ORTEC Employee Self Service 7

Analysoinut Mobexer

Jos sama puhelin tai tabletti kulkee kotona useamman ihmisen käsissä, työvuorojen tarkistaminen voi helposti sotkeutua perheen muihin aikatauluihin. ORTEC Employee Self Service 7 on kuitenkin ennen kaikkea työntekijän yrityskäyttöön tehty sovellus, ei kodin yhteinen kalenteri. Sen hyöty arjessa riippuu siitä, tarjoaako oma työnantaja sovelluksen käyttöön ja mitä työaikataulujen tietoja työntekijä pääsee siellä tarkastelemaan.

Minusta tämä ero on hyvä ymmärtää heti: sovellus voi auttaa kotitaloutta suunnittelemaan menoja, lastenhoitoa tai yhteisiä kyytejä, mutta se ei korvaa perheen kalenteria eikä ole tarkoitettu usean henkilön yhteiseen asiointiin. Kun työntekijä tarkistaa oman aikataulunsa ja kertoo olennaiset ajat muille, sovellus voi silti vähentää arjen arvailua. Se on sen kiinnostavin rooli myös jaetun laitteen ympäristössä.

Kun työvuoro vaikuttaa koko kodin päivään

Kuvitellaan tavallinen aamutilanne: työntekijä on lähdössä töihin, toinen aikuinen suunnittelee lasten hakua ja samalla pitäisi muistaa, kuka ehtii kauppaan. Työntekijä tarkistaa työaikansa ORTEC-sovelluksesta ja kertoo muille vain päivän kannalta tärkeän tiedon. Näin aikataulu tulee tarkistetuksi alkuperäisestä työpaikan kanavasta, mutta perheenjäsenten ei tarvitse avata yritystiliä tai etsiä työvuoroa yhteiseltä laitteelta.

Tämä toimintatapa on hieman hitaampi kuin se, että kaikki näkisivät saman kalenterin, mutta tilien erottaminen on sen arvoista. Jos aikataulut muuttuvat usein, perhe voi sopia, että työntekijä päivittää muutoksen jälkeen yhteiseen kalenteriin vain sen, mikä vaikuttaa muiden menoihin. Yksi pieni tarkistus ennen päivitystä ehkäisee tilanteen, jossa kotona sovitaan kyyti vanhan työvuoron perusteella.

ORTEC B.V.:n kehittämä ORTEC Employee Self Service 7 kuuluu yrityssovelluksiin, ja sen ydin on työntekijän aikataulun järjestäminen sovelluksessa. Käytännössä tällainen työkalu on hyödyllisimmillään silloin, kun työajat vaihtelevat tai niitä pitää tarkistaa muun päivän suunnittelun lomassa. Sen sijaan että muistaisi vuoron alkamisajan ulkoa tai etsisi sitä viestiketjusta, työntekijä voi avata työpaikan käyttämän sovelluksen ja tarkistaa tilanteen sieltä.

Yksinkertainen esimerkki on iltavuoroa tekevä vanhempi, jonka pitää sopia, kuka hakee lapsen harrastuksesta. Työntekijä tarkistaa oman työaikansa ja välittää kotiin tarvittavan tiedon. Sovellus ei itsessään järjestä hakuvuoroja tai ilmoita niitä muille perheenjäsenille, mutta se voi tarjota suunnittelun lähtökohdan. Tällainen rajattu hyöty on realistisempi odotus kuin ajatus koko talouden yhteisestä aikataulupalvelusta.

Työvuoron tarkistus voi helpottaa yhteistä arkea

Minusta työvuoron tarkistamisen suurin hyöty kotona näkyy siinä, että yhteiset suunnitelmat voidaan tehdä ajantasaisen tiedon eikä muistikuviin perustuvien arvioiden varassa. Tässä osiossa tarkastelen, miten työntekijä voi käyttää sovellusta oman aikataulunsa lähteenä ja välittää muille vain sen, mitä päivän järjestämiseen tarvitaan. Seuraavaksi on hyvä miettiä, millä rajauksilla tämä toimii luontevasti ja turvallisesti jaetussa arjessa.

Yksi näkymä työntekijän aikataululle

Vuorojen tarkistaminen on hyödyllistä erityisesti silloin, kun tieto pitää löytää nopeasti kesken muun tekemisen. Jos työntekijä haluaa tarkistaa seuraavan työpäivän ajan illalla, hän voi käyttää siihen työnantajan tarjoamaa sovellusta sen sijaan, että kaivaisi esiin vanhan viestin tai luottaisi muistiin. Tämä ei tee sovelluksesta koko työpaikan viestintäkanavaa, vaan pitää sen tehtävän sopivan rajattuna: omaan aikatauluun palaaminen on helpompaa, kun tarkistettava tieto on tutussa työvälineessä.

Jaetulla puhelimella kannattaa silti välttää sitä, että työtili jää auki seuraavaa käyttäjää varten. Hyvä rutiini on tarkistaa tarvittava aika, sulkea näkymä ja välittää kotona tarpeellinen tieto yhteiseen kalenteriin tai keskusteluun. Näin muiden ei tarvitse käyttää työntekijän tiliä, eikä työaikojen tarkistaminen muutu vahingossa koko perheen yhteiseksi käyttöoikeudeksi.

Jos kotona on useita aikatauluja sovittavana, työvuoron yhteydessä kannattaa kirjata myös käytännön seuraus eikä vain kellonaikaa. Esimerkiksi merkintä siitä, että toinen aikuinen vastaa harrastuskuljetuksesta, on perheen kalenterissa hyödyllisempi kuin pelkkä työvuoron otsikko. Tämä on pieni työnkulun parannus: yrityssovellus toimii lähtöpisteenä, mutta yhteinen suunnitelma kertoo, mitä tieto merkitsee muille.

Jaetun laitteen rajat ovat käyttäjän vastuulla

Yrityssovellus ei ole sama asia kuin perheen yhteinen käyttäjätili. Käyttö kannattaa aloittaa työntekijän omalla laitteella tai työnantajan hyväksymällä tavalla, eikä sovellusta pidä ottaa käyttöön toisen henkilön työtilillä. Jos laite on yhteinen, kannattaa sopia, kuka avaa sovelluksen ja miten se suljetaan tarkistuksen jälkeen. Tämä on arkinen mutta tärkeä tapa pitää työvuorot ja muu henkilökohtainen käyttö erillään.

En myöskään käsittelisi sovellusta kodin ilmoitustauluna. Työntekijän aikataulu voi olla hyödyllinen tieto kotona, mutta työtiliä ei ole syytä jakaa kaikille vain tiedon välittämisen helpottamiseksi. Parempi työnkulku on tarkistaa työvuoro itse ja siirtää kotona tarpeellinen tieto siihen kalenteriin tai viestikanavaan, jota perhe muutenkin käyttää. Näin jokainen tietää, mikä on yhteinen suunnitelma ja mikä kuuluu työntekijän työhön.

Tässä on samalla olennainen käytännön kysymys: voiko sovellusta käyttää ilman työpaikan järjestelyjä? Koska kyseessä on työntekijän itsepalveluun tarkoitettu yrityssovellus, sitä kannattaa lähestyä työnantajan työvälineenä, ei itsenäisenä kuluttajakalenterina. Ennen lataamista on järkevää varmistaa työpaikalta, että ORTEC-ratkaisu kuuluu käytössä oleviin palveluihin ja että työntekijä tietää, miten oma käyttö aloitetaan. Kotona tehtävä yhteiskäyttö ei korvaa tätä työpaikan puolta.

Tilin aloitus ja oikean laitteen valinta

Käyttöönotossa tärkein ensimmäinen kysymys ei ole, mihin kotitalouden kalenteriin sovellus synkronoidaan, vaan miten työnantaja on järjestänyt työntekijän pääsyn. Käytännöt voivat olla työpaikkakohtaisia, joten en lähtisi kokeilemaan satunnaisia tunnuksia tai käyttämään työkaverin tiliä. Jos kirjautuminen ei onnistu, työpaikan ohjeista tai esihenkilöltä kysyminen on järkevämpi seuraava askel kuin sovelluksen asentaminen uudelleen toistuvasti.

Jos sovellusta käytetään kotona yhteisellä tabletilla, kannattaa ensin sopia, että laite on vain työntekijän käytössä silloin, kun työtili on avattuna. Jos tämä ei onnistu luontevasti, oma puhelin on selkeämpi vaihtoehto. Tällainen valinta ei ole niinkään mukavuuskysymys kuin tiliraja: perheen yhteinen laite voi olla yhteinen viihteelle ja kotikalenterille, mutta työtilin avaamiseen liittyy eri vastuu.

Työkalenterin ja kotikalenterin työnjako

Vuorotyötä tekevässä taloudessa hyvä käytäntö on pitää lähteet selkeinä. Työntekijä tarkistaa työaikansa ORTEC-sovelluksesta, ja perheen yhteiseen kalenteriin kirjataan vain se tieto, jota muut tarvitsevat: esimerkiksi milloin yksi aikuinen on töissä tai milloin kyyti pitää järjestää. Tämä vähentää riskiä, että joku luottaa vanhaan viestiin tai toisen muistikuvaan. Se myös estää sitä, että kaikkien pitäisi päästä työntekijän yritystiliin.

Jos aikataulu muuttuu, kannattaa ensin tarkistaa ajantasainen tieto työpaikan käyttämästä lähteestä ja vasta sitten päivittää perheen suunnitelma. Tämä kaksivaiheinen tapa kuulostaa pieneltä asialta, mutta se on hyödyllinen erityisesti silloin, kun kotona sovitaan lasten kuljetuksista, ruoka-ajoista tai yhteisistä tapaamisista. Yrityssovelluksen näkymä ja kotitalouden suunnitelma palvelevat eri tarkoitusta, joten niiden pitäminen erillään auttaa välttämään väärinkäsityksiä.

Perinteiseen paperiseen työvuorolistaan verrattuna sovellus voi olla kätevämpi silloin, kun työntekijällä on puhelin mukana ja hän haluaa tarkistaa aikataulun nopeasti. Tavallinen perhekalenteri taas on parempi paikka yhdistää usean ihmisen menot. Viestiryhmä voi toimia muutoksista ilmoittamiseen, mutta se ei yksin ole luotettava arkisto, jos tieto hautautuu keskusteluun. Minun suositukseni on käyttää kutakin välinettä siihen, missä se on vahvimmillaan: työvuoron tarkistamiseen yrityksen järjestelmää ja yhteiseen suunnitteluun kotitalouden omaa kalenteria.

Missä työnkulku voi tökkiä

Yrityksen tarjoama sovellus voi olla työntekijälle sujuva vain, jos työnantajan käyttöönottotapa on selvä. Jos työntekijä ei tiedä, millä tunnuksilla tai millä työpaikan ohjeilla sovellukseen kirjaudutaan, satunnainen lataaminen ei välttämättä ratkaise ongelmaa. Siksi ensimmäinen käytännön askel on kysyä työpaikalta, miten sovellusta käytetään, sen sijaan että yrittäisi päätellä asetuksia itse.

Toinen mahdollinen kitka liittyy siihen, että työkalenterin tiedot eivät automaattisesti muutu perheen yhteiseksi suunnitelmaksi. Jos kotona odotetaan, että kaikki näkevät saman aikataulun sovelluksesta, odotus voi johtaa turhaan säätöön. Sovelluksen arvo on työntekijän pääsy omiin työaikatietoihinsa; koordinoinnin viimeinen vaihe jää edelleen ihmisille. Tämä ei ole välttämättä puute, jos työnjako sovitaan, mutta se on hyvä tiedostaa ennen kuin sovellusta pitää ratkaisuna koko talouden kalenteriongelmaan.

ORTEC Employee Self Service 7 on ilmainen, ja Google Playn keskiarvo on 4,2 tähteä noin 1,8 tuhannen arvion perusteella. Sovellusta on asennettu yli 100 tuhatta kertaa, joten se ei ole aivan tuntematon työväline. Nämä luvut antavat yleistä taustaa, mutta eivät kerro, miten hyvin se sopii juuri tietyn työnantajan käytäntöihin. Käytännössä oman työpaikan tuki ja työntekijän tarve tarkistaa aikataulu painavat valinnassa enemmän kuin suosio yksinään.

Ikä, luottamus ja tilin omistajuus

Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, mutta sen yrityskäyttö tekee siitä luonteeltaan aikuisen työntekijän työvälineen. Luokitus ei tarkoita, että sovellus olisi lapsille suunnattu tai että lapsen pitäisi käyttää vanhemman työtiliä. Jos kotona oleva lapsi tarvitsee tietoa siitä, kuka on hakemassa hänet, vanhempi voi kertoa suunnitelman tai merkitä sen yhteiseen kalenteriin sen sijaan, että antaisi lapsen selata yrityssovellusta.

Luottamuksen kannalta selkeä tiliraja on hyvä myös aikuisten kesken. Puoliso tai muu läheinen voi osallistua aikataulujen suunnitteluun ilman, että hän käyttää työntekijän tunnuksia. Työntekijä voi välittää vain tarpeellisen tiedon, jolloin työasiat pysyvät erillään kotitalouden yhteisistä tiedoista. Tämä on erityisen järkevää yhteisellä tabletilla, jolla useampi käyttäjä voi muuten olettaa sovellusten olevan kaikkien käytettävissä.

Android-versioksi ilmoitetaan 1.5.0, ja käyttöjärjestelmävaatimus alkaa Android 8.0:sta. Jos harkitset sovellusta vanhempaan puhelimeen tai perheen yhteiseen laitteeseen, tarkista ensin, että laite täyttää tämän vaatimuksen ja että työnantajan käyttöohjeet sallivat kyseisen laitteen. Sovelluksen maksuttomuus ei yksin takaa, että se sopii kaikkiin kodin laitteisiin tai että yritystiliä olisi tarkoituksenmukaista käyttää niissä.

Kenelle sovellus sopii – ja kenelle ei

Pidän tätä järkevänä vaihtoehtona työntekijälle, jonka työpaikka käyttää ORTEC-ratkaisua ja jonka arjessa oman aikataulun tarkistaminen auttaa suunnittelussa. Se voi olla hyödyllinen myös perheelle, jossa yhden ihmisen vaihtelevat työajat vaikuttavat yhteisiin menoihin, kunhan sovellus nähdään tiedon lähteenä työntekijälle eikä kaikkien yhteisenä palveluna. Sovelluksen käyttö on luontevinta silloin, kun työpaikan käyttöönotto ja kirjautuminen ovat selvillä.

Se ei ole oikea valinta ihmiselle, joka etsii yleistä kalenteria, johon koko kotitalous voi lisätä menonsa ja jota kaikki käyttävät omilla tileillään. Siihen tarkoitukseen tavallinen jaettu kalenterisovellus on selkeämpi. Jos työntekijä tarvitsee vain satunnaisen muistutuksen seuraavasta vuorosta, myös työpaikan tarjoama selainpalvelu tai jo käytössä oleva aikataulukanava voi riittää. ORTEC-sovellusta ei kannata ladata vain siksi, että nimi kuulostaa sopivalta työvuorojen järjestämiseen, jos oma työnantaja ei käytä sitä.

Versio, maksuttomuus ja käytön sopivuus

Sovellus on maksuton, ja Android-versiona on 1.5.0; vähimmäisvaatimuksena on Android 8.0. Nämä tiedot auttavat arvioimaan, voiko sen asentaa käytössä olevalle Android-laitteelle, mutta työnantajan ohje ratkaisee silti sen, onko kyseinen laite hyväksyttävä työasioihin. Maksuttomuus poistaa ostohinnan harkinnasta, mutta ei poista käyttöönottoon tai tilin turvalliseen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä.

Jos puhelimessa on vanhempi käyttöjärjestelmä, yhteensopivuuden tarkistaminen kannattaa tehdä ennen kuin rakentaa oman arjen suunnitelman sovelluksen varaan. Jaetulla laitteella valinta kannattaa tehdä myös käytön jatkuvuuden perusteella: jos työntekijä joutuu joka kerta etsimään kirjautumistiedot uudelleen tai pyytämään apua, oma laite tai paperille tehty varasuunnitelma voi käytännössä olla luotettavampi. Sovelluksen hyöty syntyy siitä, että sen käyttö sopii työpaikan tapaan toimia, ei pelkästä asentamisesta.

Lopputulos kotitalouden näkökulmasta

ORTEC Employee Self Service 7:n paras käyttö kotona on rajattu mutta käytännöllinen: työntekijä tarkistaa oman työaikansa ja jakaa perheen suunnittelua varten olennaisen tiedon muualle. Se voi auttaa välttämään väärän vuoron muistamista ja tehdä esimerkiksi hakujen tai yhteisten menojen sopimisesta helpompaa. Se ei kuitenkaan ole perhekalenteri, yhteinen työtila eikä tapa ohittaa työnantajan käyttöönottoa.

Jos työpaikkasi käyttää tätä sovellusta, kannattaa kokeilla sitä oman aikataulun tarkistamiseen ja sopia samalla kotona, miten vuorot merkitään yhteiseen suunnitelmaan. Jos taas etsit jaetulle laitteelle kaikille avointa kalenteria tai lapsille omaa aikataulusovellusta, valitsisin toisenlaisen työkalun. ORTEC on parhaimmillaan silloin, kun työntekijä omistaa työtilin, perheenjäsenet saavat tarvitsemansa tiedon ilman pääsyä siihen ja sovelluksen tehtävä pidetään selkeänä.