Notes: Notebook, To-Do lists

Analysoija Mobexer

Notes: Notebook, To-Do lists vaikutti ensimmäisellä käyttökerralla juuri sellaiselta sovellukselta, jonka voi avata nopeasti ja ottaa heti arkeen ilman pitkää opettelua. Se on ilmainen tuottavuussovellus Superb LLC:ltä, ja sen perusidea on tuttu: kirjoitan muistiinpanoja, kokoan ostoksia ja pidän tehtäviä järjestyksessä samassa paikassa. Yksinkertaisuus on tässä sekä vahvuus että tärkein kysymys. Kun sovellusta käyttää vain satunnaisesti, se tuntuu kevyeltä. Kun sitä yrittää käyttää kuukausien ajan kaiken arjen hallintaan, ratkaisevaa on, pysyykö rakenne omissa käsissä vai alkaako muistiinpanoista muodostua sekava kasa.

Ensimmäinen viikko näyttää, mihin sovellus sopii

Ensimmäisinä päivinä Notes: Notebook, To-Do lists on helppo sijoittaa omaan arkeen. Se sopii esimerkiksi kauppareissun listaan, päivän pieniin muistutuksiin tai ajatuksiin, jotka haluan kirjoittaa talteen ennen kuin ne katoavat mielestä. Sovelluksen nimi kertoo jo paljon sen luonteesta: kyse ei ole monimutkaisesta projektinhallintajärjestelmästä, vaan muistiinpanovihkon ja tehtävälistan yhdistelmästä.

Pidin erityisesti siitä, että käyttötarkoitus on helppo ymmärtää ilman tuottavuusmenetelmien tuntemusta. Jos haluan muistaa ostaa kahvia, palauttaa paketin ja soittaa hammaslääkärille, voin ajatella asian tavallisena listana enkä uutena järjestelmänä, joka vaatii oman työskentelytapansa. Tämä madaltaa aloituskynnystä huomattavasti. Sovellus tuntuu sopivan ihmiselle, joka tarvitsee yhden helposti lähestyttävän paikan arjen asioille, mutta ei halua rakentaa kalenterin, tehtävien ja muistiinpanojen ympärille monimutkaista kokonaisuutta.

Ensimmäisen viikon hyödyllisin käyttötapa on mielestäni tilanteiden erottaminen toisistaan. Teen esimerkiksi yhden listan viikon ruokaostoksille, toisen kodin hoidettaville asioille ja erillisen muistiinpanon ideoille. Näin en laita kaikkea samaan näkymään. Tämä ei ole näyttävä temppu, mutta se vähentää sitä tavallista kitkaa, jossa tärkeä tehtävä hukkuu pitkän sekalaisen tekstin sekaan.

Ostoslista toimii parhaiten, kun kirjoitan tuotteet mahdollisimman konkreettisesti. “Viikonloppu” on huono otsikko, mutta “aamupala”, “siivous” tai “ennen matkaa” kertoo heti, mitä listalta pitäisi löytää. Käytännössä sovellus palkitsee pieniä ennakkopäätöksiä: jos nimeän listat selkeästi ja poistan vanhentuneet asiat, käyttö pysyy nopeana. Jos taas teen yhden jättimäisen muistiinpanon kaikesta, sovelluksen yksinkertaisuus ei enää auta.

Notes: Notebook, To-Do lists sopii myös nopeaan ajatusten talteenottoon silloin, kun en vielä tiedä, muuttuuko asia tehtäväksi. Kirjoitan ensin idean muistiin ja päätän myöhemmin, tarvitseeko se toimintaa. Tämä on kätevä ero verrattuna siihen, että jokainen puolikas ajatus muutetaan heti tehtäväksi. Muuten tehtävälista paisuu helposti asioista, joita en oikeasti aio tehdä.

Ensimmäisellä viikolla kannattaa kokeilla yhtä sääntöä: jokaisella listalla pitää olla yksi selkeä tarkoitus. Jos lista alkaa sisältää ostoksia, työasioita ja satunnaisia muistutuksia, jaan sen heti. Tällainen tapa ei perustu piilotettuun ominaisuuteen, vaan siihen, miten sovelluksen pelkistetty rakenne kannattaa ottaa käyttöön. Sen todellinen vahvuus on nopea palautuminen ajatuksesta toimintaan, ei laaja automaatio.

Arjen pieni testi: kauppareissu ilman ylimääräistä säätöä

Kuvitellaan tavallinen keskiviikko. Olen lähdössä töiden jälkeen kauppaan, mutta samalla pitäisi muistaa ostaa pesuainetta, hakea paketti ja lähettää viesti taloyhtiön asiasta. Teen ostoksille oman listan ja pidän kaksi muuta asiaa tehtävinä. Kaupassa katson vain ostoslistaa, en koko päivän muistikirjaa. Kotona voin palata jäljellä oleviin tehtäviin ilman, että ostokset peittävät ne alleen.

Tällaisessa tilanteessa sovellus tuntuu tarkoituksenmukaiselta. Se ei yritä ennustaa tarpeitani tai muuttaa arjen asioita peliksi. Vastuu järjestyksestä jää minulle, mutta samalla saan yhden paikan, johon voin palata. Jos pidät itse selkeästä ja käsin ylläpidettävästä listasta, tämä on hyvä lähtökohta. Jos taas odotat automaattisia ehdotuksia, laajoja aikatauluja tai tiimin yhteistä työnkulkua, kokemus voi tuntua nopeasti liian ohuelta.

Kuukaudesta toiseen arvo syntyy tavasta, ei uutuudesta

Ensimmäinen innostus tulee yleensä siitä, että kaikki tuntuu hetken järjestyksessä. Pidemmän käytön jälkeen huomaan, että sovelluksen arvo ei riipu uusien listojen tekemisestä vaan siitä, palaanko niihin oikealla hetkellä. Notes: Notebook, To-Do lists ei yksin ratkaise sitä, milloin minun pitäisi avata sovellus. Se toimii parhaiten, jos liitän sen jo olemassa olevaan rutiiniin, kuten aamun suunnitteluun, kauppaan lähtöön tai päivän lopun tarkistukseen.

Kuukausittaisessa käytössä suosittelen erottamaan pysyvät listat ja väliaikaiset listat. Pysyvä lista voi sisältää esimerkiksi kodin toistuvia hankintoja tai asioita, jotka haluan muistaa seuraavan matkan yhteydessä. Väliaikainen lista taas kannattaa tyhjentää heti, kun sen tarkoitus on ohi. Muuten sovellus alkaa näyttää siltä, että minulla olisi jatkuvasti kymmeniä keskeneräisiä asioita, vaikka monet niistä ovat jo vanhentuneita.

Tämä on yksi sovelluksen tärkeistä kompromisseista. Kevyt rakenne antaa minulle vapauden järjestää sisältöä omalla tavalla, mutta se ei pakota tekemään viikoittaista katselmusta. Jos olen tunnollinen ylläpitäjä, vapaus tuntuu hyvältä. Jos jätän vanhat muistiinpanot paikoilleen, löydettävyys heikkenee nopeasti. Sovellus ei siis ole huono siksi, että se vaatii ylläpitoa; se vain tekee tämän vastuun näkyväksi.

Pidempään käytettynä huomaan myös, milloin muistiinpano ja tehtävä ovat eri asioita. Muistiinpano voi olla lista vaihtoehdoista, reseptin ajatus tai keskeneräinen suunnitelma. Tehtävän pitäisi puolestaan kertoa, mitä teen seuraavaksi. Jos kirjoitan tehtäväksi “loma”, en vielä tiedä, mitä sen pitäisi tarkoittaa. Parempi muoto voisi olla “tarkista majoituksen peruutusehdot”. Näin listasta tulee toimiva eikä vain huolien säilytyspaikka.

Toinen hyödyllinen tapa on käyttää sovellusta ulkoisen muistin sijaan päätösten valmisteluun. Esimerkiksi ennen viikonloppua voin kirjoittaa erilliseen muistiinpanoon, mitä pitää ottaa mukaan, mitä pitää tehdä ennen lähtöä ja mitä voi jättää myöhemmäksi. Kun nämä asiat on eroteltu, en tarvitse yhtä valtavaa listaa, joka yrittää palvella kaikkia tilanteita. Tämä tekee sovelluksesta arvokkaamman kuin pelkkä satunnaisten ajatusten kaatopaikka.

On kuitenkin hyvä ymmärtää, missä kohtaa tavallinen kalenteri tai laajempi tehtäväsovellus on parempi. Jos tehtävillä on tarkat määräajat, toistuvat aikataulut, riippuvuuksia tai useita vastuuhenkilöitä, Notes: Notebook, To-Do lists ei ole luontevin ratkaisu. Se on vahvimmillaan silloin, kun haluan muistaa ja jäsentää asioita, en silloin kun minun pitää johtaa monivaiheista projektia.

Ylläpito ratkaisee, jääkö sovellus puhelimeen

Ylläpidon kannalta suosittelen lyhyttä viikoittaista siivousta. Poistan tehdyt ostokset, yhdistän päällekkäiset listat ja muutan epämääräiset muistiinpanot joko konkreettisiksi tehtäviksi tai arkistoon sopiviksi ajatuksiksi. Tähän ei tarvitse käyttää pitkää aikaa, mutta ilman tällaista tapaa sisältö alkaa menettää merkitystään.

Hyvä käytäntö on myös olla tekemättä listaa jokaiselle pienelle ajatukselle. Jos jokainen asia saa oman paikkansa, kokonaisuus voi tuntua hajanaiselta. Teen mieluummin muutaman selkeän kokonaisuuden ja käytän muistiinpanojen sisällä lyhyitä ryhmiä. Tämä vähentää selaamista ja auttaa muistamaan, miksi kyseinen sisältö on olemassa.

Jos käytän sovellusta yhdessä perheenjäsenen kanssa, meidän täytyy sopia yhteinen kirjoitustapa. “Maito” voi olla riittävä yhdelle, mutta toiselle “laktoositon maito” on tarpeellinen tarkennus. Samoin tehtävän pitää kertoa, kuka tekee ja mitä. Notes: Notebook, To-Do lists voi tukea tällaista yhteistä muistamista vain siinä määrin kuin käyttäjät itse pitävät listat ymmärrettävinä. Se ei korvaa keskustelua tai varsinaista jaettua projektityökalua.

Ilmaisena sovelluksena se on helppo ottaa kokeiluun ilman ostokynnystä. Sovelluksen käyttöön liittyy myös sovelluksen sisäisiä ostoja, joiden hinta on Playn kautta laskutettuna noin seitsemästä eurosta noin neljäänkymmeneenviiteen euroon. Siksi arvioisin maksullisten vaihtoehtojen tarvetta vasta sen jälkeen, kun olen käyttänyt perusratkaisua riittävän pitkään ja tiedän, mikä oma työnkulku oikeasti vaatii. Pelkkä uuden ominaisuuden kaipuu ei vielä tarkoita, että maksu parantaisi arkea.

Mistä väsymys yleensä alkaa?

Suurin väsymyksen lähde on manuaalisuus. Minun pitää itse päättää, mihin asia kuuluu, milloin se tarkistetaan ja milloin se poistetaan. Aluksi tämä tuntuu hallittavalta, mutta kiireisen kuukauden aikana unohtuneet listat alkavat kerätä vanhaa sisältöä. Kun avaan sovelluksen ja näen paljon tehtäviä, en välttämättä tiedä, mikä on edelleen tärkeää.

Toinen rasite on liian vapaa rakenne. Vapaus on mukavaa, kun sisältöä on vähän. Kun muistiinpanoja kertyy, alan kaivata selkeämpää tapaa erottaa esimerkiksi ostokset, ideat ja määräaikaiset tehtävät. Tässä kohtaa perinteinen kalenteri on parempi asioille, joilla on tietty aika, ja erikoistunut tehtäväsovellus voi olla parempi asioille, jotka vaativat prioriteetteja ja toistuvia muistutuksia.

Kolmas haaste liittyy odotuksiin. Jos asennan sovelluksen ajatellen, että se järjestää elämäni automaattisesti, petyn. Jos taas näen sen työkaluna, joka tekee omasta järjestelystä nopeampaa, kokemus on reilumpi. Tämä ero on tärkeä erityisesti käyttäjälle, joka on kokeillut useita tuottavuussovelluksia ja kyllästynyt siihen, että jokainen uusi järjestelmä vaatii oman ylläpitoprojektinsa.

En suosittelisi tätä ensisijaiseksi työkaluksi käyttäjälle, joka tarvitsee vahvaa kalenterikeskeistä suunnittelua, työryhmän tehtävien seurantaa tai monimutkaisia projektinäkymiä. Myös henkilö, joka haluaa mahdollisimman automaattisen muistutusjärjestelmän, saattaa saada enemmän irti toisesta vaihtoehdosta. Notes: Notebook, To-Do lists on järkevämpi valinta, kun tärkeintä on nopea kirjoittaminen ja kevyt järjestys.

Teknisesti sovellus on ajantasainen versiossa 1.6.0, ja sen vähimmäisvaatimus on iOS- tai Android-laitteella käyttöjärjestelmän versio 11. Ikäraja PEGI 3 tekee siitä sopivan myös yleiseen perhekäyttöön. Nämä tiedot eivät kuitenkaan ratkaise käyttökokemusta yhtä paljon kuin oma tapa pitää listat siisteinä. Yksinkertainen sovellus voi tuntua erinomaiselta yhdelle ja riittämättömältä toiselle, vaikka molemmat käyttäisivät samaa versiota.

Kenelle tämä jää käyttöön?

Notes: Notebook, To-Do lists on parhaimmillaan käyttäjälle, joka haluaa kirjoittaa asiat nopeasti ylös ja palata niihin ilman raskasta järjestelmää. Se sopii opiskelijan pieniin tehtävälistoihin, kodin ostoksiin, matkan valmisteluun ja arjen muistamiseen. Erityisen hyvä se on ihmiselle, joka huomaa tarvitsevansa erillisen paikan ajatuksille mutta ei halua opetella monimutkaista menetelmää.

Se ei ole yhtä vakuuttava, jos odotan, että sovellus ohjaa minua aktiivisesti. Kalenteri, määräaikojen hallinta ja laaja projektiseuranta vaativat yleensä enemmän rakennetta kuin tämä muistikirjamainen lähestymistapa tarjoaa. Myös jatkuvasti kasvavaa tietopankkia rakentavalle käyttäjälle kannattaa harkita työkalua, jossa sisältöä voi luokitella ja hakea järjestelmällisemmin.

Palautetta on kertynyt sovellukselle noin seitsemän tuhatta kaksisataa arviota ja noin kaksi tuhatta neljäsataa kirjoitettua arvostelua, ja keskiarvo on 4,0. Käyttäjäkunta on ylittänyt miljoonan asennuksen rajan. Nämä luvut kertovat, että ratkaisu kiinnostaa laajasti, mutta ne eivät poista henkilökohtaisen kokeilun tarvetta: juuri oman listarakenteen testaaminen paljastaa, sopiiko sovellus minulle.

Oma pitkäaikainen arvioni on kaksijakoinen hyvällä tavalla. Sovellus ei tarjoa minulle jatkuvasti uutta ihmeteltävää, eikä sen tarvitsekaan. Sen arvo syntyy siitä, että voin avata sen, kirjoittaa asian muistiin ja jatkaa päivääni. Jos pidän sisällön rajattuna ja tarkistan listat säännöllisesti, se ansaitsee paikan puhelimessa. Jos annan kaiken kertyä yhteen paikkaan ilman siivousta, uutuuden viehätys katoaa ja jäljelle jää vain sekava muistikirja.

Lopulta suosittelen Notes: Notebook, To-Do lists -sovellusta henkilölle, joka etsii ilmaista ja helposti lähestyttävää tapaa yhdistää muistiinpanot, ostokset ja tehtävälistat. Aloita pienellä kokonaisuudella, pidä jokaisella listalla yksi tarkoitus ja tee viikoittainen siivous. Sen pitkäaikainen arvo ei tule ominaisuuksien määrästä vaan siitä, kuinka vähän kitkaa se lisää omaan rutiiniisi. Jos tämä kuulostaa omalta tavalta toimia, sovellus voi säilyttää paikkansa pitkäänkin. Jos tarvitset automaattista aikataulutusta tai projektien syvää hallintaa, valitsisin suoraan toisenlaisen työkalun.

Usein kysytyt kysymykset