Time Tracker - Timesheet

Analysoinut Mobexer

Minulle ajanseurantasovelluksen valinta alkaa yhdestä käytännön kysymyksestä: haluanko kirjata tunnit heti työn aikana vai arvioida ne jälkikäteen? Jos päivän aikana vaihtuu monta tehtävää, muistista täytetty tuntikirjaus jää helposti epätarkaksi. Silloin puhelimessa käynnistettävä ajastin voi olla yksinkertaisempi tapa saada näkyviin, mihin työaika todella kuluu. Time Tracker - Timesheet sopii erityisesti tähän tarpeeseen: se on yrityskäyttöön suunnattu ajanseurantasovellus, jonka perusajatus on aloittaa mittaus yhdellä painalluksella.

Ennen käyttöönottoa kannattaa miettiä myös, mitä haluaa seurannalta. Tarvitaanko vain omaa muistia tukeva työaikakirjanpito, vai pitäisikö koko tiimin työnjakoa, laskutusta ja hyväksyntöjä hallita samassa järjestelmässä? Nämä ovat eri tarpeita. Kevyt mobiilityökalu voi olla arjessa kätevä, mutta se ei automaattisesti korvaa yrityksen laajempaa työvuoro- tai projektinhallintaa. Ratkaisevaa on, auttaako sovellus juuri siinä kohdassa, jossa kirjaaminen muuten unohtuu.

Valitse työskentelytavan, älä ominaisuuslistan perusteella

Ajastimeen perustuva seuranta toimii parhaiten, kun tehtävä alkaa selkeästi ja sen päättyessä muistat pysäyttää mittauksen tai vaihtaa seuraavaan työhön. Esimerkiksi konsultti voi käynnistää kirjauksen asiakkaan projektia varten, keskeyttää sen puhelun ajaksi ja jatkaa myöhemmin. Jos työsi taas koostuu jatkuvista pienistä keskeytyksistä, jokaisen siirtymän naputtelu voi tuntua raskaalta. Silloin jälkikäteen täytettävä taulukko tai automaattisempi työajanseuranta saattaa sopia paremmin.

Hyvä käyttöönoton tapa on aloittaa muutamalla selkeästi nimetystä projektista eikä rakentaa heti pitkää tehtäväluetteloa. Liian tarkka luokittelu kasvattaa valinnan vaivaa juuri silloin, kun pitäisi päästä nopeasti töihin. Kun huomaat, että jokin työ toistuu usein tai tarvitsee oman erittelyn, voit harkita sen lisäämistä vasta sen jälkeen. Tämä pitää ajastimen käytön kevyenä ja tekee myöhemmistä yhteenvedoista helpompia tulkita.

Kenelle napautuksella käynnistyvä seuranta sopii

Yksinyrittäjälle sovelluksen hyöty voi olla siinä, että asiakkaalle tehty työ ja oma hallinnollinen työ eivät sekoitu kokonaan yhdeksi työpäiväksi. Kun kirjaukset tehdään työn yhteydessä, viikon päätteeksi ei tarvitse yrittää päätellä, käyttikö tarjouksen laatimiseen vartin vai tunnin. Tällainen seuranta voi auttaa myös arvioimaan, vastaako oma työmäärä sitä, mitä projektin suunnitteluvaiheessa kuvitteli.

Opiskelija tai omaa työrytmiään tarkasteleva käyttäjä voi puolestaan seurata, kuinka pitkään tiettyyn tehtävään oikeasti keskittyy. Tavoitteena ei tarvitse olla työn nopeuttaminen. Jos huomaat, että lukeminen tai raportin kirjoittaminen vie odotettua enemmän aikaa, tieto voi auttaa varaamaan seuraavalla kerralla realistisemman työjakson. Ajan mittaaminen ei itsessään tee päivästä tehokasta, mutta se voi vähentää arvailua.

Yhteisessä työssä sovelluksen soveltuvuus riippuu siitä, tarvitseeko koko ryhmä saman näkymän ja yhteiset hyväksymiskäytännöt. Henkilökohtainen ajanseuranta voi auttaa työntekijää tekemään omat kirjauksensa, mutta tiimin raportointi, esihenkilön valvonta ja palkanlaskennan prosessit ovat erillisiä tarpeita. Jos yrityksessä on jo vakiintunut työajanseurantajärjestelmä, uuden sovelluksen rinnakkainen käyttö voi tuottaa päällekkäistä työtä eikä säästöä.

Päivän rytmi paljastaa, toimiiko ajastin

Ajatellaan tavallista työpäivää: aamulla aloitat tarjouksen, siirryt asiakkaan viestiin ja palaat myöhemmin tarjoukseen. Jos kirjaat jokaisen osuuden heti oikean projektin alle, päivän lopussa sinulla on aiempaa tarkempi kuva työstä. Jos sen sijaan unohdat vaihtaa ajastinta kiireen keskellä, kertynyt aika voi päätyä väärälle tehtävälle. Siksi käytännön onnistuminen ei riipu vain sovelluksen avaamisesta, vaan siitä, kuinka luontevasti sen käyttö sopii omiin siirtymiisi.

Kannattaa kokeilla muutaman työpäivän ajan yhtä yksinkertaista rutiinia: käynnistä seuranta ennen varsinaista tehtävää ja tarkista merkintä heti, kun vaihdat asiakkaasta tai projektista toiseen. Päivän päätteeksi vilkaise kirjaukset läpi, kun yksityiskohdat ovat vielä tuoreessa muistissa. Tämä pieni tarkistus on hyödyllisempi kuin täydellisen luokittelun tavoittelu, sillä ajastin voi mitata aikaa, mutta käyttäjän pitää silti varmistaa, että mittaus kuvaa oikeaa työtä.

Milloin toinen ratkaisu on järkevämpi

Jos haluat vain nähdä, kuinka pitkään keskityit yhteen tehtävään, yksinkertainen sekuntikello tai puhelimen oma ajastin voi riittää. Se ei välttämättä tarjoa projektikohtaista työaikakirjanpitoa, mutta siinä on vähemmän järjestettävää. Toisessa ääripäässä taulukkolaskenta antaa vapautta määritellä sarakkeet ja laskutavat itse, mutta kirjaukset täytyy ylläpitää käsin. Tässä sovellus asettuu näiden väliin: sen arvo on siinä, että ajan seuraaminen liittyy projekteihin ja työtehtäviin ilman, että jokainen merkintä tehdään erillisessä taulukossa.

Laajaa yritysratkaisua kannattaa harkita, jos tarvitset usean työntekijän yhteisiä prosesseja, esihenkilöiden hyväksyntöjä tai tarkasti määriteltyjä raportointikäytäntöjä. En valitsisi henkilökohtaista ajanseurantatyökalua organisaation ainoaksi järjestelmäksi vain siksi, että sen käyttöönotto vaikuttaa helpolta. Toisaalta freelancerille, joka haluaa pitää projektien työtunnit paremmin mielessä, raskas järjestelmä saattaa olla tarpeettoman monimutkainen. Sopiva vaihtoehto löytyy siitä, kuinka paljon hallintaa todella tarvitaan, ei siitä, kuinka pitkä ominaisuusluettelo on.

Myös työn luonne vaikuttaa. Jos työpäivä koostuu pitkistä, ennakoitavista jaksoista, ajastimen käynnistäminen ja pysäyttäminen on luontevaa. Jos taas työ on jatkuvaa asiakaspalvelua, nopeita tehtävävaihtoja tai liikkuvaa työtä, kirjauksen ylläpito voi keskeyttää tekemistä. Tällöin kannattaa ensin arvioida, saatko ajanseurannasta riittävästi hyötyä vaivan vastineeksi. Tarkan tuntitiedon arvo on suuri esimerkiksi projektin arvioinnissa, mutta jokaisen minuutin mittaaminen ei ole kaikille tarpeen.

Käyttötavan rakentaminen ilman turhaa säätöä

Kun alat käyttää sovellusta, nimeä projektit tavalla, jonka tunnistat kiireessäkin. Asiakkaan tai työn selkeä nimi on usein käytännöllisempi kuin sisäinen lyhenne, jonka merkitys unohtuu parin viikon päästä. Jos saman projektin alla on aidosti erilaisia tehtäviä, erottelu voi auttaa; jos tehtävät eivät vaikuta siihen, miten myöhemmin tarkastelet aikaa, lisäluokat voivat vain hidastaa kirjaamista. Tämä on tärkeä kompromissi: tarkempi jaottelu tuo yksityiskohtia, mutta kasvattaa myös virheellisen valinnan mahdollisuutta.

Ajastimen käyttö kannattaa sitoa olemassa olevaan työrytmiin. Voit esimerkiksi ottaa tavaksi tarkistaa aktiivisen kirjauksen aina ennen lounasta tai työpäivän lopussa. Näin huomaat helpommin, jos mittaus on jäänyt käyntiin väärälle tehtävälle. Jos kirjaat aikaa laskutusta varten, tarkista erityisen huolellisesti, että asiakkaalle kuuluva työ erotetaan sisäisestä työstä. Sovellus ei voi päätellä tarkoitusta puolestasi, joten siisti nimikkeistö ja säännöllinen tarkistus ovat osa luotettavaa kirjanpitoa.

Raportteja kannattaa lukea kysymys kerrallaan. Sen sijaan, että tarkastelisit kaikkea kertynyttä tietoa vain yleisenä tuottavuusmittarina, kysy esimerkiksi, veivätkö ylläpitotehtävät enemmän aikaa kuin odotit tai jakautuiko projektin työ eri tehtäviin tasaisesti. Ajankäyttöraportti näyttää kirjattujen tuntien jakauman, ei työn laatua eikä sitä, oliko jokainen tunti tarpeellinen. Tämä ero auttaa välttämään väärän johtopäätöksen, jossa kiireinen päivä tulkitaan automaattisesti tehokkaaksi päiväksi.

Kirjausten luotettavuus ja arjen rajat

Ajastinpohjaisen sovelluksen keskeinen heikkous on samalla sen toimintaperiaatteen seuraus: käyttäjän pitää muistaa aloittaa, vaihtaa ja lopettaa seuranta. Jos unohdat pysäyttää kirjauksen, tulos voi näyttää todellista työaikaa pidemmältä. Jos muistat koko päivän tunnit vasta illalla, tarkkuus riippuu muististasi. Siksi en pitäisi automaattisesti syntyvää tuntisummaa virheettömänä laskutuksen pohjana tarkistamatta ensin, että merkinnät vastaavat tehtyä työtä.

Puhelin on kätevä, kun työskentelet eri paikoissa tai haluat aloittaa seurannan heti, mutta se ei aina ole paras paikka pitkien kirjauksien hallintaan. Jos päivän päätteeksi on paljon korjattavaa tai haluat tarkastella useita projekteja rinnakkain, suurempi näyttö ja rauhallinen läpikäynti voivat olla mukavampia. Käytännöllinen työnjako on käyttää puhelinta nopeisiin aloituksiin ja tarkistaa päivän kokonaisuus silloin, kun sinulla on siihen aikaa. Näin mobiilikäyttö auttaa kirjaamisessa ilman, että jokainen hallinnollinen vaihe pitää tehdä kiireessä.

Jos käytät sovellusta yrityksen työaikakirjanpidossa, selvitä etukäteen, sopiiko sen tapa tallentaa ja esittää tunnit oman työpaikkasi käytäntöihin. Henkilökohtaisen ajanseurannan ja virallisen työaikakirjanpidon vaatimukset eivät aina ole sama asia. Samoin ennen sovelluksen valitsemista kannattaa miettiä, pitääkö tietojen olla muiden työntekijöiden nähtävissä tai siirrettävissä johonkin muuhun prosessiin. Tällaiset vaatimukset ratkaisevat usein enemmän kuin se, kuinka nopeasti ensimmäinen ajastin käynnistyy.

Hinta, versio ja käyttöönoton kynnys

Sovellus on ladattavissa maksutta, joten sitä voi kokeilla ilman alkuhankintaa. Google Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot voivat kuitenkin vaihdella 1,25 eurosta 349,99 euroon. Tämän vuoksi tarkistaisin sovelluksen sisäiset ostot ennen kuin rakennan koko työskentelytavan sen varaan: mieti, mitä ominaisuuksia tarvitset ja onko maksullinen käyttö sinulle perusteltua. Ilmainen aloitus madaltaa kokeilun kynnystä, mutta se ei tarkoita, että jokainen käyttötapa olisi maksuton.

GLEEO.comin kehittämä sovellus on saanut keskimäärin 4,1 tähteä noin 8 800 arvioijalta, ja sillä on yli 500 000 asennusta. Nämä luvut kertovat, että kyse ei ole aivan tuntemattomasta työkalusta, mutta ne eivät vielä kerro, sopiiko se sinun työpaikkasi käytäntöihin. Sovelluksen sisältöluokitus on PEGI 3, ja nykyinen versio on 4.1.59. Se toimii vähintään Android 7.0 -käyttöjärjestelmällä. Minusta tärkein valintaperuste on silti oma työnkulku: suosiota olennaisempaa on se, muistatko todella käyttää ajastinta.

Vaihtaminen toiseen työkaluun ei yleensä vaadi suurta päätöstä, jos olet vasta aloittamassa, mutta pitkään jatkuneessa seurannassa projektien nimet ja kirjaustavat muodostavat oman järjestelmänsä. Ennen muuttoa toiseen ratkaisuun kannattaa päättää, haluatko jatkaa samoilla projektirajoilla vai järjestää ne uudelleen. Muuten vanhojen ja uusien raporttien vertaaminen voi olla hankalaa, vaikka itse tuntikirjaus olisi yksinkertaista. Aloittamalla pienellä kokeilulla voit arvioida käytön sujuvuutta ennen kuin teet siitä pysyvän tavan.

Helppo aloittaa

Ensimmäinen asia, joka pisti silmään Time Tracker - Timesheet -sovelluksessa, oli sen äärimmäinen helppokäyttöisyys. Kun avaat sovelluksen ensimmäistä kertaa, sinut toivotetaan tervetulleeksi selkeällä ja intuitiivisella käyttöliittymällä. Ei turhaa kikkailua tai monimutkaisia asetusvalikoita. Kaikki on suoraviivaista, ja pääset heti käsiksi olennaiseen.

Sovelluksen aloitusnäkymästä voit luoda uusia projekteja ja tehtäviä, ja aikaa voi alkaa seurata yhdellä napin painalluksella. Tämä yksinkertaisuus tekee siitä täydellisen työkalun sekä aloittelijoille että kokeneille aikasuunnittelijoille.

Monipuoliset ominaisuudet

Vaikka sovellus on helppokäyttöinen, se ei tarkoita, että se olisi ominaisuuksiltaan köyhä. Päinvastoin. Sovelluksessa on monia hyödyllisiä toimintoja, kuten aikataulutus, projektien jakaminen osatehtäviin ja raporttien luominen. Voit seurata tarkasti, mihin aikaasi kuluu ja tehdä tarvittavia muutoksia, jotta pysyt aikataulussa.

Yksi suosikkitoiminnoistani on mahdollisuus asettaa aikamuistutuksia. Tämä tarkoittaa, että sovellus voi muistuttaa sinua, kun on aika siirtyä seuraavaan tehtävään tai pitää tauko. Se on kuin oma henkilökohtainen ajanhallinta-assistentti taskussasi.

Visuaaliset raportit

Toinen hieno ominaisuus on visuaalisten raporttien luominen. Näiden avulla voit tarkastella aikasi käyttöä eri projekteissa ja tehtävissä. Graafit ja kaaviot antavat selkeän kuvan, mihin aikaasi todella kuluu. Näin voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ajankäytön parantamiseksi.

Raportit ovat erityisen hyödyllisiä, jos työskentelet useiden projektien parissa ja haluat jakaa työaikaa tehokkaasti. Ne tekevät sovelluksesta erinomaisen työkalun myös freelancereille ja pienyrityksille, jotka haluavat maksimoida tuottavuutensa.

Käyttäjäkokemus

Käyttökokemus on miellyttävä ja sujuva. Sovellus ei ole koskaan kaatunut tai hidastunut testijakson aikana. Päivitykset tulevat säännöllisesti, ja kehittäjätiimi näyttää olevan sitoutunut parantamaan sovellusta jatkuvasti. Asiakastuki on myös nopeasti tavoitettavissa, mikäli kysymyksiä ilmenee.

"Time Tracker - Timesheet on ehdottomasti yksi parhaista ajanhallintasovelluksista, joita olen käyttänyt."

Yhteenveto

Loppujen lopuksi sovellus on erinomainen valinta kaikille, jotka haluavat parantaa ajanhallintaansa. Sen yksinkertainen mutta tehokas käyttöliittymä, monipuoliset ominaisuudet ja selkeät raportit tekevät siitä pakollisen sovelluksen kaikille, jotka haluavat saada enemmän aikaan vähemmässä ajassa. Joten miksi et kokeilisi sitä itse ja näkisi, kuinka paljon voit parantaa tuottavuuttasi?

Jos haluat hallita aikaasi paremmin, lataa Time Tracker - Timesheet jo tänään ja aloita ajanhallintamatkasi!