SSG On site

Analysoija Mobexer

SSG On site on työpäivän tueksi rakennettu tuottavuussovellus, jonka idea on melko selkeä: työmaalla tai muussa liikkuvassa työympäristössä tarvittavat turvallisuuteen liittyvät asiat pitäisi saada samaan paikkaan ilman, että puhelimessa täytyy vaihdella useiden yleissovellusten välillä. Oma vaikutelmani on, että sovellus palvelee parhaiten organisaatiota, jossa työntekijät liikkuvat kohteesta toiseen ja tarvitsevat työpäivän aikana yhden tutun kanavan turvalliseen tekemiseen.

En pitäisi sitä yleisenä tehtävälistana tai tavallisena muistiinpanosovelluksena. Sen arvo syntyy nimenomaan työpaikan omasta toimintatavasta: kun sovellus on osa arkea, sen tarkoitus on auttaa työntekijää toimimaan oikein paikan päällä eikä vain tallentaa irrallisia muistiinpanoja. Tämä tekee siitä kiinnostavan etenkin käytännön työn tekijälle, mutta samalla käyttökokemus riippuu paljon siitä, miten hyvin työnantaja tai työyhteisö on ottanut sen käyttöön.

SSG On site käytännön työpäivän näkökulmasta

SSG On site on SSG Standard Solutions Groupin kehittämä maksuton sovellus. Se kuuluu tuottavuuden ryhmään, vaikka sen varsinainen luonne on lähempänä turvallisen työskentelyn ja työpaikan yhteisten toimintatapojen välinettä kuin perinteistä toimisto-ohjelmaa. Sovelluksen ikäraja on PEGI 3, joten sen luokitus sopii laajalle käyttäjäjoukolle. Julkaisuajankohta on 29.9.2017, ja nykyinen versio on 5.7.0.

Ensimmäinen vahvuus on ajattelutavassa. Turvallisuus ei ole työpäivän päätteeksi täytettävä erillinen raportti, vaan asia, jonka pitäisi kulkea mukana työtehtävän aikana. Kun puhelin on jo työntekijän mukana, erillinen mobiilisovellus voi olla käytännöllisempi kuin paperilomake, työpöytään sidottu järjestelmä tai viestiketju, joka hukkuu muun keskustelun sekaan.

Minulle tällaisen sovelluksen onnistuminen ei tarkoita näyttävää ulkoasua tai valtavaa ominaisuusmäärää. Olennaisempaa on, löytyykö oikea toiminto nopeasti, ymmärtääkö käyttäjä mitä häneltä odotetaan ja voiko hän käyttää sovellusta kesken normaalin työrytmin. SSG On site vaikuttaa suunnitellulta juuri tätä ajatellen: sen paikka on työpäivän keskellä, ei vain hallinnon tietokoneella.

Kenelle sovellus on aidosti hyödyllinen

Parhaiten se sopii työntekijälle, joka työskentelee vaihtuvissa kohteissa, tuotantoympäristössä, rakennustyömaalla, huollossa tai muussa paikassa, jossa turvallisuuteen liittyvä tieto pitää huomioida ennen tekemistä ja tekemisen aikana. Tällaisessa työssä puhelimesta on hyötyä, koska sitä ei tarvitse käydä erikseen etsimässä toimistolta.

Hyöty näkyy myös työnjohdon näkökulmasta. Kun turvallisuuteen liittyvät käytännöt ohjataan yhden sovelluksen kautta, uuden työntekijän ei tarvitse päätellä itse, missä muodossa asioita pitäisi käsitellä. Sovellus ei kuitenkaan yksin luo turvallisuuskulttuuria. Jos ohjeet ovat epäselviä tai käyttö jää satunnaiseksi, digitaalinen väline muuttuu helposti vain yhdeksi ylimääräiseksi vaiheeksi.

Yksi käytännöllinen tapa käyttää sitä on aloittaa työpäivä lyhyellä tarkistusrutiinilla. Työntekijä avaa sovelluksen ennen työtehtävää, käy läpi työpaikan edellyttämät asiat ja palaa siihen, jos olosuhteet muuttuvat. Tällainen käyttö tekee sovelluksesta muistituen: se auttaa pysähtymään hetkeksi tilanteessa, jossa kiire muuten houkuttelisi siirtymään suoraan tekemiseen.

Arjen skenaario: muuttuva työympäristö

Kuvitellaan huoltotyöntekijä, joka käy saman päivän aikana useassa kohteessa. Ensimmäisessä paikassa työ sujuu suunnitelman mukaan, mutta seuraavassa ympäristö on erilainen ja työtehtävään liittyy uusia huomioitavia asioita. Paperinen lista voi jäädä autoon, yleinen muistiinpanosovellus ei kerro mitä pitäisi tarkistaa, ja viestisovellukseen lähetetty ohje voi olla vaikea löytää. Tällaisessa tilanteessa SSG On site on järkevämpi kuin satunnainen kokoelma erillisiä työkaluja, koska sen tarkoitus liittyy suoraan paikan päällä toimimiseen.

Oleellinen etu ei ole se, että puhelin korvaisi kaiken muun. Parempi tapa ajatella sovellusta on pitää sitä yhtenä työpäivän varmistuspisteenä. Se voi auttaa muistamaan sovitut käytännöt, mutta työntekijän pitää silti käyttää omaa harkintaansa ja noudattaa työpaikan ohjeita. Turvallisuussovelluksen ei pidä antaa väärää tunnetta siitä, että tarkistusruudun läpikäynti yksin ratkaisee riskit.

Miten se eroaa tavallisista vaihtoehdoista

Yleinen muistiinpanosovellus on joustava, mutta juuri joustavuus voi olla sen ongelma. Käyttäjä joutuu itse rakentamaan rakenteen, nimeämään muistiinpanot ja päättämään, mitä pitäisi kirjata. SSG On siten etu on tarkoituksen rajaus: se on työpaikan turvalliseen tekemiseen suunnattu työkalu, ei tyhjä sivu, josta jokainen tekee oman versionsa.

Viestisovellukseen verrattuna etu on keskittyminen. Viestit sopivat nopeaan yhteydenpitoon, mutta tärkeä turvallisuustieto voi sekoittua ilmoituksiin, kuviin ja muuhun keskusteluun. Sähköposti taas toimii hyvin virallisessa tiedottamisessa, mutta sen käyttö kesken liikkuvan työpäivän ei aina ole luontevaa. SSG On site sijoittuu näiden väliin: se on lähempänä työprosessia kuin keskustelua.

Toisaalta yleinen tehtäväsovellus voi olla parempi valinta, jos tärkein tarve on aikataulutus, vastuiden jakaminen ja projektien seuranta. SSG On site ei ole oikea korvaaja projektinhallinnalle, kalenterille tai laajalle dokumenttijärjestelmälle. Sen vahvuus on kapeampi ja käytännöllisempi: turvallisuuteen liittyvän toiminnan tuominen mobiiliin työympäristöön.

Merkittävin heikkous on käyttöönoton riippuvuus

Rehellisesti sanottuna sovelluksen suurin haaste ei vaikuta olevan itse idea vaan se, miten organisaatio käyttää sitä. Työntekijä ei saa täyttä hyötyä sovelluksesta, jos työpaikan prosessit ovat epäselvät, sisältö ei vastaa todellisia tilanteita tai käyttöä ei ole perusteltu kunnolla. Silloin sovellus voi tuntua velvollisuudelta, joka pitää avata vain siksi, että niin on määrätty.

Tämä on tärkeä ero kuluttajasovelluksiin verrattuna. Tavallisen muistion tai kalenterin voi ottaa käyttöön yksin ja muokata omaan tyyliin. Työpaikan turvallisuussovelluksessa käyttäjä tarvitsee yhteisen toimintamallin. Jos eri työntekijät ymmärtävät sovelluksen tarkoituksen eri tavoin, digitaalinen järjestelmä ei tuo automaattisesti yhdenmukaisuutta.

Myös mobiilikäytön kitka ratkaisee paljon. Työmaalla kädet eivät välttämättä ole vapaina, verkkoyhteys voi olla hankala ja työpäivä voi olla kiireinen. En rakentaisi kriittistä prosessia sen varaan, että sovellus on aina ainoa käytettävissä oleva tiedonlähde. Käytännössä organisaation kannattaa opastaa työntekijät myös siihen, mitä tehdään, jos puhelinta ei voi käyttää juuri sillä hetkellä.

Toinen rajoite liittyy kohderyhmään. Toimistotyöntekijälle, joka tarvitsee lähinnä kalenterin, tekstinkäsittelyn ja tehtävälistan, sovellus ei todennäköisesti tuo paljon lisäarvoa. Myöskään käyttäjä, joka etsii henkilökohtaista turvallisuuspäiväkirjaa ilman työpaikan yhteistä käyttötapaa, ei välttämättä saa siitä irti samaa hyötyä kuin yrityksen ohjatussa prosessissa.

Kolme tapaa saada käytöstä enemmän irti

Ensimmäinen käytännön vinkkini on tehdä sovelluksesta työvuoron alkuun liittyvä tapa eikä satunnainen muistutus. Kun käyttö sidotaan tiettyyn hetkeen, esimerkiksi kohteeseen saapumiseen tai työtehtävän aloittamiseen, se on helpompi muistaa. Samalla käyttäjä oppii erottamaan normaalin aloitustarkistuksen tilanteista, joissa muuttunut ympäristö vaatii uuden pysähdyksen.

Toinen vinkki on välttää sovelluksen käyttämistä pelkkänä kuittausruutuna. Jos työntekijä vain painaa kaiken läpi lukematta tai pohtimatta, digitaalinen prosessi voi näyttää toimivalta vaikka todellinen hyöty jää pieneksi. Esihenkilön kannattaa keskustella työntekijöiden kanssa siitä, millaiset tilanteet aiheuttavat eniten epävarmuutta ja miten sovellus auttaa juuri niissä. Tämä tekee käytöstä konkreettista.

Kolmas oivallus liittyy perehdytykseen. Uudelle työntekijälle sovellus kannattaa esitellä osana työpaikan turvallista toimintaa, ei irrallisena teknisenä työkaluna. Kun hän ymmärtää, miksi sovellus avataan tietyissä tilanteissa ja mitä hänen pitäisi huomioida sen jälkeen, käyttö ei jää vain painikkeiden opetteluksi. Tämä on mielestäni paljon tärkeämpää kuin se, kuinka nopeasti sovelluksen perusnäkymä opitaan.

Neljäs hyödyllinen näkökulma on erottaa sovelluksen rooli raportoinnista ja keskustelusta. Jos havaittu asia vaatii välitöntä toimintaa, sitä ei pidä jättää sovelluksen varaan vain siksi, että digitaalinen kirjaus on olemassa. Sovellus voi tukea yhteistä prosessia, mutta kiireellinen tieto pitää välittää työpaikan sovitulla tavalla. Tämä trade-off kannattaa sanoa ääneen, jotta sovelluksesta ei tehdä väärää turvaverkkoa.

Tekniset ja käytännön odotukset

SSG On site on ilmainen, mikä madaltaa kokeilun kynnystä. Se on saanut Android-kaupassa keskimäärin 3,5 tähteä noin 112 arvioinnin perusteella, ja latauksia on kertynyt yli 100 tuhatta. Nämä luvut kertovat, että sovelluksella on käyttöä, mutta eivät yksin todista, sopiiko se juuri sinun työpaikkasi prosessiin. Arvioiden määrää kannattaa tulkita suuntaa antavana, ei lopullisena laatutodistuksena.

Vähimmäisvaatimuksena on käyttöjärjestelmä 10. Tämä on hyvä tarkistaa erityisesti yrityksen vanhoista työpuhelimista ennen laajempaa käyttöönottoa. Jos henkilöstöllä on keskenään hyvin erilaisia laitteita, tekninen yhteensopivuus kannattaa varmistaa käytännössä eikä olettaa, että kaikilla sovellus toimii samalla tavalla.

Nykyinen versio 5.7.0 antaa vaikutelman jatkuvasti ylläpidetystä tuotteesta, mutta versionumero ei yksin kerro, kuinka hyvin sovellus sopii tietyn yrityksen toimintatapaan. Käyttöönotossa tärkeintä on testata oikea työtilanne: pystyykö työntekijä avaamaan sovelluksen nopeasti, ymmärtääkö hän sisällön ja tietääkö hän, mikä on seuraava askel sovelluksen käytön jälkeen.

Kenelle suosittelen ja kenelle en

Suosittelen SSG On sitea yrityksille, joissa turvallinen työskentely tapahtuu fyysisissä kohteissa ja joissa tarvitaan yhteinen mobiili tapa ohjata työpäivää. Se on erityisen järkevä vaihtoehto, jos työntekijät liikkuvat paljon, työympäristöt vaihtuvat ja paperiset tai hajallaan olevat ohjeet aiheuttavat epävarmuutta.

Suosittelen sitä myös käyttäjälle, joka haluaa työpäivän aikana yhden selkeän paikan turvallisuuteen liittyville rutiineille eikä kaipaa yleissovelluksen loputonta muokattavuutta. Tässä rajaus on etu. Kun työkalun tehtävä on ymmärrettävä, sitä on helpompi käyttää samalla tavalla koko työyhteisössä.

Sen sijaan valitsisin toisen ratkaisun, jos tarvitset ensisijaisesti laajaa projektinhallintaa, henkilökohtaista ajanhallintaa tai monipuolista dokumenttien käsittelyä. Myös täysin itsenäiseen käyttöön sovellus voi olla väärä valinta, jos työnantaja ei ole määritellyt, miten sitä käytetään. Tällöin tavallinen muistiinpano- tai tehtäväsovellus voi olla joustavampi, vaikka se ei tarjoakaan samaa työpaikkakohtaista suuntaa.

Lopullinen arvio työkaluna, ei taikaratkaisuna

Oma lopullinen arvioni on myönteinen, mutta ehdollinen. SSG On site ratkaisee todellisen ongelman: turvallisuuteen liittyvien työpäivän käytäntöjen tuomisen lähemmäs työntekijää ja työskentelypaikkaa. Se ei yritä olla kaikkea kaikille, ja juuri siksi sen idea on helpompi ymmärtää kuin monessa yleisessä tuottavuussovelluksessa.

Sen onnistuminen riippuu kuitenkin enemmän käyttöönotosta kuin yksittäisestä ominaisuudesta. Hyvin ohjatussa työyhteisössä se voi tehdä oikeasta toimintatavasta näkyvän ja muistettavan. Huonosti valmistellussa käyttöönotossa se voi jäädä ylimääräiseksi mobiilivaiheeksi, jota suoritetaan ilman todellista ajattelua.

Jos ystäväni työskentelisi liikkuvassa tai työmaapainotteisessa ympäristössä ja hänen työnantajansa käyttäisi tätä osana selkeää turvallisuusprosessia, suosittelisin kokeilemaan sitä. Maksuttomuus tekee kokeilusta helpon, ja yli 100 tuhannen asennuksen käyttäjäpohja osoittaa, ettei kyse ole aivan marginaalisesta työkalusta. Paras hyöty syntyy, kun sovellus tukee yhteistä tapaa toimia eikä yritä korvata työntekijän harkintaa.

Tiivistettynä SSG On site on järkevä valinta tietylle, melko selkeälle yleisölle: ihmisille, joiden työ tapahtuu paikan päällä ja joissa turvallisuus pitää huomioida ennen tekemistä, ei vasta jälkikäteen. Se ei ole paras yleinen tuottavuusratkaisu, mutta omassa käyttötarkoituksessaan se on paljon perustellumpi kuin tavallisen muistiinpanon tai viestisovelluksen venyttäminen tehtävään, johon niitä ei ole suunniteltu.

Kun arvioin sitä ystävälle, sanoisin näin: jos työpaikkasi on rakentanut sovelluksen ympärille toimivan rutiinin, siitä voi tulla hyödyllinen ja huomaamaton osa työpäivää. Jos yhteistä prosessia ei ole, älä odota sovelluksen yksin korjaavan turvallisuuden tai viestinnän ongelmia. Tässä tapauksessa juuri käyttökonteksti ratkaisee, onko SSG On site käytännöllinen apu vai vain yksi kuvake puhelimen näytöllä.

Usein kysytyt kysymykset