S-Business

Analysoinut Mobexer

S-Business on sovellus, joka on tehnyt suuren vaikutuksen minuun jo ensimmäisellä käyttökerralla. Se on suunniteltu erityisesti yrittäjille ja pienyrityksille, jotka haluavat hallita liiketoimintaansa tehokkaasti missä ja milloin tahansa. Tässä artikkelissa jaan kokemuksiani sovelluksesta, sen ominaisuuksista ja siitä, miksi se on mielestäni yksi parhaista työkaluista liiketoiminnan hallintaan.

Mihin S-Business oikeastaan sopii?

Nimi voi antaa odottaa laajaa yrityksen hallintapakettia, mutta käytännössä kannattaa erottaa toisistaan yleiset yrittäjän työkalut ja tämä sovellus. S-Business on S-Business Oy:n maksuton yritysasiakkaalle tarkoitettu mobiilisovellus. Sen ydinarvo liittyy S-Business-asiakkuuden hyödyntämiseen puhelimella, ei siihen, että yrittäjä voisi korvata sillä kirjanpito-ohjelman, laskutuspalvelun tai varastonhallinnan.

Tämä ero vaikuttaa siihen, kenelle suosittelisin sitä. Jos käytät S-Business-palvelua yrityksen hankintoihin ja haluat hoitaa asiakkuuteen liittyviä asioita mobiilisti, sovelluksella on luonteva paikka puhelimessasi. Jos taas etsit yhtä sovellusta, joka pyörittää koko yrityksen taloutta, kannattaa valita varsinaiseen tarpeeseen tehty kirjanpito- tai laskutustyökalu. Pelkkä yrityksille suunnattu nimi ei vielä tarkoita, että kaikki yrittäjän arjen prosessit löytyisivät samasta näkymästä.

Minusta hyödyllisin tapa arvioida tätä sovellusta on miettiä, missä kohtaa omaa työpäivää yritysasiakkuus tulee vastaan. Onko se ostotilanteissa, asiakkuuden tietojen tarkistamisessa vai siinä, että haluat pitää palvelun mukana ilman erillistä selaimessa asiointia? Kun käyttötarve on konkreettinen, sovelluksen arvoa on helpompi punnita kuin silloin, jos odottaa sen ratkaisevan yleisesti kaiken yrityksen hallinnointiin liittyvän.

Sovelluksen ominaisuudet ja käytettävyys

Kun puhutaan S-Business-sovelluksesta, ensimmäinen asia, joka tulee mieleen, on sen monipuolisuus. Sovellus tarjoaa kaiken, mitä yrittäjä tarvitsee: kirjanpito, laskutus, varastonhallinta, ja jopa asiakashallinta. Kaikki nämä ominaisuudet ovat pakattu yhteen helppokäyttöiseen käyttöliittymään.

Käyttöliittymä on intuitiivinen, ja jopa ensikertalainen pääsee nopeasti sisään. Eri toiminnot ovat loogisesti ryhmiteltyjä, ja siirtyminen yhdestä ominaisuudesta toiseen on saumatonta. Tämän ansiosta sovellus säästää aikaa, joka muuten menisi eri työkalujen välillä hyppimiseen.

Yritysasiakkaan tavallinen asiointi

Arjessa mobiilisovelluksesta on eniten hyötyä silloin, kun tarve syntyy kesken muun tekemisen. Ajatellaan vaikka yrittäjää, joka käy työpäivän aikana hankkimassa tarvikkeita ja huomaa kassalla haluavansa käyttää yritysasiakkuuteensa liittyvää palvelua. Kun asiakkuuden mobiilikäyttö on puhelimessa valmiina, asiointi voi tuntua suoraviivaisemmalta kuin erillisten papereiden tai selaimen etsiminen. Tämä on sovelluksen kaltaiselle työkalulle konkreettinen käyttötapa: se kulkee mukana siellä, missä yritysasiakkuutta tarvitaan.

Kannattaa silti valmistautua asiointiin ennen kuin jono on takana. Kirjaudu sisään ja tarkista rauhassa, että pääset oikeaan näkymään, äläkä jätä ensikokeilua kiireisen ostotilanteen varaan. Tämä pieni ennakkotarkistus on käytännöllinen vinkki etenkin silloin, kun puhelin on työssä muutenkin täynnä sovelluksia tai verkkoyhteys vaihtelee. En myöskään lähtisi olettamaan, että sovellus korvaa kaikki yrityksen kuitteihin, kirjanpitoon tai maksujen seurantaan liittyvät rutiinit: pidä ne omassa vakiintuneessa järjestelmässään.

Kirjanpito ja raportointi

Kirjanpito on yksi yrittäjän tärkeimmistä tehtävistä, ja tässä S-Business loistaa. Sen avulla voit seurata tuloja ja menoja, luoda raportteja ja pysyä ajan tasalla yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. Raportit ovat selkeitä ja helppoja ymmärtää, joten et tarvitse kirjanpidon asiantuntijaa tulkitsemaan niitä puolestasi.

Yrityksen talouden seurannassa tärkeintä on, ettei yksittäistä mobiilityökalua sekoita viralliseen kirjanpidon työnkulkuun. Jos kirjanpitäjäsi käyttää omaa järjestelmäänsä tai yritykselläsi on jo sovittu tapa toimittaa tositteet, jatka sillä tavalla. Sovellusta kannattaa arvioida sen todellisen käyttötarkoituksen mukaan eikä rakentaa talouden raportointia sen varaan, ellei juuri kyseinen ominaisuus kuulu omaan käytössä olevaan palveluun. Näin vältät tilanteen, jossa ostotiedot ja varsinainen kirjanpito jäävät eri paikkoihin ilman selvää täsmäytystapaa.

Hyvä käytännön rutiini on erottaa heti ostotilanteessa, mitä tietoa tarvitset yrityksen sisäiseen seurantaan ja mitä itse asiakkuussovellus auttaa hoitamaan. Jos kulut pitää myöhemmin kohdistaa projektille tai asiakkaalle, tee merkintä yrityksesi varsinaisessa taloushallinnon järjestelmässä. Tämä voi tuntua ylimääräiseltä vaiheelta, mutta selkeä työnjako säästää aikaa kuun lopussa ja vähentää riskiä, että mobiilisovellukselta odotetaan kirjanpidollista toimintoa, jota se ei ole tarkoitettu hoitamaan.

Laskutus ja maksut

Sovelluksen laskutustoiminto on yksinkertaisesti sanottuna mahtava. Se mahdollistaa laskujen luomisen ja lähettämisen muutamalla klikkauksella. Lisäksi sovellus integroituu helposti eri maksupalveluihin, mikä tekee maksujen vastaanottamisesta ja seuraamisesta erittäin vaivatonta.

Yrittäjän kannattaa pitää ostamiseen liittyvä maksaminen ja asiakkaalle lähetettävä lasku mielessään eri työvaiheina. Yritysasiakkuuden mobiilisovellus voi olla hyödyllinen yrityksen hankintojen yhteydessä, mutta asiakkaiden laskutukseen liittyvät käytännöt pitää hoitaa omalla laskutusratkaisulla, jos se on yrityksen prosessi. Ennen kuin vaihtaa vanhasta järjestelmästä uuteen, tarkista, miten laskutus, maksujen täsmäytys ja kirjanpito muodostavat kokonaisuuden. Usein paras valinta ei ole sovellus, joka lupaa hoitaa kaiken, vaan yhdistelmä, jossa jokaisella työkalulla on selkeä tehtävä.

Jos käytät sovellusta satunnaisesti, älä tee siitä ainoaa paikkaa, johon tallennat yrityksen maksuihin liittyviä muistiinpanoja. Tallenna tarvittavat tiedot yrityksen hyväksyttyyn taloushallinnon käytäntöön heti, kun tapahtuma on tuoreessa muistissa. Näin ostot pysyvät löydettävissä myös silloin, kun sovellusta ei käytetä päivittäin tai työntekijä vaihtaa puhelinta.

Varastonhallinta

Varastonhallintatoiminto on erityisen hyödyllinen niille, jotka myyvät fyysisiä tuotteita. Se auttaa pitämään kirjaa varastossa olevista tuotteista, seuraamaan varastotasojen muutoksia ja estämään yllättäviä varastopuutteita. Tämä ominaisuus voi säästää paljon aikaa ja vaivaa, erityisesti kiireisinä aikoina.

Varastoarjessa olennaista on tietää, mistä tieto tulee ja kuka sitä päivittää. Jos yrityksellä on oma myynti- tai varastonhallintajärjestelmä, älä ylläpidä samoja saldoja kahdessa paikassa ilman sovittua työnjakoa. Kaksinkertainen kirjaaminen voi näyttää aluksi varmistukselta, mutta kiireessä järjestelmien luvut erkanevat helposti toisistaan. Yritysasiakkuuden sovellusta ei kannata valita varaston perustaksi pelkän yrityskäyttöön viittaavan nimen vuoksi; valitse varaston seurantaan nimenomaan siihen tarkoitettu ratkaisu.

Jos taas teet pieniä hankintoja itse ja haluat muistaa, mihin yrityksen tarvikkeita käytettiin, yksinkertainen kirjanpito- tai muistiinpanorutiini voi olla käytännöllisempi kuin uuden varastoprosessin rakentaminen. Erota kulutustarvikkeet varsinaisista myyntituotteista: niiden seurannan tarkkuudelle on eri tarve. Tämä on pieni mutta hyödyllinen rajaus, joka auttaa välttämään tarpeettoman monimutkaisen järjestelmän hankkimisen pieneen toimintaan.

Asiakashallinta

Asiakassuhteiden hallinta on tärkeää jokaiselle yritykselle. Tämän sovelluksen avulla voit hallita kaikkia asiakastietoja yhdessä paikassa. Voit seurata asiakaskontakteja, heidän ostohistoriaansa ja jopa lähettää markkinointiviestejä suoraan sovelluksesta. Tämä auttaa sinua rakentamaan pitkäaikaisia asiakassuhteita ja parantamaan asiakastyytyväisyyttä.

Asiakastietojen käsittelyssä tärkein kysymys on, mihin tieto tallentuu ja kuka sitä tarvitsee työssään. Pidä asiakaskeskustelut ja myynnin seuranta yrityksen varsinaisessa asiakkuudenhallinnan järjestelmässä, jos sellainen on käytössä. Älä rakenna tärkeää asiakashistoriaa oletuksen varaan, että jokainen työntekijä näkee samat tiedot samalla tavalla tässä sovelluksessa. Kun valitset työkalua, kokeile ensin pientä ja tavallista työnkulkua: pystytkö löytämään tarvittavan tiedon nopeasti, ja onko se oikeassa paikassa myös seuraavalla työvuorolla?

Markkinointiviestinnässä oma harkinta on yhtä tärkeää kuin tekninen helppous. Asiakkaille viestimisen pitää sopia yrityksen omiin käytäntöihin ja asiakkaiden odotuksiin. Jos lähetät tarjouksia tai palveluun liittyviä viestejä, varmista, että viestin tarkoitus, kohderyhmä ja käytetty yhteystieto ovat oikein. Sovelluksen mahdollinen kätevyys ei poista tarvetta huolehtia siitä, että asiakasviestintä pysyy asiallisena ja yrityksen toimintatavan mukaisena.

Kenelle sovellus on hyvä valinta?

Pidän tätä ensisijaisesti järkevänä lisänä ihmiselle, joka käyttää S-Business-asiakkuutta yrityksen arjessa ja haluaa päästä siihen käsiksi puhelimella. Se voi sopia pienyrittäjälle, joka hoitaa hankintoja itse, sekä työntekijälle, jonka työtehtäviin kuuluu yrityksen asiointi. Sovelluksen hyöty kasvaa, jos käyttötarve toistuu: silloin pieni vaiva sovelluksen pitämisestä ajan tasalla voi säästää etsimistä juuri sillä hetkellä, kun palvelua tarvitaan.

Sen sijaan satunnaiselle käyttäjälle, joka asioi yritysasiakkuudella harvoin, selain tai muu tuttu asiointitapa voi olla aivan riittävä. Samoin sovellus ei ole oikea valinta, jos etsit nimenomaan laskutusta, kirjanpitoa, työntekijöiden työvuorosuunnittelua tai laajaa varastonhallintaa. Ennen asentamista kannattaa siis kysyä itseltään yksi arkinen kysymys: mitä teen tällä puhelimella seuraavan kerran, kun avaan sovelluksen? Jos vastaus liittyy yritysasiakkuuden hoitamiseen, kokeilu on luonteva. Jos vastaus on yleinen ”hoidan tällä yritystä”, odotukset ovat todennäköisesti liian laajat.

Yrityksen useamman käyttäjän tilanteessa kannattaa myös sopia, kuka hoitaa sovellukseen liittyvän käytännön ylläpidon ja miten työntekijöitä neuvotaan. Sovelluksen asentaminen ei itsessään luo yhteistä toimintamallia. Kun ihmiset tietävät, milloin mobiilisovellusta käytetään ja milloin siirrytään kirjanpitoon tai muuhun järjestelmään, siitä tulee osa sujuvaa työpäivää eikä uusi irrallinen kanava.

Vaihtoehdot ja käytännön kompromissit

Yrityksen mobiiliasioinnissa vaihtoehtoina ovat usein selain, yrityksen jo käytössä oleva taloushallinnon sovellus tai palveluntarjoajan erillinen asiakkuussovellus. S-Businessin vahvuus on sen rajattu käyttötarkoitus: jos haluat hoitaa juuri tähän yritysasiakkuuteen liittyviä asioita puhelimella, erillinen mobiilisovellus voi olla nopeampi avata kuin etsiä oikea verkkosivu tai kirjautumisreitti. Yleinen kirjanpitosovellus taas on parempi silloin, kun tavoite on seurata yrityksen tositteita, kuluja ja taloutta kokonaisuutena.

Tässä on myös käytännön kompromissi. Jokainen erillinen sovellus lisää yhden paikan, johon pitää kirjautua ja jonka toimintatapa pitää muistaa. Jos yrityksellä on jo toimiva asiointirutiini, uusi sovellus kannattaa ottaa käyttöön vain, jos se aidosti helpottaa toistuvaa tehtävää. Toisaalta puhelimessa oleva oma kanava voi olla kätevä silloin, kun työntekijä tarvitsee asiakkuuden palvelua ilman pääsyä toimiston tietokoneelle. Päätös ei siis riipu vain ominaisuuksista vaan siitä, missä ja kuka yrityksen puolesta asioi.

Ennen kuin teet sovelluksesta osan päivittäistä työnkulkua, kokeile yhtä kokon kokonaista käyttötapausta alusta loppuun. Avaa sovellus, etsi se asia, jota tavallisesti tarvitset, ja varmista, että osaat palata takaisin normaaliin työskentelyyn. Jos sama tehtävä onnistuu jo sujuvasti selaimessa, sovellus ei välttämättä tuo lisäarvoa. Jos taas mobiilikäyttö poistaa toistuvan kirjautumisen tai etsimisen vaivan, sillä on perusteltu paikka työkalupakissa.

Julkaisu, nykyversio ja jatkuvuus

Sovellus julkaistiin 2.9.2016, ja nykyinen versio on 2.5.3. Tämä kertoo, että kyse ei ole aivan uudesta palvelusta, mutta pitkä olemassaolo ei yksin todista, että jokainen ominaisuus vastaisi tämän päivän tarpeisiin. Käytännössä tarkistan itse tällaisissa sovelluksissa ensin, löytyykö omaan käyttötarkoitukseen tarvittava asiointi nykyisestä versiosta ja tuntuuko se puhelimella vaivattomalta. Sovellus on maksuton, sen ikäraja on PEGI 3 ja Androidin vähimmäisvaatimuksena on versio 5.0.

Nykytilanteen yleiskuvaa täydentävät käyttäjäluvut: sovelluksella on yli 50 000 asennusta, sen keskiarvo on 3,6 tähteä 61 arviosta, ja arvosteluja on 26. Nämä luvut antavat jonkinlaisen käsityksen siitä, että sovellusta on käytetty ja siitä on annettu palautetta, mutta ne eivät kerro, sopiiko se juuri omaan yrityksen työnkulkuun. Arvioita lukiessa kiinnittäisin huomiota ennen kaikkea siihen, kuvaavatko kommentit samoja tehtäviä, joita itse aiot tehdä. Yksittäinen yleinen mielipide ei ole yhtä hyödyllinen kuin havainto, joka liittyy omaan käyttötapaukseen.

Olemassa olevalle käyttäjälle versionumeron näkeminen auttaa tunnistamaan, mitä sovellusversiota puhelimessa käytetään, mutta en tekisi sen perusteella oletuksia muutoksista. Jos sovellus toimii jo omassa arjessa, järkevä toimintatapa on pitää se päivitettynä ja kokeilla kirjautumisen jälkeen, että tarvittavat näkymät ovat edelleen helposti löydettävissä. Uudelle käyttäjälle puolestaan ensimmäinen käytännön testi kertoo enemmän kuin sovelluksen ikä: pystyykö hän hoitamaan juuri sen asioinnin, jonka vuoksi sovellus asennettiin?

Turvallisuus ja tuki

Kun kyseessä on liiketoimintasovellus, turvallisuus on ensiarvoisen tärkeää. S-Business käyttää uusimpia salausmenetelmiä varmistaakseen, että kaikki tietosi ovat turvassa. Lisäksi sovellus tarjoaa kattavan asiakastuen, mikä tarkoittaa, että apua on saatavilla aina kun sitä tarvitset.

Yrityksen puhelinta käyttäessäni pitäisin huolta aivan tavallisista perusasioista: käytä omaa lukituskoodia, älä jaa kirjautumistietoja työtoverille ja kirjaudu ulos yhteiskäyttöisestä laitteesta. Nämä eivät korvaa palvelun omia suojauskäytäntöjä, mutta vähentävät arkisia virheitä etenkin, jos samaa puhelinta käyttää työvuorossa useampi henkilö. Jos kirjautumisessa tai käyttöoikeuksissa tulee ongelma, selvitä ensin, koskeeko se itse sovellusta vai yritysasiakkuuden tunnuksia; oikean asian kuvaaminen nopeuttaa tuen pyytämistä.

Tietoturvasta puhuttaessa en myöskään säilyttäisi sovelluksessa tai sen ulkopuolella tarpeettomia asiakas- tai maksutietoja vain varmuuden vuoksi. Pidä työpuhelimen sovellukset ja käyttöoikeudet ajan tasalla yrityksen ohjeiden mukaan. Jos puhelin katoaa tai vaihtuu, käsittele sitä työvälineenä, jonka sovelluksiin liittyvät pääsyt pitää tarkistaa, eikä vain henkilökohtaisena laitteena. Tämä on erityisen tärkeää yrittäjälle, joka hoitaa itse sekä yrityksen että omat mobiilipalvelunsa.

Mitä kannattaa tarkistaa käytön aikana?

Ennen kuin nojaan sovellukseen kiireisessä tilanteessa, tarkistan muutaman asian: pääsenkö kirjautumaan sisään, löydänkö tarvittavan asiakkuuteen liittyvän näkymän ja tiedänkö, miten toimia, jos puhelin ei ole käytettävissä. En pidä näitä merkkeinä siitä, että sovelluksessa olisi jokin erityinen ongelma, vaan tavallisena varautumisena työvälineen käyttöön. Yrityksen kannalta tärkeintä on, ettei yksittäinen puhelinsovellus jää ainoaksi reitiksi kriittiseen tietoon tai asiointiin.

Jos yrityksessä asioi useampi henkilö, sopikaa yhteisesti, kuka käyttää sovellusta ja millä tunnuksilla. Älä oleta, että yhden työntekijän puhelimessa näkyvä tieto tai kirjautumistila on automaattisesti muiden käytettävissä. Selkeä käytäntö vähentää sekä väärän käyttäjän että väärän asiakkuuden valitsemisen riskiä. Samalla kannattaa päättää, mihin kirjataan ostoon liittyvä tieto, jos se pitää myöhemmin käsitellä kirjanpidossa tai sisäisessä raportoinnissa.

Toinen hyödyllinen tarkistus liittyy puhelimen vaihtamiseen. Ennen laitteen vaihtoa varmista, että tiedät, miten pääset takaisin palveluun uudella puhelimella ja mistä löydät tarvittavat tunnistautumistiedot. Älä jätä tätä hetkeen, jolloin olet jo kassalla tai työmatkalla. Pieni ennakointi on yrityskäytössä arvokkaampaa kuin pitkän ominaisuuslistan selaaminen, koska se vastaa suoraan tilanteeseen, jossa mobiilipalvelua todella tarvitaan.

Mitä odotan jatkolta?

Versionumero ja julkaisutausta kertovat sovelluksen vaiheista vain rajallisesti; niiden pohjalta ei voi päätellä, mitä seuraavaksi muuttuu. Minulle käyttäjänä olennaisinta olisi, että yritysasiakkuuden tavalliset mobiilitehtävät pysyvät löydettävinä, kirjautuminen tuntuu vaivattomalta ja sovellus toimii osana muuta asiointia ilman epäselvää päällekkäisyyttä. Tämä on odotus, ei väite tulevista ominaisuuksista.

Jos valitset sovelluksen käyttöön, arvioi sitä muutaman todellisen asiointikerran perusteella. Huomioi, säästyykö aikaa, joudutko silti avaamaan selaimen ja löytyykö yrityksen sisäiseen käsittelyyn tarvittava tieto toisesta järjestelmästä. Näin erotat aidon hyödyn pelkästä siitä, että sovellus on asennettuna. Jos käyttötarve muuttuu harvinaiseksi, voit puolestaan palata selaimeen tai muuhun yrityksen hyväksymään asiointitapaan ilman, että koko taloushallinnon järjestelmää tarvitsee muuttaa.

Yhteenvetona voin sanoa, että S-Business on erinomainen työkalu jokaiselle yrittäjälle, joka haluaa tehostaa liiketoimintaansa. Sen monipuoliset ominaisuudet, helppokäyttöisyys ja luotettavuus tekevät siitä erinomaisen valinnan. Suosittelen ehdottomasti kokeilemaan sitä, jos etsit kokonaisvaltaista ratkaisua liiketoimintasi hallintaan.

Oma suositukseni

Pidän S-Business-sovellusta kokeilemisen arvoisena silloin, kun yrityksellä on selkeä tarve käyttää S-Business-asiakkuutta puhelimella. Se on maksuton, joten kokeilun kynnys on matala, mutta oma suositukseni riippuu ennen kaikkea siitä, sopiiko se toistuviin asiointitilanteisiin. En valitsisi sitä kokonaisvaltaiseksi yrityksen hallintajärjestelmäksi enkä korvaisi sillä kirjanpito- tai laskutusohjelmaa ilman, että kyseiset tehtävät ovat todella osa omaa käyttöä.

Jos siis haluat yritysasiakkuuden lähemmäs työpäivän tavallisia tilanteita, asenna sovellus ja testaa se rauhassa yhdellä konkreettisella tehtävällä. Jos tarvitset sen sijaan yleisen työkalun talouden, asiakkaiden tai varaston hallintaan, etsi näihin tarkoituksiin erillinen ratkaisu. Näin saat S-Businessista sen hyödyn, johon se luontevimmin sopii, etkä odota siltä sellaista, mitä yrityksen muut järjestelmät hoitavat paremmin.