PDF ProX: PDF Lukija & Muokka

Analyysin laatija Mobexer

PDF ProX: PDF Lukija & Muokka tuntuu parhaimmillaan käytännölliseltä työkalulta tilanteisiin, joissa puhelimeen päätyy sekalaisia dokumentteja ja niiden kanssa pitäisi päästä nopeasti alkuun. Ajatus ei ole mullistaa toimistotyötä, vaan pitää tiedostojen tarkastelu, muokkaaminen ja hallinta saman sovelluksen äärellä. Minusta siinä on järkeä etenkin satunnaiselle käyttäjälle, joka haluaa hoitaa yksittäisen PDF:n ilman, että jokaiseen vaiheeseen tarvitsee etsiä eri sovellusta.

Kyseessä on tuottavuussovellus, jonka on tehnyt Office Suite Pro. PDF ProX on nimensä mukaisesti PDF-työhön keskittyvä vaihtoehto, ja sen ilmainen peruslataus tekee kokeilemisesta helppoa. Sovellus on saanut keskiarvoksi 4,0 noin 52 tuhannen arvion perusteella, ja asennuksia on yli 10 miljoonaa. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät yksin ratkaise, sopiiko sovellus juuri omaan tapaan työskennellä.

Yksi sovellus monen pienen dokumenttitarpeen keskelle

Vahvuus näkyy arjen tiedostovirroissa

PDF-sovellusta tarvitaan usein silloin, kun työ ei ole suunniteltu etukäteen: sähköpostiin tulee lomake, viestisovelluksesta tallentuu kuitti tai verkkosivulta ladataan ohje, jota pitäisi vilkaista myöhemmin. Tällaisessa käytössä erillisten lukija-, muokkaus- ja tiedostonhallintaratkaisujen välillä hyppiminen tuntuu turhalta. PDF ProX:n kiinnostavin lupaus on juuri tämä kokoaminen yhteen paikkaan.

Yhdistäminen on hyödyllisintä, kun kyse on pienistä, selkeärajaisista tehtävistä. Voin ajatella esimerkiksi tilannetta, jossa saan vuokranantajalta PDF-muotoisen lomakkeen, tarkistan sen puhelimella ja teen siihen tarvittavan muutoksen ennen palauttamista. Kun asiakirjaa ei tarvitse ensin etsiä yhdellä sovelluksella ja sitten avata toisessa, työvaiheita jää vähemmän. Tämä ei välttämättä säästä paljon aikaa yksittäisellä kerralla, mutta toistuvana tapana tekee puhelimella asioinnista sujuvampaa.

Yhden sovelluksen malli auttaa myös silloin, kun haluan pitää asiakirjat järjestyksessä sen sijaan, että ne jäisivät latauskansioon muiden tiedostojen sekaan. Käytännöllinen tapa on käsitellä dokumentti heti: avata se, tarkistaa sisältö ja päättää, pitääkö se tallentaa myöhempää käyttöä varten. Näin puhelimesta ei tule yhtä pitkää jonoa tiedostoja, joiden tarkoituksen muistan ehkä vasta kuukausien päästä.

Yksi vähemmän ilmeinen hyöty on, että hallinta kannattaa erottaa varsinaisesta muokkaamisesta. Jos avaan tiedoston vain lukeakseni sen, en halua samalla vahingossa muuttaa alkuperäistä. Käyttäjän kannattaa siksi tehdä itselleen selkeä rutiini: tarkastella ensin, muokata vasta kun tarve on varma ja tarkistaa lopuksi, että tallennettu versio on oikea. Tämä on erityisen hyvä tapa lomakkeiden, työhön liittyvien liitteiden ja muiden asiakirjojen kanssa, joita saattaa olla puhelimessa useampi versio.

Muokkaus puhelimella vaatii realistiset odotukset

PDF:n muokkaaminen kuulostaa yksinkertaiselta, mutta kaikki PDF:t eivät käyttäydy samalla tavalla. Lomakkeeseen kirjoittaminen on eri asia kuin valmiiksi taitetun raportin tekstin uudelleenjärjestely. Kun asiakirjan ulkoasu on tärkeä, puhelimen pienellä näytöllä työskentely voi olla hidasta, vaikka itse sovellus hoitaisi perustehtävän hyvin. Siksi pitäisin PDF ProX:ää ensisijaisesti kätevänä mobiilityökaluna, en automaattisesti tietokoneen ammattimaisen taitto- tai toimisto-ohjelmiston korvaajana.

Hyvä käytännön niksi on tehdä puhelimella vain se muutos, joka on aidosti tarpeen. Jos lomakkeeseen pitää täydentää muutama tieto, mobiili on luonteva paikka siihen. Jos taas asiakirjan sisältöä pitää muokata laajasti tai asettelun täytyy pysyä täsmälleen ennallaan, käyttäisin mieluummin suurempaa näyttöä ja siihen tarkoitettua työpöytäohjelmaa. Näin vältän tilanteen, jossa pieni mobiilimuutos muuttuu pitkäksi näpertelyksi.

Myös tiedoston lopputulos kannattaa tarkistaa ennen lähettämistä. Avaa tallennettu asiakirja uudelleen ja vilkaise, että teksti on oikeassa kohdassa ja että mukana on juuri se versio, jonka aiot jakaa. Tämä ei ole PDF ProX:n erityinen moite, vaan olennainen työtapa kaikissa mobiilissa muokattavissa dokumenteissa. Puhelimella on helppo tehdä nopea korjaus, mutta yhtä helppo on lähettää väärä tiedosto, jos useita samannimisiä versioita on kertynyt.

Missä sovellus ei ole paras valinta

Kaikki eivät tarvitse erillistä PDF-sovellusta. Jos avaat PDF-tiedostoja vain silloin tällöin ja puhelimen nykyinen lukija riittää, uuden sovelluksen lisääminen voi olla tarpeetonta. Sama koskee käyttäjää, joka tekee dokumenttinsa pääosin tietokoneella ja tarvitsee puhelimessa vain lukemista: silloin kevyempi katseluratkaisu voi olla nopeampi ja yksinkertaisempi.

Toisaalta paljon asiakirjoja käsittelevälle ammattilaiselle tärkeintä voi olla tarkka hallinta, laajat muokkausmahdollisuudet tai saumaton työskentely muiden toimisto-ohjelmien kanssa. Jos nämä ovat päivittäisiä vaatimuksia, kannattaa verrata PDF ProX:ää omiin nykyisiin työkaluihin eikä olettaa, että yhden sovelluksen kokoava ajatus ratkaisee kaiken. Sovellus vaikuttaa luontevimmalta arjen perusaskareisiin, ei välttämättä vaativaan dokumenttituotantoon.

Maksuttomuus madaltaa kokeilun kynnystä, mutta se ei tarkoita, että kaikki käyttö olisi välttämättä kulutonta. Sovelluksessa on sovelluksen sisäisiä ostoja, joiden Playn kautta laskutettava hintahaarukka on 21,99–31,99 euroa. Ennen maksullisen toiminnon valitsemista tarkistaisin, mitä juuri oma käyttötarve edellyttää ja riittääkö ilmainen käyttö. Näin vältän maksamisen ominaisuudesta, jota tarvitsen vain kerran tai en lopulta lainkaan.

Kenelle PDF ProX sopii parhaiten?

Suosittelisin sitä ihmiselle, joka saa PDF-tiedostoja säännöllisesti mutta ei tee niistä monimutkaisia projekteja. Opiskelija voi tarkistaa kurssimateriaalin puhelimella ja pitää ladatut asiakirjat käsillä. Työntekijä voi avata matkalla saapuneen liitteen ja hoitaa pienen korjauksen ennen työpäivän alkua. Perheen arjessa sovellus voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun pitää käsitellä ohjeita, lomakkeita tai muita puhelimeen tallentuvia dokumentteja.

Erityisesti arvostan tällaista sovellusta silloin, kun haluan ratkaista asian saman tien enkä vain lukea tiedostoa. Käytännön esimerkki on junamatka: viestiin tulee PDF, jonka tiedot pitää tarkistaa ja johon on lisättävä puuttuva tieto ennen kuin voin jatkaa muuta tekemistä. Puhelimella työskentely on silloin luontevaa, koska tietokone ei ole käden ulottuvilla. Jos muutos on pieni, keskitetty työtila voi olla aidosti kätevä.

Sen sijaan en valitsisi tätä ensisijaisesti henkilölle, joka muokkaa päivittäin pitkiä raportteja, suunnittelee tarkkoja sivuasetteluja tai tarvitsee jatkuvasti työpöytätason dokumenttityökaluja. Myös hyvin satunnaiselle käyttäjälle puhelimen valmiit ratkaisut saattavat riittää. Ratkaiseva kysymys ei ole se, voiko PDF:ää käsitellä puhelimessa, vaan kuinka usein sitä tekee ja kuinka tarkkaa jälkeä tarvitsee.

Sovelluksen ikäraja on PEGI 3, joten sisältöluokitus ei rajoita sen käyttöä tavalliseen perhearkeen. Se on saatavilla Androidille vähintään versiosta 8.0 alkaen, ja nykyinen versio on 2.0.1-Office. Näistä tiedoista on hyötyä ennen asennusta etenkin vanhemman puhelimen käyttäjälle: käyttöjärjestelmän yhteensopivuus kannattaa tarkistaa omasta laitteesta, jotta kokeilu ei tyssää heti alkuun.

Vaihtoehdot kannattaa valita työskentelytavan mukaan

Tavalliseen PDF-lukijaan verrattuna PDF ProX:n järkevin ero on sen painotus muuhunkin kuin pelkkään avaamiseen: tavoitteena on hoitaa lukeminen, muokkaaminen ja tiedostojen järjestäminen yhdessä sovelluksessa. Jos tarvitset vain asiakirjan katselun, järjestelmän oma lukija voi olla riittävä. Jos haluat tehdä tiedostoille muutakin puhelimessa, keskitetty ratkaisu voi vähentää sovellusten välistä siirtymistä.

Toimistopakettien kanssa vertailu riippuu siitä, mitä dokumentteja käsittelet. Jos suurin osa työstäsi liittyy tekstiasiakirjoihin tai taulukoihin, laajempi toimistosovellus voi olla parempi kotipesä. Jos taas PDF:t ovat usein juuri se tiedostotyyppi, joka pitää avata ja hoitaa nopeasti, PDF-keskeinen työkalu tuntuu tarkoituksenmukaisemmalta. En vaihtaisi toimivaa kokonaisuutta vain siksi, että yksi sovellus lupaa kattaa monta tehtävää; valitsisin sen, joka sopii omiin toistuviin työvaiheisiin.

Arvioiden määrä antaa sovelluksesta hyödyllistä yleiskuvaa, mutta oma päätös kannattaa silti tehdä kokeilemalla sitä juuri niillä asiakirjoilla, joita tavallisesti käsittelet. Testaa ensin harmittomalla tiedostolla, miten avaaminen ja tallennus sopivat omaan rytmiisi. Sen jälkeen on helpompi arvioida, onko yhtenäinen PDF-työtila sinulle oikeasti hyödyllinen vai jääkö sovellus harvoin käytetyksi lisäykseksi.

Kannattaako se asentaa?

Minun arvioni on myönteinen, kun tarve on selvä: PDF ProX sopii käyttäjälle, joka haluaa hoitaa mobiilissa muutakin kuin lukea dokumentteja ja arvostaa tiedostojen käsittelyn kokoamista samaan paikkaan. Sen vahvuus ei ole lupaus täydellisestä korvikkeesta kaikille toimisto-ohjelmille, vaan mahdollisuus tehdä tavalliset PDF-asiat suoraan puhelimella.

Jos tunnistat itsesi satunnaiseksi PDF-muokkaajaksi, kokeilisin ensin ilmaista käyttöä ja katsoisin, säästääkö se omassa arjessasi vaivaa. Jos taas tarvitset harvoin muuta kuin lukemista tai teet tarkkaa dokumenttityötä päivittäin, pitäisin nykyisen ratkaisun tai valitsisin siihen paremmin sopivan työpöytätyökalun. PDF ProX on parhaimmillaan silloin, kun puhelimessa odottaa oikea tiedosto ja pieni, konkreettinen tehtävä, jonka haluat saada pois alta ilman ylimääräistä sovellusrallia.

Testaa työnkulku ennen kuin siirrät sinne tärkeät tiedostot

Kun otan käyttöön uuden PDF-työkalun, en aloita arkaluonteisesta sopimuksesta tai ainoasta kopiosta tärkeästä lomakkeesta. Valitsen ensin tiedoston, jonka voi tarvittaessa ladata uudelleen, ja kokeilen koko ketjun: avaamisen, pienen muutoksen, tallennuksen ja tiedoston löytämisen uudestaan. Näin näen nopeasti, istuuko sovellus omaan tapaani käsitellä asiakirjoja ilman, että harjoittelu vaarantaa mitään olennaista.

Tämä kokeilu paljastaa myös, sopiiko tiedostojen hallinta omiin tottumuksiin. Jos sinulla on tapana nimetä dokumentit heti uudelleen tai erotella työ- ja henkilökohtaiset paperit, tee se jo alussa johdonmukaisesti. Tiedoston nimeen kannattaa lisätä tunniste, joka kertoo sekä sisällön että version, esimerkiksi asiakirjan aiheen ja päivämäärän. Tällainen pieni tapa helpottaa myöhemmin oikean liitteen valintaa, etenkin kun samaan asiaan liittyy useita luonnoksia.

En myöskään käyttäisi pelkkää puhelimessa näkyvää esikatselua varmistuksena siitä, että muutettu tiedosto toimii kaikissa tilanteissa. Jos asiakirja lähtee toiselle ihmiselle tai sitä käytetään virallisessa asioinnissa, tarkistan sen vielä tallennuksen jälkeen ja avaan sen tarvittaessa toisella tutulla katselutavalla. Tämä on järkevä varmistus, ei syy epäillä juuri tätä sovellusta: dokumentti voi näyttää omalla näytöllä hyvältä mutta olla väärä versio tai sisältää huomaamatta jääneen virheen.

Kun nopeus ja tarkkuus vetävät eri suuntiin

Puhelimella tehtävä pikakorjaus on houkutteleva juuri siksi, että sen voi hoitaa heti. Samalla pieni näyttö ja kosketusohjaus tekevät huolellisesta tarkistuksesta tärkeän. Jos täytän lomakkeeseen tunnistetietoja, käyn jokaisen kentän läpi ennen tallentamista ja luen numerot vielä kerran. Yksi väärä merkki voi olla merkittävämpi ongelma kuin se, että muokkaamiseen kului muutama minuutti lisää.

Toinen käytännöllinen kompromissi on jakaa työ kahteen osaan: puhelimessa voi arvioida, mitä asiakirjalle pitää tehdä, mutta varsinainen muutos kannattaa siirtää tietokoneelle, jos se vaatii paljon kirjoittamista tai tarkkaa sivun asettelua. Näin sovellus toimii liikkuvana työpisteenä ja lukijana, eikä siitä tarvitse tehdä työkalua tehtäviin, joihin mobiilinäyttö ei luontevasti sovi. Tämä raja auttaa myös arvioimaan, onko maksullisen toiminnon hankkimisessa itselle järkeä.

Jos PDF sisältää henkilötietoja tai muuta luottamuksellista aineistoa, mietin lisäksi, onko puhelin oikea paikka käsittelylle ja jakamiselle. Lukitsen näytön, vältän tiedoston avaamista muiden nähtävillä ja tarkistan vastaanottajan ennen lähettämistä. Nämä ovat tavallisia huolellisuustapoja, mutta ne korostuvat sovelluksessa, jota käytetään asiakirjojen lukemiseen ja muuttamiseen samassa laitteessa.

Hyvä valinta silloin, kun PDF:t ovat pieniä arjen tehtäviä

PDF ProX:n paras peruste asentaa se ei ole se, että se korvaisi jokaisen muun toimisto-ohjelman, vaan se, että puhelimeen tuleva PDF ei jäisi pelkäksi liitteeksi, jota voi vain katsella. Yhdestä paikasta löytyvä lukemisen, muokkaamisen ja hallinnan ajatus sopii ihmiselle, joka haluaa hoitaa asiakirjan saman tien. Se on selkeämpi käyttötarve kuin epämääräinen lupaus tehdä kaikkea.

Jos taas PDF:t ovat vain harvinainen osa päivääsi, tai niiden muuttaminen vaatii tarkkaa taittoa, monivaiheista tarkistusta tai jatkuvaa yhteistyötä muiden toimisto-ohjelmien kanssa, pitäisin vaihtoehdot avoimina. Ilmainen aloitus tarjoaa matalan kynnyksen kokeilla, mutta oma työnkulku ratkaisee enemmän kuin suosio tai ominaisuuksien määrä. Minusta sovellus ansaitsee paikkansa erityisesti silloin, kun pieniä PDF-asioita tulee vastaan tarpeeksi usein, jotta yhden sovelluksen käyttö tuntuu aidolta helpotukselta.