät ratkaise, sopiiko se juuri oman yritykseni tositteisiin, raportointiin tai kirjanpitotapaan. Arvioita lukiessa kiinnittäisin huomiota erityisesti siihen, millaisessa käytössä ihmiset sitä kuvaavat ja ovatko heidän tarpeensa lähellä omiani.

Nykyinen versio on 7.15.3, sovellus julkaistiin 2.8.2020, ja vähimmäisvaatimuksena on Android 7.0. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä, jos harkitsen asentamista vanhempaan laitteeseen tai tarkistan, mitä versiota käytän. Yrityskäytössä päivitykset kannattaa asentaa harkiten mutta viivyttelemättä tarpeettomasti: ennen isoa muutosta varmistan, että omat kirjaukset ja varmuuskopiointiin liittyvä toimintatapa ovat kunnossa. En jätä ensimmäistä synkronoinnin tarkistusta kiireisen työpäivän loppuun.

Kenelle valitsisin toisenlaisen ratkaisun

Jättäisin tämän väliin, jos et halua kirjata tapahtumia itse tai odotat pankkitapahtumien automaattista tuontia, laskujen lähettämistä tai koko yrityksen kirjanpidon hoitumista yhdestä paikasta. Näihin tarpeisiin kannattaa verrata nimenomaan järjestelmiä, joiden toimintoihin ne kuuluvat. Cash Bookin vahvuus on kevyessä seurannassa, ei siinä, että käyttäjän pitäisi olettaa sen tekevän kaiken taloushallinnon puolesta.

Se voi olla turhan suppea myös silloin, kun yrityksen rahaliikenne on monimutkaista, tapahtumia on paljon tai useampi henkilö tarvitsee sovitun työnkulun. Silloin manuaalisten merkintöjen tarkistamiseen ja luokkien yhdenmukaistamiseen voi kulua enemmän aikaa kuin yksinkertainen käyttöliittymä säästää. Jos taas haluan vain hahmottaa omat pienet yritysmenoni ja tarkastella niitä aika ajoin, täysimittainen taloushallintopaketti voi tuntua tarpeettoman raskaalta. Valinta riippuu siis siitä, haluanko helpon seurannan vai kattavan prosessin.

Hyvä rutiini tekee käytöstä luotettavampaa

Minulle toimivin tapa olisi pitää yksi pääasiallinen kirjauslaite, lisätä tapahtumat säännöllisesti ja tarkistaa saldo sekä raportit sovituin väliajoin. Jos päivän aikana ei ole sopivaa hetkeä, kerään tositteet yhteen paikkaan ja teen merkinnät rauhassa saman päivän aikana. Näin en sekoita muistista kirjattuja arvioita tarkkoihin summiin. Tärkeissä tapahtumissa vertaan merkintää alkuperäiseen tositteeseen, en pelkästään siihen, miltä saldo näyttää.

Jos useampi henkilö osallistuu seurantaan, sopikaa ensin, kuka kirjaa mitä ja miten luokat valitaan. Ilman yhteistä tapaa kaksi käyttäjää voi kuvata samanlaisen menon eri tavoin, jolloin raportista tulee vaikeampi tulkita. Yksinkertainen yhteinen sääntö auttaa enemmän kuin jatkuva jälkikäteen tehtävä siivous. Jos yritys tarvitsee rooleja, hyväksyntöjä tai kattavaa tapahtumahistoriaa, se on samalla hyvä merkki siitä, että kannattaa arvioida laajempaa työkalua.

Omat tulot ja menot hallintaan

Sovelluksen pääfunktio on tietysti talouden hallinta. Voit syöttää tulosi ja menosi kätevästi ja seurata, mihin rahasi oikeasti kuluvat. On todella avartavaa huomata, miten pienet kulut voivat kasvaa isoiksi summiksi kuukauden lopussa. Sovellus antaa myös mahdollisuuden luokitella menot eri kategorioihin, kuten "ruoka", "viihde" ja niin edelleen, mikä tekee seurannasta entistä tarkempaa.

Henkilökohtaisesti olen huomannut, että kun kaikki tiedot ovat selkeästi edessäni, säästäminen ja budjetin noudattaminen on paljon helpompaa. Cash Book tekee tästä yllättävän yksinkertaista!

Raportit ja analyysit

Yksi sovelluksen parhaista ominaisuuksista on sen tarjoamat raportit. Voit valita eri ajan jaksoja ja tarkastella kulutustottumuksiasi graafisessa muodossa. Tämä visuaalinen esitys on todella hyödyllinen, sillä se auttaa hahmottamaan, missä kohtaa voit tehdä parannuksia. On myös mahdollista asettaa tavoitteita ja seurata niiden toteutumista, mikä tuo mukavaa lisämotivaatiota säästämiseen.

Kätevä varmuuskopiointi ja synkronointi

Yksi asia, jota aina arvostan sovelluksissa, on varmuuskopiointi ja synkronointi eri laitteiden välillä. Cash Book: Expenses & Balance tarjoaa tämän, joten sinun ei tarvitse huolehtia tietojen menettämisestä. Voit jatkaa taloutesi hallintaa vaikka puhelimella ja tarkistaa myöhemmin tabletilla.

Lopullinen tuomio

Kokonaisuudessaan voin rehellisesti suositella tätä sovellusta kaikille, jotka haluavat ottaa taloutensa haltuun ilman turhaa säätöä. Se on intuitiivinen, selkeä ja tarjoaa kaikki tarvittavat työkalut talouden seurantaan. Cash Book on ehdottomasti yksi niistä sovelluksista, jotka jäävät käyttöön myös pitkällä aikavälillä.

Jos sinulla on ollut vaikeuksia löytää hyvä sovellus talouden hallintaan, kannattaa ehdottomasti kokeilla tätä. Lataa sovellus ja aloita oma talousmatkasi jo tänään!